书城教材教辅礼仪教材:中学生礼仪(初中版)
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第8章 公共礼仪(2)

二、书信往来

通信,是人际交往中较为古老的一种联系方式。对中学生而言,掌握必要的通信技巧,并且在人际交往中尽可能地利用书信与他人保持联系,并不意味着自己落伍与守旧。

1.写信

在写信时,写信人应注意的主要问题,是要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。因为以上这五个单词在英文里均以字母“C”开头,故而它们又被叫做写信的“5C原则”。

第一个“C”是courteous,意即“礼貌”。

写信人在写信时,要像真正地面对收信人一样,以必要的礼貌去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法,就是要尽量多地使用谦词与敬语。

例如,在信文前段称呼收信人时,可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的敬语。与此同时,对对方的问候必不可少,对对方亲友亦应依礼致敬。在信文后段,还应使用规范的祝福语。

第二个“C”是complete,意即“完整”。

在写信时,为了避免传输错误信息,必须使书信的基本内容完整无缺。

例如,在信文中提及自己所收到对方的来信,或在末尾落款时,切不可一笔带过,而应准确到具体日期,一般要求写明几月几日。必要时,还须写明何年何月何日何时。

在书写封文时,对方的邮编不可缺少。此外,在书写收信人与发信人地址时,要力求完整,而不宜采用简称。唯有如此,才能确保书信被及时送达,或因故被退还时不至于丢失。

第三个“C”是clear,意即“清楚”。

书写信函时,必须使之清晰可辨。要做到这一点,必须重视以下四点。

其一,要使字迹清楚,切勿潦草。

其二,要选择耐折、耐磨、吸墨、不残、不破的信笺、信封。

其三,要选用字迹清楚的笔具。在任何时候,都不要使用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信,红色、紫色、绿色、纯蓝色等颜色的墨水也最好别用。

其四,书信里叙事表意时,必须层次分明、条理清晰、有头有尾。

第四个“C”是correct,意即“正确”。

在写信时,不论称呼、叙事,还是遣词、造句,都应当做到正确无误。

在信中,不宜出现错字、别字、漏字、代用字、网络语言或生造的字词,也不要为了省事而用汉语拼音或外文代替自己所不会写的字。

在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时,尤其不应出现错误。

第五个“C”是concise,意即“简洁”。

写信如同作文一样,同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下,写信应当“有事言事、言罢即止”,切勿洋洋洒洒、无休无止地空耗笔墨。

与此同时,应当避免为使书信简洁而矫枉过正。若走向另一个极端,写信时过分地惜墨如金,亦会使书信通篇冰冷乏味。

2.发信

写毕书信之后,写信者在准备寄发邮件时,还有一系列的具体事情要做。在发信之际,下述礼仪规范亦不可不知。

第一,折叠。

写好信文,要将信笺折叠装入信封。折叠信笺的常规方法有四种:

其一,先将信笺三等分纵向折叠,然后再将其横折,并令其两端一高一低。此法叫做“以低示己法”,意在表示写信者的谦恭之意。

其二,在折叠信笺时,有意将收信人姓名外露。此法叫做“外露姓名法”,可令收信人产生亲切感。

其三,先将信笺纵向对折,随即在折线处再往里卷折1厘米至2厘米宽,最后再将其横向对折。此法叫做“公函折叠法”,多用于因公通信。

其四,将信笺先横向对折两次,然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”,适用于日常通信。

第二,装入。

折好信笺将其正式装入信封时,需要注意的首要问题是:一定要将其推至信封的顶端,并令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离。这样做了,收信人将来拆阅书信时,信笺便不易被撕破,不会影响其阅读。

第三,附件。

有些时候,发信人在信封之内会装入其他一些附件。处理这一问题时,应当注意以下三点。

其一,要符合有关邮寄信件的具体规定,不要让信件夹带违禁物品。

其二,要保持信封的平整、美观,不要装过多的附件,令其膨胀不堪。

其三,要向收信人交待明确。在信文中,应写明信中附件的具体数量。必要时,还可要求收信人“收到即告”。

第四,邮资。

通过邮局寄发的信件,应自觉按规定交付足够的邮资。

需要自己在信封上贴邮票的话,按照惯例,邮票应贴在信封正面(横式信封)右上角的指定之处。

如果在一枚信封上需要贴多枚邮票,则须将其一并贴在信封背面的封口之处。

第五,封闭。

根据现行的习惯做法,通过邮局所寄达的信件,其信封必须一律封口;托请他人代交的信件,其信封原则上则不宜封闭。前者是为了恪守个人隐私、保障通信秘密;后者则主要是表示对托带者的信任与尊重。

3.收信

接到他人来信后,收信人有下列五点需要认真加以注意。

第一,守法。

我国现行宪法明文规定:“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护。”因此,任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为,都是触犯法律的。所以,在人际交往中接触书信,尤其是替他人收取书信时,中学生一定要具有良好的法律意识,切勿违法。

第二,拆信。

收到他人来信,通常需要拆启后,才能阅读。拆阅他人来信的具体做法,不仅事关来信能否完整无缺,而且也间接体现着收信人的个人修养。

拆信时,其具体的要求有二:一要确保信笺的完好;二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处,当推信封的封口处。有可能的话,最好利用刀剪拆信,而不要直接用手去撕。

第三,保存。

收到他人来信后,切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许,不能将对方的来信公开发表,或到处进行传阅。那样做,对对方是非常不尊重的。

对需要长期保存的书信,可整理在一起,或装订成册,妥为收藏。对不必保留的书信,可用碎纸机进行破坏性处理。不宜将其作为垃圾扔掉,或当成废纸卖掉。

第四,即复。

收到他人来信之后,应尽可能快地回复对方的来信。及时地复信,不仅是对对方表示尊重的体现,而且也是一种美德。

对于他人的来信,只收不复,或者能拖便拖,不但会令发信人担心其来信是否丢失,而且还有可能会耽误正事。

第五,回应。

在复信中,应当对对方来信中所需要回应的问题一一作答。

特别需要注意的是,若不能及时地对他人来信的问题作答,在复信时则要说明其具体原因,或将延后回答所需要的大致时间及时地告知对方。不要对此避而不谈,或含糊作答。

对他人在来信中求助于自己的问题,最好尽力为之。由于种种原因而难以相助于人的话,亦应及时复信,并在信中说明具体困难,向对方致歉,或请求对方予以谅解。

三、电子邮件

收发电子邮件,是现代人利用网络进行沟通的最重要方式。在收发电子邮件的不同阶段,中学生务必要遵循一定的规则。

1.撰写与发送

撰写与发送电子邮件,需要注意以下几点:

第一,在撰写电子邮件时,尤其是在撰写多个邮件时,应先在脱机状态下撰写,并将其保存于发件箱中。然后在准备发送时再连接网络,一次性发送。

第二,对他人所发来并要求转发的连环电子邮件,出于网络安全的考虑,一定要说“不”。

第三,在地址栏应准确无误地输入对方的邮箱地址,并应简短地写上邮件主题,以使对方事先对所收到的信息有所了解。

第四,在消息板块上撰写时,应遵守普通信件或公文所采用的格式与规则。通常电子邮件的篇幅不可过长,免得其不利于收件人阅读。

第五,邮件的具体用语要礼貌规范,以示收件人对方的尊重。撰写英文的电子邮件时,不可全部采用大写字母,否则就像是发件人对收件人盛气凌人地高声叫喊。

第六,不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件,无端增加网络的拥挤程度。

第七,要保守机密,不可发送涉及机密内容的邮件,同时也不宜将本人邮箱的密码透露给他人。

2.接收与回复

接收与回复电子邮件时,通常应注意以下几点:

第一,应定期打开收件箱。最好是每天都查看一下有无新邮件,以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。

第二,若由于其他原因未能及时打开收件箱查阅和回复时,应尽快回复,并向对方致歉。若涉及较难处理的问题,可先电告发件人已收到邮件,再择时另发邮件予以具体回复。

第三,不要未经他人同意而向对方发送广告类的电子邮件。

第四,发送较大邮件时,需要先对其进行必要的压缩,以免占用他人信箱过多的空间。

第五,尊重他人隐私,不要擅自转发别人的私人邮件。

3.保存与删除

在正常情况下,中学生应当注意电子邮件的保存与删除。

第一,要定期整理收件箱,对不同邮件分别予以保存或删除,切切不可使邮箱过于拥挤。

第二,对需要保存的邮件,应当复制成其他形式,更为安全、妥善地保留下来。

第三,要及时清理删除毫无用处的垃圾邮件、已无实际价值的广告邮件,以及已被复制的其他邮件。

(第二节)涉外礼仪

涉外礼仪,在此是指在长期的国际往来中,所逐步形成的涉外人员的行为规范。对中学生而言,要学习涉外礼仪,关键之点是要掌握其基本原则。涉外礼仪的基本原则,通常包括求同存异、不卑不亢、入乡随俗、热情有度、不必过谦。

一、求同存异

在涉外交往中,中学生在面对不同国家、不同地区、不同民族的千差万别的风俗习惯时,应当坚持求同存异,并且遵守国际惯例。

所谓求同,是要求人们在国际交往中善于回避差异,善于寻求交往双方的共同点。所谓存异,就是要发现差别、承认差别、重视差别,明确多元文化背景下的国际交往本身所必然存在差异性,对“中外有别”的观点不能一概予以否认。

与此同时,还要遵守惯例。所谓惯例,在此是指有关国际交往的习惯性做法。中学生参与涉外交往时,应当了解并认同有关国际交往的习惯性做法。

二、不卑不亢

在涉外交往中,坚持“不卑不亢”的原则是每一名中学生都应给予高度重视的重大问题。每一个人在参与涉外交往时,都必须意识到:在外国人的眼中,中学生代表着自己的国家,代表着自己的民族,代表着自己所在的学校与班级。因此,其言行应当从容得体,并且堂堂正正。在外国人面前,中学生既不应该表现得畏惧自卑、低三下四,也不应该表现得自大狂傲、放肆嚣张。

三、入乡随俗

“入乡随俗”的基本含义是:在涉外交往之中,要真正地做到尊重交往对象,首先,就必须尊重对方所独有的风俗习惯。在前往其他国家或地区学习、参观、访问、旅游时,尤其要对当地所特有的风俗习惯加以认真的了解和尊重。

四、热情有度

“热情有度”的基本含义是,在参与涉外交往,直接同外国人打交道时,待人要热情友好,同时也要把握好待人热情友好的具体分寸。自己所做的一切,都必须以不影响对方,不妨碍对方,不给对方增添麻烦,不令对方感到不快,不干涉对方的私生活为限。

五、不必过谦

“不必过谦”的基本含义是:在涉外交往中,涉及自我评价时,不要自我贬低,过度对外国人进行谦虚、客套。如果确有必要,在实事求是的前提下,中学生要敢于并且善于对自己进行正面的评价或肯定。