7.将已经到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同;
8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部进行校对审核,并办理相应的报销或结算手续。
三、酒店原料、物资采购管理制度
1.物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,一般应该以酒店一个季度的消耗量为基准作为库存的底线。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2.坚持“凡国内能解决的不在国外进口,凡本地区能解决的不到外地采购”的原则进行采购。
3.各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4.对于计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,才能进行采购。
5.凡购进物资,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方进行定制或采购。
6.对于高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。
7.从国外购进原材料、物品、商品等,凡需用外汇的,不论金额大小一律必须取得总经理的批准,才能进行采购,否则财务部拒绝付款。
8.对于不按上述规定采购者,财务部以及业务部门的财会人员,应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。
四、酒店原料、物资审查管理制度
1.物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损,应对自然溢损和人为溢损要分别作出不同的处理。
2.自然溢损
(1)物品、原材料、物料采购进仓后,在盘点中出现的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干杂货等,在升损率合理的范围内,可填写相应的升损报告,经主管审查后,视“营业外收入”或“管理费”科目处理;
(2)超出合理升损率的损耗或溢余,应先填写相应的升损报告书,查明原因,说明情况,报部门经理审查,按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。
3.人为溢损
人为溢损要查明原因,根据单据报部门经理审查,按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。
五、酒店仓库管理制度
1.仓库的种类
酒店的仓库一般有以下几类:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒仓、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓,动力部的油库、石油气库,建筑、装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。
2.物资验收
(1)仓管员对采购员购回的物品都要进行验收,并要做到一下几点:
(1)发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不进行验收;
(2)发票上的数量与实物数量不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收;
(3)对购进的食品原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收;
(4)对购进的物品已损坏的不验收。
(2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、型号、规格、单价、单位、数量和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一份交材料会计。
3.入库保存
(1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;
(2)进仓的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有条理、注意整齐美观,不能挤压的物品要平放在层架上;
(4)凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时按数减出,结出余数;卡片固定在物品正前方。
4.保管、抽查
(1)对库存物品要经常进行检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。
(2)抽查
(1)仓管员要经常对所管物资进行抽查,检查实物与卡片或记账上的项目是否相符,若不相符要及时核对;
(2)材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查,要查看账卡是否相符、账物是否相符、账账是否相符。
5.物资发放
(1)领用物品计划或报告:
(1)凡领用物品,根据规定须提前做计划,报库存部门准备;
(2)仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好,做好目录,准备好物品,以便取货人领取。
(2)发货与领货
(1)各部门各单位的领货一般要求专人负责;
(2)领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等)并签名,仓管员凭单发货;
(3)领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单人账;材料会计一份,凭单记明细账;
(4)发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。
(3)货物计价
(1)货物一般按进价发出,若同一种商品有不同的进价,一般按平均价发出;
(2)需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
6.物资盘点
(1)仓库物资要求每月月中小盘点,月底大盘点,半年和年终彻底盘点;
(2)将盘点结果列明细表报财务部审核;
(3)盘点期间停止发货。
7.记账
(1)设立账簿和登记账,账簿要整齐、全面、一目了然;
(2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账户;
(3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再人账,发现有差错时及时解决,在未弄清和更正前不得人账;
(4)审核验收单、领料单要手续完善后才能人账,否则要退回仓管员补齐手续后才能人账;
(5)发出的物资用加权平均法计价,月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份,记账员、部门、财务部各一份;
(6)直拨物资的收发,同其他入库物资一样人账;
(7)调出本酒店的物资所用的管理费、手续费,不得用来冲减材料成本,应由财务部冲减费用;
(8)进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账,发出时按加权平均法计价;
(9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资,于月底估价发放,待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务部材料会计调整三级账;
(10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计;
(11)与仓管员校对实物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、账账相符。
8.档案制度
(1)仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿;
(2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。
六、酒店原料、物资损耗处理制度
1.物资及原材料、物料发生变质、霉坏,失去使用(食用)价值,需要作报损、报废处理;
2.保管人员填报“物资、原材料变质霉坏报损、报废报告表”,据实说明坏、废原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门经理或财务部审批;
3.对核实并获准报损、报废的物资、原材料的残骸,由报废部门送交废旧物品仓库处理;
4.报损、报废由有关部门会同财务部审查,提出意见,并呈报总经理审批;
5.在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。
七、酒店食品采购管理制度
1.由仓管部根据餐饮部门的实际需要,订出各类正常库存货物的月使用量,制定月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购;
2.当采购部接到总经理审批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室需要各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各类物资的最低库存量和最高库存量;
3.为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物应该采取定期补给的办法。
八、酒店能源采购管理制度
1.酒店工程部油库应该根据各类能源的使用情况,编制各类能源的使用量,制定出相应的季度使用计划和年度使用计划;
2.制定实际采购使用量的季度计划和年度计划(一式四份)交总经理审批,总经理同意后交采购部按计划采购;
3.按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及酒店的营业状况,定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量,并填写请购单,交采购部经理呈报总经理审批同意后,交能源采购组办理;
4.当采购部接到工程部油库的请购单后,应立即进行报价处理,将请购单送总经理审批同意后,将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用,一联交能源采购组。
5.超出季度和年度使用计划而需要增加的能源请购,必须另外填写请购单,且要提前一个月办理;
九、酒店仓库物资管理制度
1.酒店仓库的仓管人员应严查进仓物料的规格、质量和数量,若发现与发票数量不符,以及质量、规格不符合使用部门要求的情况时,应拒绝进仓,并立即向采购部递交物品验收质量报告。
2.经办理验收手续进仓的物料,必须填制“商品、物料进仓验收单”,以作为仓库记账的凭证,并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后,所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题,均由仓库负责处理。
3.为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理,应该采用隔天发料的办法来办理领料的有关手续。
4.各部门领用物资时,必须填写相应的“仓库领料单”或“内部调拨凭单”,经使用部门经理签名,再交仓库主管批准方可领料。
5.各部门的预计物资使用计划应在月底报送仓管部,临时补给物资必须提前三天报送仓管部。
6.物料出仓必须严格办理出仓手续,填制相应的“仓库领料单”或“内部调拨单”,并验明物料的规格、数量,经仓库主管签署,审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。
7.仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货,严禁先出货后补手续。
8.仓库应对各项物资设立“物料购、领、存货卡”,凡购入、领用物资,应立即作相应的记载,以及时反映物资的增减变化情况,做到账、物、卡三相符。
9.仓库人员要定期对库存物资进行盘点,发现升溢或损缺,应办理物资盘盈、盘亏报告手续,填制“商品物料盘盈盘亏报告表”,经领导批准,据以列账,并报财务部一份。
10.为配合供应部门编好采购计划,及时反映库存物资数额,并节约使用资金,仓管人员应每月编制“库存物资余额表”,送交采购部、财务部各一份。
11.各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额,由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划,采购部根据请购数量进行订货,以控制库存数量。
12.对于仓管部因未能及时提出请购而造成的供应短缺,责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购,而采购部不能按时到货,责任则由采购部承担。
十、酒店仓库安全管理制度
1.酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外,其他任何人未经批准都不得进入仓库。
2.因工作需要需进入仓库的人员,在进入仓库时,必须先办理相应的入仓登记手续,并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后,出仓时应主动请仓管人员检查。
3.仓库内不准会客,不准带人到仓库范围参观。
4.仓库不准代私人保管物品,也不得擅自将未经领导同意的其他单位或部门的物品存入仓库。
5.任何人员,除验收时所需外,不准试用试看仓库商品物资。
6.仓库范围内不准生火,也不准堆放易燃易爆物品。
7.一切进仓人员不得携带火种进仓。
8.仓库应定期检查防火设施的使用实效,并做好防火工作。
十一、酒店仓库防火管理制度
1.仓库内的物品要分类储放,库内要保证主通道与库存物资有一定的距离。货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。
2.仓库内的照明要采用60瓦以下的白炽灯,不得用可燃物做灯罩,不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备,化工仓库的照明灯具设防爆装置,仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。
3.仓库的总电源开关要设在门口外面,要有防雨、防潮保护,每年要对电线进行一次全面的检查,如果发现可能引起打火、短路、发热和绝缘不良等情况,必须及时进行维修。
4.物资入库时要防止挟带火种,潮湿的物品不准入库。物资在入库半小时后,值班人员要间查一次安全情况,发现问题要及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓,防止物品积热产生自燃。
(第七节)酒店采购部常用管理表格
1.采购表
2.采购登记表
3.供应商商品明细表
4.供应商进货数量统计表
5.供应商变动表