书城成功励志不可不知的礼仪常识
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第41章 轻公职场礼仪(4)

周龙是生产车间主任,每周都要和几个小组负责人开一次例会,讨论一周工作的得失。在一次例会上,大家讨论生产线上产品产量下降的问题。周龙先介绍了一下本周车间的状况,然后面向大家说:“请各小组组长想想各自有哪些工作做得不到位,同时分析下原因,提出建议。”一组的柳眉说:“机器老化,早该修、换,上个月已经报修过两次了。这不怪工人。”二组的李翠说:“工作强度太大,工人疲劳作业,当然难免出错。”三组的赵启说:“新上马的项目在机器操作上有点儿问题,一时间不好解决。”大家就各自的岗位职责提出问题,详细讨论,最后制定了全新的整改方案,整个讨论过程紧张而有序,收到了良好效果。每次开会,大家都免不了一番争论,但周龙总能把握方向,保证讨论的效率和效果。

讨论之前,我们必须明确责任,确定参与讨论的人各自的责任范围,比如一个工作小组接到一份广告业务,甲负责总体策划,乙负责设计页面,丙负责制作。客户对广告不满意,要求制作方重新做,那么这个工作小组就应该明确各自的分工,相互不推卸责任,以找出导致客户不满意的根源为目的,认真对整个制作过程进行讨论。谁有什么任务都必须各自清楚,讨论问题时才比较容易找出症结所在。

讨论时,我们应该选择合适的时间和机会。别人正在手忙脚乱地加班,你突然要求对方和你讨论工作上的问题。虽然讨论内容很有价值,但对方实在没有时间奉陪,讨论必然是无效的。别人正在火头上,你不识趣地要求他和你讨论某个工作项目,显然不会有良好的效果。

讨论时,要按部就班。按规定办事,能减少很多不必要的麻烦。先讨论什么,再讨论什么,需要经过怎样的流程,哪些问题需要详细讨论,哪些问题不需要争论。

从态度和方法上提高讨论效率

讨论和争论都是一种交流。讨论与争论之前,我们该知道说什么,怎么说,我们必须知道用什么样的方法能达到目的。我们要用合适的语言和语气甚至声调与对方交流,我们要让对方知道,我们争论讨论的对象是某件事情,而不是针对某个人。无论我们面临的问题多么严重,也不要牵涉人的品质问题,不要进行偏离方向的无谓争论。

说话要坦率,态度要明确。要及时指出你看到的问题,提出你的想法,表达你的看法,表明你的态度和立场。你认为这件事应该怎么做,你认为怎么做能够解决问题,你认为哪个环节出了问题,这些都要清楚地表明,千万不要隐藏,因为只有把问题放到桌面上,才能看得清楚。我们提出的意见应该有建设性和可行性。纸上谈兵的长篇大论是无法得到别人认同的。我们说的话应该有条理,能让别人听懂,并且有道理。我们应该使用别人能够接受的方式与对方讨论,不故弄玄虚,滥用教条和专业术语。

我们要注意别人的态度,尊重别人的意见和建议,认真听别人的话。我们要分析别人的话语中哪些是对的,哪些是错的,哪些是可以斟酌的,哪些是值得肯定的,哪些是必须反驳的。

某公司在一次内部讨论会上讨论如何提高销售业绩的问题。在回顾前半年的销售状况时,业绩比较好的小陈并无恶意地说了业绩稍差的小程一句:“小程脑瓜有点儿死。多转几个弯就好了。”他本意是想说:如果小程在和客户交流时不那么刻板,语言和方式灵活些,会很快提高业绩。小程听了却心里不是滋味,他很生气地说:“你脑瓜活,见了客户跟见了亲爹娘似的,能不出色吗?”小陈听到这样的话也很生气,反驳他到:“小程,我是想给你提个醒,别乱扣我话外的含义了,我没什么别的意思。你爱听不听。”结果好好一个讨论会变成了两个人针锋相对的你争我吵。公司经理很恼火,把小程调到了条件相对较差的分公司,小程后悔不迭。

讨论争论时,不要费力琢磨别人的言外之意。不要抓住别人话语表述上的某个漏洞纠缠不清,以至将争论转移到说话者为人做事、道德品质的方面。此外,还要使用适当的肢体语言,用表情和动作让我们的话语更有效。

如果我们从别人的观点中得到了灵感,产生了新的想法,要向点亮你灵感的人表示感谢;如果别人的论述正确,但不够完整,你可以先肯定他,然后及时补充。争论和讨论结束后,我们就要跳出这个特定的场合,恢复工作常态。

办公室情绪冲动难收场

“冲动是魔鬼。”办公室本是工作的场所,同事之间、上下级之间,因为长期相处,合作或交接任务,难免出现不愉快的纷争。工作压力大,某些事情影响了自己而导致上班时仍然情绪不稳……数不清的事情让我们在办公室里出现情绪波动,甚至冲动。都说情绪是能传染的,一个人有了坏情绪不要紧,就像多米诺骨牌,一同工作的人们也会受到干扰,这样就难免导致矛盾和差错的产生。有多少人因为在工作中无法控制情绪而乱了章法,丢奖金、丢信誉、丢威信……

保持平和稳定的态度,不影响他人做事,是办公室礼仪的基本要求。你是不是也有冲动的时候?为了保持形象,也为了工作大局,及时克制坏情绪吧!

保持形象,保持风度

坏情绪不仅影响工作效率和成果,还会影响同事的心情,甚至不利于你今后的工作。因此,无论你的情绪有多么糟糕,一定要保持一贯的礼貌得体的形象和良好的风度,用温和自然的方式打发掉坏情绪。你可以学习一些控制情绪的方法。

假装快乐。一个好演员能装扮成不同的角色,表演出不同的情绪,当你沉醉于剧情时,一定不会想:这都是假的。同样的道理,坏情绪也能够借助“表演”的形式解决掉。保持微笑,保持你神采奕奕的表情,用快乐的语调和别人打招呼,用自然而轻松的语气和别人对话。诸如此类,你会发现,当你的脸做出微笑的表情时,自己的情绪也随之开朗起来。

投入工作。我们都知道,当一个人专注于某件事情的时候,他很难被其他的事务打扰,也不会产生复杂的情绪。当你全身心投入工作时你会发现,自己已经没有时间想不愉快的事,而投入的感觉会提高你工作的质量,良好的工作结果会给你带来成就感,完全替代坏情绪。

暂时放松。如果你烦恼郁闷到无法投入工作时,不妨换个方向来一次短暂的放松。回忆愉快的时光,或者找有空闲的同事请教一些问题,甚至帮别人做点小事。也许简单的一问一答就能使你茅塞顿开;也许只是去洗手间洗一下手,就能让你的精神重新振作;也许只是欣赏一幅漂亮的图片,就能给你工作的灵感和热悔也许只是冲泡一杯热茶,就让你从紧张而无序的状态中解脱出来;也许只是聆听一段优美的音乐,就能使你重新找到工作的动力。向窗外望一望,翻阅一下轻松主题的报纸杂志,讲个小笑话,都不失为一种暂时解脱的方法。短暂的放松能让你混乱的思绪重新理顺。当然,做任何形式的放松,前提都是遵循工作岗位的规章制度。

学会宽容和冷静。当我们情绪低落或情绪暴躁时,我们要冷静地为别人想想,因为把情绪发泄出来会打扰别人的正常工作,对自己情况的好转也没有帮助。有些事情既然已经发生了,就不可能改变,那么我们就必须接受事实,冷静对待结果。

常华所在的办公室里有七八名同事,因为电话距离他最近,因此接电话的任务就落在了他的头上。一天上午,正当常华忙得手忙脚乱的时候,电话铃声接二连三地响起,除了客户的电话,还有不少皮包公司推销员的电话。常华被众多的垃圾电话干扰得心情烦躁,于是电话再次响起时,他迟迟不接,还用力把手中的笔记本摔在桌上,大家看到他的表情,不由得有些恼火,想接电话的人也打消了念头。电话响了七八声以后他才接,结果听到老总严厉的声音:“你们办公室没人吗?连基本的电话礼仪都不懂,怎么和客户联系啊!以后再铃响三声以上接电话,全体开除!”后来公司老总对常华办公室全体员工进行了严厉批评,并扣发每个人当月奖金。

当坏情绪出现时,冲动不能解决任何问题。

学会克制和思考。不要一味抱怨,无论是愤怒还是委屈、悲伤,我们都要暂时把它们放在心里。如果要说出来,也一定要用平和的语气和自然的语调,一定不能做出一种愁眉苦脸的表情,发火、或者一言不发,不理睬别人的招呼或业务交流。不要把自己想像成最倒霉的一个,那样只能让你的情绪更糟糕。你必须明白,你要做的是不让糟糕的事情继续发展,不让能够做好的工作搁浅,只有适当克制,思考得失利弊,我们才能找到根本解决问题的方法。

追本溯源,合理解决

当坏情绪占据我们的大脑时,我们要想想如何才能更好的解决问题。

如果坏情绪的根源在于你的家庭变故,你要找到导致矛盾的根本原因,然后与家人或朋友沟通,及时化解矛盾。

如果你情绪不好是因为失去朋友和恋人、亲人去世,这些事情都不能挽回,你只能转移注意力,学会忘记和淡化悲伤。对于一些小烦心事,我们可以找个和自己关系较好的人诉说一番。如果我们的坏情绪是因为和别人吵架、路上堵车、遭遇盗窃等等,能及时妥善解决的就及时解决,不能马上解决的就到下班后再处理。

晓聪刚上班5个月,就遭遇了办公室危机。他感到自己和众人难以融合到一起。最近几天更因为上次部门开会时,上司批评他工作不用心而深感沮丧。这天晓聪心情很糟糕,因为上司又旁敲侧击地告诉他,工作再不努力就有开除的可能。晓聪想了想,主动找上司沟通,他说:“经理,很对不起我让您失望了。我特别希望能改变现状,您能不能具体的指出我工作中做得不到位的地方,我一定尽快改进。”上司本来就看中谦虚好学的员工,晓聪的求教让他感到欣慰,于是很耐心地指出了晓聪平时没有注意到的问题,并态度和缓地对他进行了鼓励。晓聪明白了自己错误的原因,很快平静下来,重新调整工作计划,终于得到了上司的肯定和公开表扬。晓聪在工作中也很少再有沮丧的情绪出现。

如果坏情绪来自上司的批评或同事的误解和指责,你就要寻找自己工作中的问题,或者言谈举止上的不当之处,及时和上司、同事交流,分析问题出在哪里,以便找到解决的方案。

如果坏情绪来自工作压力,你要适当的休息,或者申请减少工作量,总之,尽量在保证工作质量的前提下给自己打气。

如果你的坏情绪来自其他同事的坏情绪,你应该在不影响自己工作的前提下,用对方能接受的方式劝慰他,为他加油。适当的幽默能在很大程度上缓解坏情绪。如果你的坏情绪来自杂乱的室内环境,就赶快来个大扫除吧!

过度的兴奋也是一种不良情绪,它会让你无法静心思考和做事。遇到特别令你开心的事情,高兴过后,要赶快静下心来。

对于种种不利情绪,若你实在需要发泄,就找一个不影响大家的地方,如休息室、厕所、走廊、阳台等等。