书城管理成大事必备的99个领导技巧
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第42章 开宗明义,突破创新——成大事者会议主持的技巧(1)

技巧93主持会议时最显领导才能:

把握会议分寸的技巧

会议主持人是会议的“舵手”,要随时把握、驾驶好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分地研讨,才能如期达到预想的目的。这就要求领导必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等。

会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办?这就要求领导能够细致了解会议进程,掌握与会人员的心理,恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时,立即终止;意见大同小异时,允许求同存异;很难一致时,下次再议;对于离题太远的发言,会议主持者可寻找时机予以引导、提醒,拉回正题。为了不分散大家的精力,不浪费大家的时间,不冲击会议的中心议题,领导者必须十分注意掌握讲话的时机和“火候”。

领导还要注意掌握说话的分量和分寸。这也是“度”的一种要求。

语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。比如,主持会议的领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大作之嫌,本人不服气,大家也不满意。如果是较大失误,而批评分量过轻,既达到不教育本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使闻者足戒。

当然,不做具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱扯一通,也不会有好效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲的时候,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是,既要弄清问题,又要教育同志。指出问题的严重性,进行严肃的批评,不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。因此,要做好工作会议的主持,需注意以下几点:

会议要准时开始

这是主持会议人最容易贯彻的一条原则。而由于种种历史原因,又是难于贯彻的一条。在这种情况下,领导应以身作则,这样才能使会议有个良好的开端,也是提高会议效率的第一步。

要开宗明义

通常在开会前分发给与会者的议程表中,已公布了会议的内容和目的。但在会议开始时,仍有必要重申一下会议的内容和目的。这将帮助与会者清楚了解要讨论的问题,容易澄清任何可能出现的最后一刻的混乱。

良好的开端是成功的一半

开场白最多不超过一分半钟。主持人的任务是把问题清楚全面地向大家摊开。他还需讲清解决问题的迫切性,以促使大家立即行动。拖泥带水的开场白会削弱解决问题的紧迫感,使会议刚开始就面临失败。

用丰富多彩的语言来表达自己的想法,使听者感兴趣。明快生动的开场白能提高整个会议的调子和节拍。正如俗话所说,良好的开端是成功的一半。

提供背景材料让大家决策

在开场白中,要明确告诉大家先讨论一下所有的背景材料,再寻找解决问题的办法。应指出如果不这样做,个人就会取代会议变成决策工具。如果某个与会者想仓促行事,要阻止他。

动员所有与会者出谋献策,几乎每次会议总有些默不作声的人。会议要开得使每个与会者都能谈看法、出主意,最后归纳,做出决定。

务必让每个与会者都发言

务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论,设法让他在会上发言,明确表态。这样,会后他再也不能说不同意了。这点要取得其他与会者的配合。这是一种领导艺术,这种领导艺术能节省许多开会时间。

开会时私下交谈只会引起冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在,可以把大家的注意力引到他身上,和蔼地请他把所讲的告诉大家。

主持人要善用调和艺术

在会上,主持者的职能不外乎把大家的意见加以分类、筛选、澄清并给予指导。他要记录事实,引导讨论避免产生意见冲突和意气用事,以及引导与会者朝着可能解决问题的目标前进。每当人们面对面讨论时,感情或事实肯定会交织在一起。但是,如果你能采取中立的立场,会议上的感情气氛就会淡薄些,会议也就比较容易掌握。如果你非表态不可,尽量通过部门里其他人来表示,也可以引用与你观点相同的与会者的话。

防止会议上的紧张气氛

防止个人之间或团体之间产生不融洽的情绪。一旦出现,要立即解决。避免在会上讨论“敏感”的问题。讲些幽默的话语,使气氛变得轻松一些。指出可能双方都没有错,只不过是对问题的看法和立场不同。待紧张气氛有所缓和时,再回过来实事求是地讨论这个问题。

应付分歧意见的技巧

对分歧不要视而不见,也不要设法回避。承认分歧,并提请与会者注意。把分歧意见公布于众,供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方:“你到底站在哪一方?”然后再问:“你为什么采取那个立场?”最后问:“你建议我们应做些什么?”这样,他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。

防止“冷场”的办法

一发现要出现“冷场”,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少,意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。

提问的措辞应朴实无华

会议主持人往往如此发问:“不知各位有何高见?”这一句话就把想说的人也吓住了。倒不如改为:“各位有什么想法呢?”朴实无华,效果反倒好一些。措辞平和,来自人人平等的原则,给人带高帽或贬低人的措辞效果都不会好。

给人台阶

设法用幽默的语言来扫除会议中有人下不来台的障碍。当紧张气氛得到缓和,每个人都感觉轻松了。不愿认错的人也有台阶下了,而且顾全了他人的面子。

在讨论中要经常归纳提醒

归纳小结是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳,以提请与会者注意。否则,不同意见在讨论中会被忽视。如果到会议结束时才冒出来,会使大家感到沮丧。

会议中的小结不超过30秒钟

归纳小结不要超过30秒钟。这段时间完全够用。寥寥数语不仅不会影响会议的进展,还可以向全体与会者表示你是珍惜时间的,并设法把大家的想法引向深入。

会议要适时而止

会议议程一经发出,不要更改,不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了,要立即采取行动。明确告诉大家,要在规定的时间内开完会。此举,最得人心。

技巧94解决决策中的实质问题:

主持“解决问题”会议的技巧

能否主持好这类会议,是对领导者能力和作风的综合考验,也是会议成败的关键。

所谓“解决问题的会议”,是指决策中心讨论实质性问题的工作会议,它是领导者最常运用的一种会议形式。

这类会议能常分五步进行:

第一步,用简洁明确的语言阐明会议的目的和所要讨论的问题;规定会议的范围,即把会议限制在一定议题之内,不讨论议题之外的事,交代一下会议的开法和时间上的要求。

第二步,把需要讨论的问题按重要性的大小和缓急程度排列一个顺序。

第三步,一个问题一个问题地讨论。每个问题最好拿出几种解决办法,从中挑选出最好的解决办法,或把几种办法的长处综合成一种新的办法,并预料实行这种办法会出现什么情况和结果,怎样解决?

第四步,这项工作如何付诸实施?由谁来做?什么时候完成?完成后以什么形式汇报和总结?

第五步,每一个问题讨论完毕,主持者作一次归纳,形成一个一致的意见;全部问题讨论完毕,主持者作简要总结,归纳一下会议的成绩与不足,强调一下有关问题;如果需要举行下次会议,则同大家商定下次会议的开法和时间;如果需要将会议内容形成一个文件或纪要,则当场将承办人落实。

很显然,以上这五个步骤,只是一个一般性的程序。会议能否开得圆满,很大程度上还要取决于会议主持者能否做到以下几点:

抓住重点,把握方向

主持者要牢记会议宗旨,带领大家朝会议目标努力。为此,要善于牵“牛鼻子”,区别有益的讨论和无关的争论、有用的发言和无用的废话。在某人的发言或众人的争论偏离会议主题时,主持者要用适当的方式及时提醒,引导大家书归正传,使会议紧紧围绕中心内容进行。在众多的发言中,主持者要把精力集中在选择与执行的解决方案上,对那些实际上不能执行的方案,不管说得多么头头是道,都在放弃之列,最多只能将其可取之点吸收到可行方案中来。

掌握进程

哪个问题应当重点研究,讨论时间长些,哪个问题比较简单,时间应用得少些,主持者要心中有数,不能颠倒主次,大题小作,小题大作。问题讨论到什么程度算恰到好处,领导者要掌握“火候”,不失时机地转入下一个题目。

民主作风

会议要开得好,必须有一个宽松的气氛,使到会者无拘无束,畅所欲言。这种气氛能否形成,主要在于主持者是否有民主作风。主持人要把自己置于同大家平等的位置上,启发大家开动脑筋,毫无顾忌、毫无保留地发表意见。对大家的意见,主持者要善于倾听,体察异同,分析归纳,鼓励引导。不管个人发表的意见有否被采纳的价值,主持者都要给予积极的鼓励和适当的评价,因为它对全面分析问题总是有帮助的。主持者千万不要搞一言堂,更不能压制不同意见,强制大家迎合自己的观点。只有会议主持者具有这样的民主作风,才能充分发挥与会者的聪明才智,为问题找到好的解决办法,大家才能在以后讨论问题时继续无拘无束,畅所欲言;也只有这样,大家才能真正尊重和乐于接受会议形成的决议,积极地贯彻实施。否则就会使人感到,会议是在主持者的“逼迫”之下进行的,形成的意见是主持者强加给他们的,那么,大家就不会坚决地、自觉地贯彻实施。

言简意赅的语言风格

会议要想取得高效率,必须使每个到会者都言简意赅,而想做到这一点,主持者能否带头做到言简意赅则是关键。如果主持者说话漫无节制,拖泥带水,其他与会者就会产生两种情况:一种是和你一起信马由缰,使会议松松垮垮;另一种是对会议毫无兴趣,认为你白白浪费了他的宝贵时间。如果主持人的语言风格简单明了,在客观上立刻可以造成会议的紧迫感,使大家的精神处于高度集中的状态,会议的效率就会大大提高。

善于调解气氛

尽管会议要讲求效率,讨论问题要严肃认真,但也不一定搞得剑拔弩张。事实证明,轻松的气氛有助于活跃思想,讨论问题。会议的主持者要善于制造这种气氛。每当出现僵局或气氛拘谨、紧张时,主持者应当发挥“幽默”的艺术,可以用一个不过分的笑话、俏皮话、笑声或友好的讽刺来解除紧张状态,使大家轻松自如地继续讨论。同时,会议要注意适当的休息。每过一两个小时,就应当休息一二十分钟,使大家紧张的神经松弛一下。讨论时间持续得太久,头脑就会处于抑制状态,效率反而不高。休息也有个时机问题。这个时机应当选择在一个问题的讨论告一段落之时,而不是随心所欲,特别是不能在“节骨眼儿”上休息。

技巧95深入研究,产生思想观念:

主持政策性会议的技巧

政策性研究会,也叫“产生思想观念的会”。

平时运用的座谈会、调查会、咨询会、信息交流会、学术讨论会、政策性研讨会、规划讨论会、方案论证会、征求意见会等,都属于这类会议。随着领导方式和工作方式的演进,这类会议将会增加。

政策性研究会与布置工作、解决问题的会议性质不同,因而主持的方法也不同。一般主持好政策性研究会应注意的有:

会议主持者和与会者是平等关系

在这种会议上,大家不论职务高低,官衔大小,一律平等,没有上下级关系。大家都要服从科学,服从真理,而不能服从和顺从哪一个人。会议主持者只有虚心倾听大家意见、以主持会议的形式为大家服务的义务,而没有压制不同意见、让别人随声附和的权利。为了使会议获得成功,会议主持者与其扮演主人的角色,还不如扮演仆人的角色为好。以一个恭谦的仆人角色来约束自己,就能够避免出现居高临下、主宰一切的现象。有些同志以为自己既然是会议的执行主席,就有权控制会议,别人应当以他的意志为转移,讲起话来滔滔不绝。这种现象,是主持这类会议的大忌。当然,这并不是说,会议可以没有组织、领导和约束,漫无边际,信马由缰地开下去。但这种领导,是以引导的方式出现的,是“引而不发”,而不是以命令的方式出现的。

要造成一个自由发表意见的气氛

只有会议气氛轻松活跃,大家思想才能放开,问题才能摆开,各种意见才能发表得更充分,讨论也才更彻底。主持者要制造和保护这种气氛,努力使与会者之间互相尊重,坦率交流。当遇到别人的发言与自己的想法不同时,应当力戒冲动,要注意吸取别人意见中有益合理的部分。在争论问题时,应抱着商榷、探讨的态度,不要把自己的意见看得绝对正确,别人的意见一钱不值。更不要讽刺、挖苦、攻击、恶语伤人,那样就破坏了讨论问题的气氛。领导者了解这一点并身体力行,有助于会议气氛的民主化。

主持人发表意见要慎重

有些会议,领导者的责任就是一个字:听。在这种会上,主持会的领导者不发表意见,只是在倾听中有目的地吸收自己所需要的东西。这种方法往往在寻求新观念和搜集创造性建议方面十分有效。即使需要主持者讲话的会议,也不要过早地提出自己的主张和看法,宁可等到别人提出同样的建议,也不能自己先说出。未等到会议进行一大半、各种意见明朗化,主持者绝不可表露声色。这样做的好处是:即使自己有高见,但并不一定完善,可以用别人的意见来充实、修正、完善自己的见解;如果自己的想法并不高明,就更没有必要先讲出来,以免影响别人提出更好的建议;即使自己的好想法让别人讲出来了,自己尔后再表示谦虚的支持,对会议气氛也有好处,别人会看到这位领导者是虚心接受他人的建议的。一定要防止家长式的小生产领导心理,仿佛自己不先讲个一二三四,就说明自己无能、水平低、不够掌握会场的资格。