淄博市淄川区国资局 王小茜
庞敦之同志在省直行政事业资产管理信息系统建设培训会议上的讲话中指出：通过2007年资产清查，各部门摸清了资产“家底”，健全了内部管理制度，完善了监管职责，规范了管理程序，资产使用效益进一步提高。与此同时，大家在工作中创造出很多好的管理经验和做法。例如，实行岗位责任制，将资产管理落实到岗、到人；实行目标管理责任制，强化内控和考核；实行资产调剂利用，推行资产共享共用；实行以存量资产为基础的预算编制制度，严格控制新增资产支出；等等。因此，为了进一步加强资产管理的规范性、提高资产使用的效益性，按照财政部统一部署，决定在全省范围内推广应用“山东省行政事业资产管理信息系统”。该系统严格按照国有资产管理的有关规定，综合各部门在实际工作中总结出来的经验，将国有资产管理按照“财政部门—主管部门—行政事业单位”三个层次的管理体制建立起来。解决了以前长期存在于国有资产管理方面的许多问题，比如有些学校和卫生院固定资产种类多，数量也多，日常管理非常不便，主管部门对其资产具体情况也不甚清楚，不利于统一管理和采购。该系统的推出，既方便了各部门日常管理和操作，又方便了主管部门和上级单位的检查和监管。
在省厅的统一部署和号召下，上半年各单位各部门均已按照要求配备了硬件设备，安装调试好资产管理信息系统，并将2009年数据及报表录入了系统。接下来，就是如何利用资产管理信息系统进行资产的日常管理工作。
一、资产的新增、出租、出借、报废及设备维修等全部通过系统，提高了效率，便于存档
系统推行以前，各单位资产增加、变动、出租、出借、担保、对外投资及土地房屋使用、资产处置、置换、收益登记、资产清查及设备维修维护的时候都要填写这样那样的表格，一层层的上报，一级级的盖章，时间长，效率低，需要保存的备查资料也过多。举个简单的例子，比方说农广校要报废几张课桌，需要把待报废课桌的基本信息全部填写到对应的表格上，然后由单位资产管理负责人报分管领导，分管领导报单位负责人，单位负责人同意签字盖章后，再由单位资产管理负责人带着这些表格，报送其主管单位农业局的资产管理负责人，农业局的资产管理负责人，再报送其分管领导，其分管领导审阅后报送农业局负责人，审阅通过签字盖章后，再由农业局资产管理负责人报送国有资产管理局申请报废。在这个过程中，有任何一环出现问题，比如农广校资产管理负责人去找农业局资产管理负责人第一次没找到，就会延长本来就过长的处理时间。按照原来的规定进行资产的日常处理，虽然是严格按照相关规定的要求，但是浪费资源、效率低下，与如今提倡的高效政府相违背。基层单位将资产全部信息录入系统后，再进行这些操作的时候就简单易行得多，只需由资产管理员进入系统的相关菜单——资产管理、申请申报、设备维修、资产收益等，选择相关资产进行操作，再报资产管理负责人进行归口审核，通过后由财务审核员进行财务审核，然后报主管部门，由主管部门依次审核后，报财政资产管理部门审核，此过程只需电话联系相关负责人之后就可以，而相关资料都保存在系统中，随时可以查询。既提高了办事效率，减轻了相关人员工作负担，又便于存档，方便日后查询。
二、资产责任到人，增强了工作人员的资产管理意识，更好地保证国有资产不流失
按照国有资产管理的相关规定，单位的每项资产都应该责任到人，但由于执行上的难度，很多单位都没有做到或者真正做到责任到人。这样来，责任到人这项规定督促工作人员爱护国有资产，防止国有资产流失的作用就无法发挥。单纯靠资产负责人来日常维护国有资产，进行资产的维修维护及处理相关问题，会大大增加其工作量，工作不能及时完成、问题不能及时处理的可能性也大大增加，更加不利于保障国有资产不流失。例如，农机局的一台联合收割机在秋收的时候突然出现了故障，需要尽快维修，进行粮食抢收，但资产管理负责人正在处理其他同样紧急的事务，无法抽身处理联合收割机的维修事宜，因为没有责任到人，其他人特别是使用人都觉得这不是自己的业务范围，皆不去处理，只等着资产管理负责人去处理，即使资产管理负责人在秋收结束之前及时联系维修服务人员将收割机修好，可是还是耽误了不少时间，而粮食抢收要求的是越快越好。系统推行后，按照系统资产信息的录入要求，每项资产强制要求填写使用人，各单位可以通过系统的“辅助功能”打印出条形码标签，标识在对应资产上，并在系统中给各个使用人设置资产管理员登录账号，设置其管理权限和操作权限，使用人通过其账号登录系统进行资产的维修维护及报废等操作。让使用人参与到资产管理中来，才能真正做到资产责任到人。既减轻了资产管理负责人的工作量，又调动了工作人员爱护国有资产、保护国有资产不流失的积极性，增强了其资产管理意识。像上面提到的农机局联合收割机秋收期故障问题，故障出现的时候，使用人及时填写维修单，审核通过后就可以进行维修，既节省了时间，又提高了效率。而且，在某项国有资产出现问题时，在系统中查询其使用人是谁，就可以落实责任，解决问题，需要追究责任的，也可以及时追究相关人员责任，要求赔偿。
三、全部资产的相关信息全部录入系统，方便查询和使用
由于带有固定资产管理模块的财务软件价格比较昂贵，而很多行政事业单位固定资产又不是很多，考虑到节约型政府的有关要求，大部分行政事业单位的固定资产都是手工记账。在基层单位原始数据录入阶段，有些单位的财政专网没有调试好，为了不影响录入工作的进度，请示过单位领导后，将固定资产账本带到财政资产管理部门进行原始数据地录入。以某一小学为例，其校舍规模不大，但固定资产账却有4本，每本3厘米厚，重1公斤左右，但资产只有几十条而已，在比照账本逐条录入原始数据的时候，即使有两个人相互配合地录入，还是出现了遗漏，而且几十条资产全部完整无误的录入完毕，也用了近一个小时的时间。这还是规模较小的单位，规模大的单位固定资产账本动辄就十几本，如果在平时的工作中，领导做决策的时候需要相关数据的支持，请资产管理负责人提供一下。而资产管理员需要在很短的时间内，查询到相关的信息，统计分析出相关的数据，报送领导，其得出数据的准确性就不能得到很好保障。利用系统的查询和统计分析功能，在全部资产信息完整录入系统之后，可以自由地查询和统计分析条件，快速准确地得到相关数据，而系统自动生成的图表，则为领导做决策提供了更加直观的依据。在系统提供的数据和图表的支持下，做出的决策，不仅准确度得到保障，而且更有说服力，同时也能使领导决策有章可循、有据可依。
另外，通过基层单位原始数据录入阶段的资产清查发现，很多行政事业单位的资产部门分布不均，有的部门闲置资产过多，有的部门资产不够用，正在申请购置所缺的资产，而其所需要资产大部分都是其他部门闲置的，这种情况大多是由于各部门之间人员调动或者办公室调整等原因造成的。由于单位大、资产多、固定资产账复杂或者不完善等一系列原因，在日常工作中，各单位资产管理负责人并不能及时地了解到这些情况，为了不影响资产缺少部门的正常工作，往往会重复购置资产，造成资产和经费的双重浪费。而全部资产信息录入系统之后，哪些部门资产过多，造成资产闲置，哪些部门资产不够用，都可以一目了然。这样来，资产管理负责人就可以及时地将资产在部门之间进行调剂，将闲置的资产充分地利用起来，把节省下来的经费用到其他更加重要的地方，减少开支，减轻财政负担。
四、财政资产管理部门翔实了解所辖地区全部资产情况，有利于监督管理
由于各种原因的限制，系统推行以前，财政资产管理部门并不能了解各基层单位资产的具体情况，比如资产具体数量，各资产的价值、购置时间、使用状况等，这样就给那些企图侵吞国有资产的人留下了可乘之机。但是，即使让各基层单位将其固定资产清单定期报到财政资产管理部门，也不可能让财政资产管理部门的工作人员将各基层单位的清单各期的条目进行一一比对，检查有无私自篡改、弄虚作假的情况，因为工作量实在太过巨大，相当耗费人力，不仅造成人力资源的浪费，还有可能影响正常的业务。财政资产管理部门以前对基层单位国有资产的监管，只能依靠定期检查和不定期抽查，不系统也不连贯，监管的力度和监管的效果都不甚理想，并不能很好地行使其职权。现在，各基层单位的资产信息已经全部录入了系统，生成的报表也已报送财政资产管理部门审核通过。财政国有资产管理部门可以通过系统的统计分析功能，对各单位的资产进行分析，也可以将各单位的资产进行相互比对，检查是否有不正常的地方，如发现问题，可通过系统管理员的身份进入系统，将问题单位的密码进行修改，进入其单位的系统页面详细地查看各资产条目，确认是否有问题存在。通过资产信息管理系统，财政资产管理部门可以随时对各基层单位的国有资产进行监管，及时地发现问题，大大提高了防止国有资产流失的保障力度。此外，该系统的数据可与决算数据相对比，核对各基层单位录入数据及报表的准确性，如有基层单位在年末因为某些原因而私自调整录入系统的报表，通过“过录分析”与决算报表相比对，可以精确地查找出其修改的部分，不仅给监管提供了依据，而且大大提高了监管的效率。
利用资产管理信息系统加强资产管理是具有实际意义的。第一，资产的增加、变动、出租、出借、担保、对外投资及土地房屋使用、资产处置、置换、收益登记及清查这些日常操作都可以通过系统来完成，从基层单位的角度，既符合了国务院有关无纸化办公的要求，又提高了工作效率；从主管部门和财政资产管理部门的角度，可以全面掌握基层单位资产的基本情况，随时了解其资产的变动情况，及时地收缴资产收益，系统地监督国有资产的运行和使用情况。第二，基层单位全部资产信息录入系统，基层单位、主管部门及财政资产管理部门的相关负责人均可以完整地查看其对应职权范围内的资产信息，这样就可以及时将资产在各科室、各下属单位、各基层单位之间调整，将闲置的资产充分利用起来，可以大大提高国有资产的利用率。避免出现有的单位闲置了大量的资产，而有的单位资产不够用，不停地打报告到政府采购要求尽快购买的情况。由此看来，利用该系统不仅可以将国有资产充分地利用起来，还能减少政府采购的重复采购现象，减少其工作量，而且还能合理的减少预算，减轻国库的压力。第三，该系统对每项资产都要求设置一个使用人，并且可以设置由各个使用人负责其所使用资产的日常维修、维护及收益的上报。通过设置，使每项资产都落实到人，特别是落实到资产的使用人，某项资产出现任何问题，都可以迅速地找到责任人，及时地解决问题，尽快使资产恢复到正常使用状态，是人为原因导致资产出现问题的，也可以及时地追究责任。间接地督促使用人在使用资产的时候自觉地爱护资产，注意资产的日常维护，有助于减少维修维护支出，节省经费，在保证国有资产不流失方面也有一定作用。第四，在系统推行之前，大多数行政事业单位的固定资产都是手工记账的，账页多，账本厚，而且固定资产账本都是用完才更换的，不像银行日记账之类的是每年更换一次，由于负责记账的会计更换、交接等原因，导致固定资产账本除记账人之外其他人很难看懂，即得到想要的信息，使其失去了提供信息以供分析进而做出决策的作用。资产管理系统的格式化录入要求，使所有资产都按照统一的标准录入，任何人都可以清晰地了解到关于某项资产的各个基本信息，其自带的统计分析系统，可以按照要求，做出个性化的分析图表，为领导做出决策提供真实有效的信息。第五，财政资产管理部门在系统推行以前，只能掌握到各个单位固定资产的总价值及各类资产的价值，对于基层单位有多少项资产、资产使用方向、资产的使用状况以及资产收益的具体情况不了解。了解不到真实具体的信息，在监管的时候，就会有无从下手的感觉，监管工作很难开展，监管不到位、监管不力的情况发生的可能性就大大增加，给那些想要侵吞国有资产的人提供了机会。如今，基层单位的资产全部逐条录入系统，并与决算核对，保证了信息的准确性和真实性，任何基层单位的任何资产有任何变动，财政资产管理部门通过系统就了解得到，这样监管才会有地方着手，不盲目，有针对性，才能更有效地通过监管，保障国有资产不流失。
总之，虽然山东省行政事业资产管理信息系统推行时间不长，还存在这样那样的技术问题，各基层单位对系统的了解还不够深入，操作还不够熟练。但是其对加强国有资产管理的作用是毋庸置疑的。通过在实践中不断改进、不断完善，该系统在保障国有资产不流失、提高国有资产利用率方面的作用，将会越来越大，成为国有资产的“好管家”。