（第一节）酒店采购部管理概论
一、酒店采购管理的主要内容
1.认真分析酒店所有业务活动所需要的物资，根据市场近况，科学合理地确定采购物资的种类与数量。
2.根据酒店各业务部门对物资的质量与价格需求，选择最恰当的供货商，并及时进行订货或直接采购。
3.控制采购活动的全过程，防止每个环节中可能存在的管理漏洞，使物资采购按质、按价、按时进行到位。
4.制定采购各种物资的严密程序、手续和制度，使控制工作卓有成效。同时，建立科学的采购体系，并制定相应的表格单据，为每一环节的工作流程留下可供查询的原始凭证，并以制度保证所有原始凭证能够得到妥善的收集、整理和保存，以便为酒店结付货款及物资管理的其他环节提供可靠的依据。
5.制作并妥善保存与供货商之间的交易合同，在保证酒店利益的基础上，保证采购合同的合法有效。
6.协助财务等相关部门做好酒店对供货商的货款清算工作。
二、酒店采购计划的制定
1.部门计划上报
最了解某类具体物资需用量的是基层使用部门，采购计划首先应由最基层的使用部门组织研究，提出计划期内对物资的需求种类以及需求数量。部门对班组意见进行审核、归类和统计，提出本部门计划期内对各类物资的需求，再上报酒店的采购部门。
2.采购部集中处理
每个部门编制的物资采购计划应由采购部进行集中处理，由采购部逐项检查各种物资的库存量和实际需要采购的数量，并及时补充采购计划中不完善的地方，特别是对于那些采购原则、采购渠道、供货商的选择等采购计划中应有的但部门无法编写的内容，从而编制出更完整的采购计划。
3.财务部门审批
酒店各业务部门对物资的需求以及采购部门最终的物资采购行为，都要受到酒店资金状况的制约。所以，在采购部编制采购计划之后，紧接着就要将采购计划交由酒店的财务管理部门进行审批，审核的主要内容是将采购计划与酒店的整体预算相比较，修整其中不符合九点整体预算的部分，从而使采购计划更为合理，更具可行性。
4.酒店总经理审批
采购部编制的采购计划在通过了酒店财物部的审批后，还要由酒店总经理或分管副总经理对经财务部门修改后的采购计划进行审核，在必要的时候还要召集部门经理会议，以综合平衡整个采购计划，并根据计划期内酒店的新目标及新的经营策略对采购计划进行修改采购。在必要的情况下，甚至要按规定的程序修改酒店的预算。经过总经理层审批的采购计划才是最终将要付诸执行的采购计划。
三、酒店采购部人员的素质要求
1.采购人员必须要有吃苦耐劳的精神。因为大型酒店的物品采购范围非常广，酒店客房使用的设备、用具及消耗用品，从大到小，几乎每一项物资都要经过采购人员的手才能买到，况且采购市场的行情往往又千变万化，难以预测，所以采购人员必须要有敬业精神，才能很好地完成采购工作。
2.采购人员是酒店成本控制的把关者，直接关系到酒店的经济利益，所以采购人员的品行一定要端正，并且职业操守要廉洁，绝不做有损酒店利益的事情。虽然采购人员经常会与供应商的老板或员工因业务关系而成为好朋友，但是遇到酒店要采购某种商品时，也绝不能徇私，否则将会打乱酒店正常的采购作业程序，同时还会影响酒店的采购效率。
3.采购人员在为酒店采购物资时，必须要与各部门进行沟通或协调，尽量满足各部门的需求。同时还要以诚待人，才能完成酒店所交代的工作。
4.采购人员要有灵敏的思想，周全的考虑，快速的反应，才能在当今商情迅速变化的巾场采购到价廉物美的物资。
采购人员在从事采购工作的过程中，绝不能利用手中的职权，损公肥私，在具体操作过程中还必须遵循以下几个方面的要求：
1.采购人员应具备专业的采购技能，详细地了解各项货品的规格、情况及市场的情报与讯息，确实掌握市场的价格与货品的来源，只有这样才能胜任其工作。
2.采购人员在进行物资采购时，一定要了解并严守有关法律法规与酒店的相关规章制度，对于外界的不当行为所施加的一切压力，企图以不正常的程序达到交易的行为，应全力排除并加以抵制。
3.采购人员在选择供应商和进行交易时，一定要公事公办，秉公办事，一切以酒店的利益为前提，坚持原则，以尽忠职守的心态去执行采购任务。
4.采购人员在进行物资采购时，应该有开阔的胸襟与接受他人建议的胸怀，绝不能因个人的好恶影响到酒店的利益。
5.采购人员对于来访的供应商方面的业务代表，要以非常礼貌的态度进行接见，彼此之间在洽谈时一定要做到互相尊重，同时要造成有利的商业气氛，完成采购工作。
6.采购人员要经常注意同业的动向，并加强同行之间的联系与合作。尤其是同一个地方的供应商、社团及个人，这样才能提高酒店的采购地位而有利业务的进展。
四、酒店采购中的价格管理采购价格比较
1.价格比较的原则
（1）相对最低原则。
（2）质量最好原则。
（3）供货商信誉原则。
2.价格比较的程序
酒店在进行价格比较时，一般分以下三个步骤进行：
（1）设立最高限价。
（2）估计供方的最低限价。
有些物资的报价会受国家政策或法律的限制，如一些专项控制物资的价格，就不能随意提高报价。
（3）在供货商最低限价和酒店最高承受能力这个区间，结合质量等因素，充分发挥个人的谈判能力，以确定一个酒店愿意支付的最高价格。
3.理想价格的获取手段和途径
在保证质量的前提下，要想获取理想的采购价格还要注意一下要点：
（1）充分利用酒店的形象资本。
（2）集中批量订货。
（3）注意信息的采集与分析，选择恰当的采购时机。
（4）建立长期的购销合同。
（5）减少中间商，直接进货。
（6）选择适当的支付方式。
（7）与供应商进行淡判，通过富有技巧的讨价还价来压低供货商的报价。
（8）寻找合适的替代品。
获取理想价格的手段和途径是非常多的，酒店应该选择组建一支精干的采购人员队伍，灵活采用各种手段和途径，获取理想的采购价格。
五、酒店采购中的支付方式管理
选择合理的支付方式，其中的关键点是要尽可能长地将资金留在自己手中，不要过早地支付货款。但这样做也会带来以下问题：第一，拖延付账可能损坏酒店的信誉；第二，拖账会丧失价格上的一些优惠。因此，采购人员应善于比较不同支付方式所能带给酒店的利弊，并一次来选择合理的支付方式。
六、酒店采购中的供货商选择与管理
1.供货商选择的原则
（1）公开性原则
在保证不泄漏酒店商业机密的前提下，采购部门在选择供应商时，应按照公开的原则进行赛璇，以加强选择工作的透明度。采购部门可以向外界公开发布求购信息。
（2）平等性原则
所有供货商在地位上都是平等的，在经过慎重选择之前，任何一个供货商都不存在与酒店关系的亲疏远近问题。
（3）广泛性原则
供货商的选择不应局限在几个厂商之间，而应该尽力拓展供货商的数量，尽量扩大可供选择的领域。这将为酒店获得最优供货商提供帮助；供应商在巨大的竞争压力面前，往往也会主动降低自己的报价或提供特殊的售后服务。
2.供货商选择的途径
选择供货商关的键环节在于了解有关供货商的各种信息。这些信息包括：
（1）距离供货商的远近
在酒店采购中，一般要优先考虑那些与酒店距离较近的供货商。这样就可以减少一定的运输费用，又可以缩短物资在运输途中的时间，从而保证采购物资的新鲜度，同时还可以降低运输途中一些不可控因素所导致的中断或延缓送货的风险。同时，由于距离较近，酒店可以分批多次采购物资，以减少流动资金的占用，降低物资的储存成本。
（2）供应商的信誉
主要考虑供应商的信誉度如何。在商品交易中，信誉是一个非常关键的因素。采购方要选择那些信誉记录良好、守信用的供应商，否则会给采购工作带来一定的风险。
（3）供应商的供货能力
采购方要充分了解供应商的供货能力，包括供应商接受的订单量、存货数量、物资质量、基本加工程序，尽量选择供货能力强的供应商作为合作伙伴。
（4）供应商的信誉合作精神
（5）供应商的员工队伍
供应商的供货业务最终要靠其员工具体落实，因此，供应商拥有一支品德优秀、素质较高的员工队伍是其可信度的重要保障。
（6）供应商的卫生状况
供应商的卫生状况的信息可以通过现场考察供应商供货基地的干净程度、供货商运输工具的清洁水平等方面获知。同时也可以从卫生管理部门的检查记录中获得。
3.保持良好的合作关系
建立并保持良好的供求关系要靠供求双方的共同努力。从作为采购方的酒店的角度出发，建立和保持与供应商的良好关系可以采用以下几种方法：
（1）认真履行合同条款，尤其要按时向供应商支付购货款。这是酒店守信誉的最基本的要求，也是建立与供应商之间良好合作关系的最有效的方法。
（2）互换信息。酒店应主动向供应商介绍物资的使用现状以及物资在不同时期的不同需求，从而为供应商的供货准备提供充足的时间和尽可能多的方便。
（3）保证交易手续的清楚，不留纠纷隐患，这是双方长期愉快合作的重要保证。
（4）相互理解。在与供应商长期合作的过程中，会有许多意外的事情发生，酒店在确保自身经济利益及经营活动不受损失的前提下应尽量替供应商着想，理解并体谅他们的难处。
（5）对信誉好、供物质量好的供应商要采取适当的扶持政策。如在供应商供货能力的承受范围之内，增加物资的订货量或订货品种，给他们更多的机会或为他们的新商品提供推销机会，从而加强原有的合作关系。
建立长期而稳定的良好供求关系并不意味着酒店从此不再另外选择供应商。酒店应该通过市场调查，了解最新的物资供求行情，时刻注意比较不同的供应商，并将比较结果反馈给供应商，以使其做出相应的反应。如果供应商未能对酒店的反馈信息作出相应的行动，或当出现更理想的供货商时，酒店完全有必要重新选择更理想的供应商。
七、酒店科学化采购管理
1.采购程序
酒店物资采购程序大致包括以下几个环节：
（1）各物资使用部门或仓库管理人员根据经营需要填写相应的请购单；
（2）仓库定期核算各类物资的库存量，若库存量已经到达了规定的订货点，仓库要向采购部送请购单，申请订购；
（3）由采购经理进行综合考虑后，再对采购申请给予批准或部分批准；
（4）采购部应该根据已审核的采购申请向供应商订货，并给验收部、财务部各送一份订货单，以便收货和付款；
（5）供应商向酒店仓库发送所需物资，并附上物资发货单；
（6）仓库人员经检验，将合格的物资送到仓库，并将相关的票单（检收单、发货单）转到采购部；
（7）采购部将原始票据送到财务部，由财务部向供应商付款。
2.采购方法
酒店物资采购的方法主要有四种。
（1）直接采购
直接采购是指酒店的采购人员根据上级批准的采购计划或请购单的具体采购要求，直接与供应商接洽，采购所需物资。
（2）预订采购
即酒店的采购部根据采购计划及请购单上的采购要求，选定供应商，并与之签订订货合同，使供应商在规定的时间内将所规定品种、规格和数量的物资送到酒店的指定地点。
（3）一次性采购法
这种采购法就是酒店选择一家实力雄厚、供应物资品种比较齐全的物资供应公司，以批发价向它订购酒店业务所需的大部物资，一次订货，分期到货，以降低采购的成本与费用。
（4）集中式采购
集中采购是酒店采购中常用的一种采购方法，它是指由两家以上的酒店联合成立物资联合采购中心，统一为各个酒店采购经营中所需的各种物资。它的基本做法是：各酒店将需要采购的物资集中报送到联合采购中心，采购中心再将每个酒店的同类需求物资的数量汇总集中向供货商订货，采购的物资在经过统一验收后再分送到各个酒店。
3.采购中需要注意的事项
（1）防止供应商买空卖空
当酒店急需某种物资，特别是比较贵重的物资时，有些商家尽管手中并无这种物资，甚至完全没有供应这种物资的能力，但却仍然与酒店签订相关的供货合同，随后再转而将合同卖给真正有能力供应这种物资的商家，以此来获取收益，或者从市场上东拼西凑酒店所需要的物资，勉强进行供应。如果不慎遇到这样的供应商，酒店会受到许多损失。
（2）防止出现重复付款或超额付款
酒店在向供应商支付采购物资的货款时，一般都会要求供应商提供发票，同时还必须提供经酒店验收人员确认的交货通知单。这些交货通知单对供、购双方来说都非常重要。可以这样说，供应商手中只要掌握有采购方签字认可的交货通知单，就有权利向采购方收取货款。因此，酒店方面在向供应商支付货款的同时，必须要收回这些交货通知单的原件，以避免对方有意无意地重复索要货款。此外还有一些情况会造成己方重复支付货款，比如在验收多种、大量的货物时，需同时签署几份交货通知单，这样就又可能会重复签收同一批货物。而另有一些供应商会因各种原因还会请验收员事后补签交货通知单，而单据中的数量却大于实际收获数量，还有些供应商在酒店验收人员签署的交货通知单上篡改酒店的实际收货数量或货物价格，以此来多向酒店收取货款。对于这些现象，酒店的采购乃至相关的管理部门必须要保持的高度的警惕重视，在要求己方验收人员逐项核对货与单的同时，还要当场签署交货通知单。
（3）防止供应商在交货时以次充好
（4）加强采购凭证的管理
对采购凭证要进行妥善保管，要求做到既能保证采购凭证的安全和完整，又能便于事后的查验。因此，采购部门要注意购物凭证的归档和保管。
（第二节）酒店采购中的物资验收管理
一、验收人员与场所的选择与管理
1.采购验收人员
物资验收必须由专人负责，并经过专门训练。验收人员必须具备以下基本条件：
（1）为人诚实，办事公正，坚持原则，秉公验收，不谋私利。
（2）工作认真，办事细心，工作踏实。
（3）掌握各种相关的专业知识，熟悉酒店的各项规章制度，具有较强的协调能力。
为了保证验收工作的正常有进行，并达到验收工作的预期目的，酒店采购部门必须要赋子验收人员相应的权力。比如验收人员应该有权拒收质量低劣不符合规格的货品，有权抵制任何未经批准的物品采购计划等。
2.验收场所