外事活动中，参与者的个人形象非同小可，小则代表公司气质，大则代表国家风度。因此，每一个环节都要高度重视，切不可等闲视之。
人配衣裳马配鞍，衣着是双方见面后的第一视觉落点。公务场合的穿着务求端庄大方、中规中矩，绝不能追赶时髦、过于随意，最佳选择是深色套装、套裙或制服，扣严衣扣，绝不允许绾起袖管或裤角，衣袋或裤兜里也不能多装东西导致鼓鼓囊囊，衣装上的商标要提前揭除。男士西装的最佳搭配是内着白衬衣，穿深色袜子、黑色皮鞋，不穿或少穿羊毛衫，全身衣着颜色不宜超过三种。特别提醒的是，此种场合绝对不能穿夹克衫、牛仔装、运动装、旅游鞋等休闲类服装。而外事活动的社交场合，如宴会、舞会、晚会等活动，着装尽可突出个性，可穿时装、礼服或民族服装，反而不宜穿制服或便装。
在外事场合，化妆与个人爱好无关，体现的是对他人必要的尊重，既是仪表问题，也是原则问题。既然是原则问题，就一定要遵守以下原则——一是淡妆为主。注意，这种场合化的是工作妆而非舞台妆，主要特征是简约而清雅，给人以自然、得体。二是力避大量使用芳香型化妆品。通常的判断标准是如果在三米开外身上的香味仍被对方嗅到，即为不适用量。三是不许当众化妆或补妆。特别是不能在工作场合或普通关系异性面前有上述行为，否则会被认为有失庄重。
言谈举止是紧密相连、不可分割的两个环节，是一个人精神面貌和内在气质的真实写照。谈吐的精要之处在于语言文明、语调柔和、语速适中；称呼客人时使用尊称、敬称，不用昵称、别称；交谈内容要紧扣会谈主题，做到内容双方同有兴趣，气氛欢快轻松，绝对不能涉及对方隐私、敏感话题或无厘头的八卦消息。学会发问和倾听非常重要，既不抢话，也不冷场，更不能面带倦容、哈欠连天或者不时看看手表，男士不要加入女士范围谈话，如被女士特邀过来，也务必以倾听为主，不能口无遮拦，随意玩笑。
举止是形体语言，是一个人综合素质的直观反应，只有依靠日积月累的修养，才能滋润出优雅、大方的举止，临时模仿充其量落得一个东施效颦般的尴尬结果。在外事场合，接待人员要站如松，不能有探脖、塌腰、耸肩、弯腿、抖脚或双手插腰及放在裤袋里的多余动作；坐如钟，不能前倾后仰、歪扭身躯、翘起二郎腿；行如风，步态稳健、轻松敏捷，不能歪肩晃膀、扭腰摆臀。特别忌讳的是当众搔头皮、掏耳朵、抠鼻孔、剔牙、咬指甲、打哈欠，咳嗽、喷嚏时务必以手掩面，绝不允许正面对人。