书城小说职场菜鸟升职记
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第19章 客户演示

“给客户做报告”,王松说的就这么简单,可是做什么样子的报告呢?讲那些内容呢?怎么讲呢?一连串的问题出现在我的脑子里。老爸说过“做事不由东,累死也无功!”做事情只有明确需求才能做对,只有先做对才能谈到做好。

于是,我开始使用我的“剥洋葱”法,把“给客户做报告”这个任务一层一层分解开,把遇到的不清楚的问题列出来。

“剥洋葱”法也是我那次参加大学生创业大赛的收获之一。现在成为我思考和处理问题的常用方法,而且相当顺手。说简单了,这种方法就是:不要轻易地接受所想到的第一个答案,静下心,持之以恒地寻找原因和解决办法。将问题看做一个被层层包裹起来的洋葱,对问题“一层层地剥皮”找到原因和解决办法。我忘记是创业大赛哪个队在陈述的时候提到的这个方法了,但是,这个方法在让我的思维更加缜密方面确时有效。

我列写了8个不清楚的地方,请王松一一的确认完毕。我的任务就是:使用PPT的形式,向永乐来的宋经理,孙处长和两位开发人员讲解XY-03054101平台的硬件状态和现有数码相框方案的软件组成及特色;时间是30分钟。

任务明确就可以动手了。自从得知使用PPT讲解,我就暗自庆幸。因为制作PPT和讲解是我的强项。我的大学毕业答辩之所以优秀,很大一部分也得益于我的PPT。可能是从小喜欢画画的缘故吧,对于什么GIF动画、FLASH动画我都特别的感兴趣,虽然没做出过什么惊人的作品,但是,用老禽的话说“已经足够”用了。

记得我看过一本讲如何演讲的书,书里说,演讲失败,其中90%是因为演讲者准备的不够充分。所以,准备就是这次客户演示的重中之重。我相信,如果我准备的足够充分,我也可以向专业人士那样为客户进行演示。

我先使用脑思维软件构建出讲解PPT框架。脑思维软件是基于脑思维导图的一种软件。

我自己一直有画图思考的习惯。这种画图思考的方法是从我大学的计算机仿真课老师,吴老师那里学到的。那时候,吴老师将这种方法叫做SDG,就是Signed Directed Graph的所写。吴老师所带领的过程安全实验室,正是使用这种方法来进行过程安全控制和危险与可操作性分析。当时,国内很多大型的化工厂都请吴老师带领的团队为他们使用SDG方法进行安全评估。

后来,我将这种SDG方法简化,用来指导日常遇到的事情。当然,我也把他带到了新月。

比如,一件事情,我会先画一个圆圈,作为目标,也就是一级圈,然后思考和他相关的事情,将这些相关的事情用圆圈圈起来作为二级圈,用线将这些二级圈和刚才的一级圈链接起来,如果这些二级圈完成,一级圈代表的任务就可以完成。如果二级圈没有办法实现,就分别围绕各个二级圈画三级圈......,如此下去,直到最后一个级别的圈可以实现。

慢慢的,我发现使用这种方法,无论多么负责的问题,都可以最终找打答案。这就是我得意的“剥洋葱+SDG”工具组。

可是,新的问题来了。在纸上画一个负责程序或者一个复杂的设计的SDG实在困难,我需要将很多张纸粘贴起来。而且,在纸上的图给别人讲解也是个问题。我真的曾经为了给别人说明我的想法,把几张A4纸粘贴在。

庆幸的是,有一天,看到一本叫做《脑思维导图》的书。我发现,自己的“剥洋葱+SDG”工具组,正好符合闹思维导图。我就又搜索了一下,就找到了MindManager,一款可以在电脑上方便使用的闹思维导图软件。MindManager帮助我解决了不少问题,现在已经成为我团队的必备工具软件之一。我们的头脑风暴活动,都是使用MindManager来记录的。

好,我就先把这个客户演示MindManager一把。

参考用MindManager拟定出来的结构,开始规划PPT内容。其实,做PPT,说起来容易,如果想要做好还真有一定讲究。我的PPT也不是天生就做的好的。想做好PPT,我总结,有这么几点特别重要:1、遵循一般审美规律;2、多使用图表说话;3、多看高人的PPT,多分析多总结,取长补短,去粗取精。

这一般的审美规律,就是在PPT的排版,颜色,风格,注重大多数人的审美。可以在PPT的排版中为了吸引观众注意力,可以使用“点”效果,相反如果希望体现强势和震撼,就可以使用“面”效果。颜色上,最好使用暗色调背景,亮色的字,这样在使用投影或者在电脑上播放的时候不至于太刺眼。而且一张PPT中,不要出现太多种颜色,颜色过多容易让人产生烦躁情绪。风格上最好和讲解内容相统一。

多使用图表说话。有句话叫做“一张图胜过千言万语”。而且,对于杂乱的数据或者大篇幅的数据表格,人更容易接受对照图、曲线图、趋势图或者饼图传递的直观形象信息。有很多时候,尤其是我们的右脑,可以很快的记住一张具有丰富信息的画面,可是,同样希望记住表达一样信息量的数据,恐怕左脑要忙活好一阵子。

多看高人的PPT,多分析多总结,取长补短,去粗取精就不用多说了。老爸常唠叨的话“人在职场,如逆水行舟,不进则退”。

另外,PPT里面使用导航页和进度提示也是我的核心竞争力。

导航页就是整个讲解的提纲页或者叫做目录页、索引页。除去在开始和结尾出现外,在每一个阶段讲解后出现,在导航页上标记出下面该讲解到哪个部分。

进度提示,就是表示出:现在已经讲了多少,讲到整个报告的什么位置,还有多少没有讲。原来我使用直接插入“第几页/共几页”,后来我使用进度条配合文字的方式,更直观。

导航页和进度提示都是让观众了解到讲解的进度。因为,我在听别人的PPT讲解的时候,经常遇到,已经感觉听了很多内容,快有点坐不住了。不知道现在讲到哪里,还有多少内容没讲,就感觉越来越烦躁。尤其是那些冗长乏味的报告,感觉不知道还要持续多久,那种感觉,简直就是一种煎熬!

好,再加入几张我拍摄的平台照片。呵呵,拍照是我的强项,而且,用图说明本来就比看一堆文字要形象生动。什么飞入、百叶窗特效就先不要了,毕竟是商业化的东西,不是耍宝展示PPT效果。

好,搞定。

PPT制作完成,剩下的就是讲解了。

我想,这次王松安排我给客户做讲解报告,一个是展示产品,另一个是向客户证明,我们确实投入了很专业的人来作为支持永乐的窗口。所以,讲解比PPT更重要。对照每页的PPT,我又单独撰写了讲解稿。隔壁陈超有打印机,借来打印了一套讲稿,25页。虽然是不错的哥们儿,人家的墨盒也是自己花钱买的,回头请他吃“好伦哥”。

其实,使用PPT讲解这种形式对于我已经不算陌生了。记得李跃民老师带我们大学毕业论文答辩的时候就是用的这种方式。所以,这次,我也用了我的“绝招”来准备我的初次“客户演示”。这个“绝招”帮助我以绝对优势拿下毕业答辩,那就是“录像”。

我对着做好的PPT,一手拿讲稿,一手操作鼠标。

深呼吸,再深呼吸,打开电脑的摄像头。

“3、2、1,开始!”摄像头的录像功能启动。

“呃~~,永乐公司的朋友们,新月公司的朋友们。不对,这个,欢迎永乐公司的朋友,那个~~,大家下午好。下面,向大家报告,那个,介绍一下XY-03054101平台的情况和现有解决方案。那个~~,XY-03054101平台,是新月科技2005年推出的,是专门为多媒体应用设计推出的。现在应用在MP4、数码相框……。嗯~~,主要是针对家庭多媒体领域……”

我以为自己讲解的很好。看着刚才的录像,才发现,根本不是那么回事儿。录像中真的是我刚才讲解的情况么?也太差劲了。不过,我已经有了心理准备,因为在大学毕业答辩的时候就已经使用过这种录像训练方式了。

我发现,自己在讲解过程中使用了很多“零碎”的词语。比如很多的“呃,嗯,下面……”。这些词语没有什么实质性的意义。它们的出现却让讲解过程显得支离破碎,而且显得讲解人员对讲解内容不熟悉,影响观众对讲解内容的接受和理解。

问题在于对讲解内容的不熟悉。所以,需要思考下面讲解的内容,在思考和上下衔接的时候就会不自觉的使用那些“零碎”的衔接词。

这个难不倒我。我照着演示稿,把讲解内容读了一遍,边读边录在我的手机里。看来,当时买一个有录音功能的手机还是很明智的。这样,我就可以用上下班坐城铁和走路的时间,或者其它零碎的时间来熟悉讲解演示的内容了。录音和录像可是我的两大法宝,很多事情我都是用这两种方法解决的。要分利用现代科技手段,充分利用身边的工具呀!

周四一大早,我就把准备好的PPT发给王松审查。早点发,有问题好有时间改。

“今天幸亏我出来的早,没想到城铁也堵车。在霍营到上地之间走走停停。我早出来半个小时,和平时一样的点儿到。挺有意思。宝全,你们那个方向堵车没?”王松大早上一上班就笑着发表了他对城铁“堵车”的意见。看来,今天王松心情不错。

正好可以了解一下王松对我的PPT的评价。办事情要趁着对方心情好,看王松沏完茶,我走到他身边:

“王松,明天给永乐做介绍的PPT刚给您发过去,您看看,不对的地方我好改。”

“好!我看看。”说着,王松放下杯子,打开收件箱。

“行,不错!准备的怎么样了?”王松一边滚动着鼠标的滚轮一边笑着说。

“自己讲了几遍,还行,要不您什么时候有时间,我给您讲一遍。”

“不用了,好好准备。PPT没问题。约个会议室,就约5A01。”

“好,5A01下午2:30~4:30,行么?”

“行,约吧!”

“好,明白!”

看来,王松对我的PPT还是很认可的,他这个人可不轻易表扬人。当然,他今天心情好也是个因素。

经过一天,没事儿就听录音,晚上,介绍演示的内容我已经可以完全脱稿的连贯讲下来了。好,准备再录个像,看看还有哪些改进的地方。这次不拿讲解稿。

好,深呼吸,再深呼吸。

“3、2、1,开始!”

“大家下午好,首先,感谢永乐公司的到来!下面,由我向大家介绍新月公司自主研发的XY-03054101平台情况。最后还会向大家展示现有的基于XY-03054101平台的解决方案。XY-03054101平台,是新月科技2004年专门为面向家庭多媒体应用而推出的,经过2年多的应用,已经相当成熟。目前利用XY-03054101平台在市面上量产的产品有:MP4、数码相框、PMP……。这是这次介绍内容的导航,我们这次介绍一共分5部分,第一部分……,第二部分……。好,我们看第一部分……”

嗯,这次讲解的不错,听起来已经没什么问题了。看起来还有点怪。可能是因为原来一直左手拿着稿子,现在左手空出来,不知道放在什么地方了,插在裤子口袋里实在是不太雅观。这个动作需要设计设计。而且,右手也不能总按在鼠标上,显得死板。

对了,左手拿激光笔,右手可以做些辅助动作。再录一遍。

“3、2、1,开始!”

“大家下午好,首先,感谢……”

嗯!这回才算真正的,不,算是“基本OK”。

周五下午2:15.

我提前把PPT拷贝到会议室的机器上,自己快速的过了一遍。嘿嘿,幸好没有在PPT里面设定动画。会议室里使用的是Microsoft Office XP,我家里和工作机上使用的都是Microsoft Office 2003。我就曾经遇到过在2003上设定的动画,到了XP上显示效果不对的问题。所以,看来我还是有先见之明的,暗自得意一下。当然,我也为这个做了准备。万一会议室里的机器播放PPT不正确,我还可以使用我的杀手锏“远程桌面”。

记得赵经理有一次开会的时候说过“问题可能不发生,但是我们要尽量的想到,并且想到对策”。

没错,这和我的想法是不谋而合,我认为“多么机智的临时应变,往往也没有办法比周详的前期计划做的好。”就算是英雄所见略同吧。虽然我还是一只菜鸟。

2:40,永乐由宋经理带着2个工程师来到新月,王松直接把他们领到5A01。他和永乐的人换了名片。当然,我也有样学样的和永乐的人换了名片。然后王松叫了赵经理和处长。陈博和永乐的宋经理及两位工程师分别握手,然后说了几句客套话就再没有出现。

整个会议由王松主持,他说了几句简单的开场白之后,就轮到我进行XY-03054101平台的介绍。虽然练习了很多遍,但,真要上场了,还是能感觉心跳加快。没关系,我知道这是肾上腺素的作用,证明,我已经足够兴奋,已经进入状态。深呼吸,再深呼吸。

“下面由张午阳,给大家介绍一下XY-03054101平台的情况。”

好,现在状态刚刚好。起身,走到投影屏幕前,左手拿激光笔,右手操作鼠标。打开预先准备的PPS。这是我刚才转换的直接播放格式的PPT。这样就可以不打开PowerPoint程序就直接进入演示状态。抬头,环顾一下参加会议的每一个人,微笑。

“大家下午好,首先,感谢……”

当开始说出第一句话的时候,我已经没有什么感到紧张的,一切都是驾轻就熟的一套。就好像在播放事先录制好的录像一样,不同的是,这个录像和在坐的每个人都有眼神、动作和语言的交流。

一切都很顺利,永乐的人在我介绍之后提了一些问题,都是由王松和赵经理回答,我下面的任务就是做记录。

会议结束,王松又带领永乐的人参观了公司。

4:30,永乐一行人准备离开。

赵经理只打了一个招呼,我和王松送他们一直到上车。

这次,我学着赵经理上次的样子。按电梯,等门开,让永乐和王松上电梯。然后按1层,按关门。门开,我用手按住开门键,等永乐一行人和王松出电梯。最后,在永乐的车前,分别和永乐每个人握手,看他们上车。这次,我使用了双手握手的方法,我希望用这种方法让永乐感受到新月人对他们的热情、真诚和重视。

事后,虽然王松没有表面上说什么,但是从他的表情我可以看出他对我这次任务完成的很满意。

“午阳,你来一下。” 周一大早晨,王松一打开邮件就叫我。

他指着昨天我发给他的邮件,问:

“你对这个怎么看?”

我知道,他是在问“NPBox”。