书城心理失败是一种积蓄全集
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第173章 分清主次

提高时间利用效率的有效方法就是分清主次,做任何事情都要按照事情的轻重缓急进行合理安排,这样才能在最短的时间里,做最多的事。为了能实现提高时间利用率的目的,应该自觉地养成主次分明的好习惯。

现实生活中,许多人都明白时间的重要作用,也知道有效利用时间对成功的意义,因此,他们努力学习如何利用时间。其实,学习有效利用时间并不是一件多么困难的事情,只要能把事情按照主次分别排列出来,并按照由主要到次要的顺序做事,就可以达到提高时间利用率的目的。

有些时候人们总是根据事情的紧迫感去处理问题,而不是按照事情的优先程度来安排先后顺序,这样往往使自己处于被动地位,这对养成主次分明的好习惯没有任何好处。

管理的精髓告诉人们做事要分清轻重缓急,设定优先顺序。

许多人都是用分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有“生产力”的地方。

面对每天大大小孝纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有三个判断标准:

我必须做什么

这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要亲自去做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。

什么能给我最高回报

应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情(巴莱托定律)。

所谓“最高回报”的事情,是指符合“目标要求”或干自己比别人效率高的事情。

最高回报的地方,也就是最有生产力的地方。这要求人们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤,在不同的时代有不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦精神视为勤奋的标准,但在快节奏高效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方),这就是当今时代“勤”的特点。

前些年,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下。

勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是在最短的时间内完成最多的任务。

苏格拉底说:“当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”

什么能给我最大的满足感

最高回报的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡和谐才有满足感。因此,无论地位如何,都要把时间分配到令人满足和快乐的事情上,这样,工作才是有趣的,而且能保持对工作的热情。

通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急已经很清楚了,然后,以事情的重要程度分出先后顺序,并坚持按这个原则去做。不久后,就会发现坚持按照这个原则去做事已不再令人厌烦,因为,此时你已把按照事件的重要程度做事当成了一种习惯。习惯一旦养成将使你感觉到有效利用时间并不是多么困难的事了。

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾经向效率专家艾维·利请教:“如何更好地执行计划?”

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这样东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张白纸,说道:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:“现在用数字把每件事情按照重要程度依次排序。”舒瓦普又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天要做的第一件事就是把纸条拿出来,先做最重要的那项工作。不要看其他的各项,只是做最重要的那一项,直至完成为止。然后,用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第二件事,那不要紧,因为你是在做最重要的事情。”

最后,艾维·利说:“每一天都要这样做——你刚才看见了,当你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也都这样做。这个试验你愿意做多久就做多久,然后给我寄张支票来,你认为值多少钱就给我多少钱。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。他在信中说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年鲜为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利为其提供的方法功不可没。

时间是可以回报于人的,就看你怎么利用它,怎样统筹它,无疑,成大事者是统筹时间的高手。因为,他们知道怎样合理地使用时间。

成功箴言

在日常的工作生活中一旦养成了主次分明的好习惯,你就会发现,自己的生活、工作节奏不再像以前那样紊乱,效率也不再像以前一样低下。此时,你会轻松自如地享受好习惯为你带来的幸福。