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第66章 企业电脑文档保存节约小技巧

用电脑保存文档,能存储的数据量大,携带、查询和调用方便,并可在再次使用时调出来修改,省去重新编写和打字的环节,提高了办公效率。用电脑文档传递信息,也可减少打印和复印环节,为企业节约纸张费用。

电脑里的文档最好能保存得时间长一点,但随着电脑里文档的不断增多,如果没有合理的保存方法,也会成为一堆杂乱的垃圾。为了方便操作、查询和资源共享,可以简单归纳为:

1.在文件名后加上文档建立或修改的日期。如“通知20040220”表示是2004年2月20日发的通知;如果是一篇文章或设计稿,你就知道是什么时候修改的版本;如果是一份工资单,你会知道这是什么时候的工资单。采用这样的方法,你的同名文件就不会因为误操作而被覆盖,当自己对设计文稿不满意时,也可以找出最近日期的版本再作修改,而不必从头再来,这样可节省纸张。

2.文件名称采用中文长名字。如前条中光写“通知20040220”,时间长了记不清楚内容,需要把文档一个个打开看才能明白,这样花费时间是现代办公效率的大忌。所以应该采用详细一点的文件名,如“反恐安全通知20040220”、“某某任命通知20040220”、“出口销售报表20040220”、“某某在某某公司照片20040220”等等,这样,即使过了几年,你只要使用电脑中的“搜索”功能,查找关键词就可以找到所有的相关文件,看到文件名也能明白其中的含义,一目了然,节约了时间,也提高了效率。

3.为文件名加个性分类说明。随着对电脑使用的深入,用心的人,会收藏很多相关资料,如从事家具设计和销售的,会收集很多家具照片、相关企业资料、行业信息等;从事财务工作的会收集有关财务法律、经验介绍。你的电脑文件会越来越丰富,这时候加注自己制定的个性说明,将为你的文件存放和查询带来很多意想不到的功效。如文档是从网络摘来的,你在文件名后面加一个“(网)”字;从北京送来的则在文件名后面加注“(北京)”;这样以后看到就一目了然。这样的个性加注方法,每个人可以根据自己的习惯设置。

4.设置分类文件夹。在电脑里文件多了,就需要建立各种文件夹分门别类存放,文件夹可以按内容性质划分,可以根据自己工作的需要设置,如此设计是不是觉得方便呢?

5.在企业内部网络上建立共享文件夹。企业内部建立了局域网,就应当发挥联网的价值,设立共享文件夹,这是最初级的一个功能。建立了共享,相互之间就可以通过内部网络交流资料,实现信息资源的共享,公司的通知和文件可以在共享文件夹上公示,公开的知识和信息资料可以在这里让大家共享。共享文件夹可以分为“只读”(不“允许网络用户更改我的文件”),或“完全共享”(“允许网络用户更改我的文件”);如果选择了后者,则别人就可以任意修改文件夹中的文件了,这个时候,你最好给共享的数据做一个备份。

设置了共享文件夹后,电脑里的秘密是否都会被泄漏呢?不会,共享的只是放在共享文件夹中的数据,其他的数据别人还是看不到的,这样既节省了重复的浪费,又实现了资源共享,何乐而不为呢?