书城政治中层领导任职理论与实务
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第52章 会务组织(2)

(二)政务活动类型

政府工作中的大型活动的主要类型有:经济协作方面的招商会、洽谈会;社会宣传方面的各种庆典、开闭幕式、颁奖仪式和特定主题的礼仪性活动;对外交往(指国内范围)方面的重要接待(包括外地区、部门的考察交流、专业性联席会等)、组团外出学习考察活动;政务工作方面的重大纪念活动、节日活动、专题研讨、论坛、大型慰问活动和调研活动等。

第三节会议(活动)组织工作程序

一、会前(活动前)准备工作

(一)制定实施方案

除一部分例会、例行活动按日常惯例办以外,组织大型会议、重要活动事前必须由秘书部门拟定详细的工作实施方案,呈报领导审定后执行。

1.方案的内容主要包括:

(1)会议或活动的名称、主题、时间、地点和参加人员范围;(2)拟请出席的领导,会议主持人、讲话人或发奖人、剪彩人、揭幕人(包括奠基、发令、启动者等);(3)会议或活动印发的主要文件、材料;(4)会议或活动的日程安排;(5)会议或活动的主要场景布置、重要设施等;(6)会议或活动的组织工作分工(包括确定联络员);(7)会议或活动的保障措施及应变预案。

2.制定方案注意事项主要包括:

(1)坚持“精心组织,万无一失”的原则。其要点:一是统一领导,全面运筹;二是分工明确,责任清楚;三是各方合作,保障有力。

(2)重点是文件材料、领导出席、组织分工的落实。

(3)科学、合理地确定会议或活动举办的时间,注意参考各种影响因素排定时间,避免临时变化,工作被动。

(4)方案要具有可操作性,起到全面规划设计作用。

(5)领导下基层和赴外地活动要尽可能精简随行人员,轻车简从。

(二)实施准备工作

(1)草拟、印发会议或活动通知。通知内容要简明,要具备全部应知要素。通知发出时间,必须考虑给参加者留有足够的准备时间(包括行程)。有的会议或活动可以先发预通知,后发正式通知。一般会议通知不编文号。领导下基层或赴外地考察,承办人员务必提前将考察人员名单、考察目的、考察日程等详细资料电传对方,以便对方安排。

(2)收集参会人员名单。重要会议或活动,必须提前收齐参会者名单,包括准备的姓名、职务、性别。收集名单既是为办会方提供重要“底数”,也是对参会方的提醒和督促。收名单要注意,该领导人参加的,一般不允许非领导职务或其他人员替代。

(3)准备会议文件、材料,领导同志讲话稿、主持词;必要时编印会议或活动《指南》(或须知)(应包括日程、分组名单、乘车号、房间号、注意事项等),印制出席证、工作证、记者证;所有文件、材料应在会前装袋完毕。

(4)逐一落实、确认出席会议或活动的领导同志。政府机关主办的会议或活动,要注意衔接好应参会的党委、人大、政协、军队、法院、检察院的领导同志。但不要什么会议、活动都搞几大班子领导陪会,要根据实际工作需要而定,按会议领导的意见办理。要制作好领导同志座位牌,但必须准确落实,以免出现“张冠李戴”或“缺位”现象。

(5)安排新闻报道。一般情况只请主要新闻单位参加。

(6)会场布置(包括会标、主席台设置、座次安排、音响、录音、照相、鲜花等)。如果是组织大型活动,工作人员必须预先检查现场,凡会议活动安排要去的地方,走哪条线路?在哪里下车?在哪里参观和座谈?在哪里就餐或休息?在哪里上车等等,都要先“踩线”、“踩点”,会同主管单位作出全方位的策划。现场标语要审查,如有重要颁奖等仪式,预先可进行必要的“彩排”演练。

(7)划分小组讨论,确定讨论地点,明确召集人,落实各组工作(联络)人员。会场席次安排有常见的“台上台下”型,还可以有“同心U形”、“同心椭圆形”、“同心矩形”等多种形式。要着重安排好主席台(排)人员座次(或站位),不论主席台人员是双数还是单数的情况,均按“第二首长总是在第一首长的左手侧就座或站立”的规则安排。

(8)组织工作人员报到,安排与会人员食宿。

(9)布置落实会议或活动的保障措施。包括安排警卫、消防、交通、水、电、气、通信等方面保障的落实。

(10)按照机关会议经费管理办法,编制会议活动经费预算。

(11)落实会议或活动的主要联络人员,按领导要求负责统筹联系和协调。

(12)整个准备工作就绪后,还应由有关领导召集工作人员进行逐项检查、现场检查,发现问题及时补救,直到确认无误为止。

二、会中(活动中)有关工作

(一)签到

签到的目的,一是凭身份入场;二是统计到会人数;三是会后联系。

除了庆典性活动实行簿式签到(来宾留名)外,工作性会议目前实行专用笺或卡牌式签到,与会者填写姓名、单位、职务、联系电话。有条件时可采取电子签到,由计算机检测系统自动完成。如果会前收齐了名单,签到时可由工作人员在名单上打勾以示到会。上级领导到会由秘书签到,也可以不签到,由工作人员引导入座。

签到与配发会议文件资料同时。签到笺要妥善保管,以便整理纪要时查阅。

(二)会议(活动)讲话、发言

1.正确、合理安排领导讲话领导讲话和与会代表发言,是会议和大型活动的主要内容。领导讲话一般包括:主要领导总体性讲话、分管领导具体性讲话、有关领导贯彻性讲话、有关领导主持性讲话(如开闭幕时)等。如大型庆典活动,还可能有上级领导、外地领导祝贺性讲话。这几种领导讲话是形式不可能在同一会议或活动中同时安排,主要靠会议活动举办者正确、合理地统筹,突出重点,适当呼应,不显累赘。安排领导讲话会议活动议程的重点,政治性、规范性很强,必须注意原则性和灵活性相结合,求简洁、避繁复、合规矩,结合实际提出建议,报主管领导审定。

2.合理安排代表发言会议和大型活动有的应适当安排发言,有的则不必安排发言。安排发言时,要注意地区、部门的平衡,注意基层和领导机关的平衡,注意各个发言主题和侧重点的平衡。重要会议和活动的发言,主办者应事先审稿把关,保证质量。合理地排出发言顺序,并要限定发言时间,还要让发言人事先拿到已印制的发言稿。如会议或活动场面较大,应安排发言人靠前就座。必要时可安排部分书面发言。

(三)会议记录

所有会议都应有记录。好的文字记录的整理往往比录音的整理来得更快(两者配合效果更好)。记录人必须认真负责,熟悉业务,最好是掌握速记技能。记录要求真实、准确、完整、要点突出、层次条理清楚。