书城管理不懂带团队,你就自己累
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第14章 高效团队的沟通方法(3)

仔细观察,我们往往会发现这样一个现象:在善听者和善说者之间选择,人们更喜欢善听者,因为人们都喜欢发表自己的意见,希望自己的意见能得到他人的认可。所以,一旦有机会表达,他们就会尽情地把想说的话都说出来。如果你在此时能静静地听他们说,不失时机地点点头,或者说上几句鼓励的话或者问一些问题,那么他们会觉得自己的想法很有价值,这时候他们会充分表达自己的想法,从而达到有效沟通。做个倾听者还能给对方留下和蔼可亲、值得信赖的良好印象。反之,一个不善于倾听的人,总是留给人主观武断的印象。例如,在现实生活中,有的领导干部,无论在什么场合,总喜欢自己侃侃而谈,从来不在乎别人的感受;也有些领导,下属汇报工作时,刚开了个头就截断人家的话茬,即使是去征求意见,也常常打断人家的话头。还有的人做思想工作,没等人家说明原因,便匆忙截住,开始给大家讲道理。这样会使大家感觉很憋闷,不舒服。这样的领导长期不注意这种不良的习惯,会慢慢变得没有人缘,下边的员工也不愿意向他说心里话,他再也听不到真实的情况。

一把坚实的大锁挂在大门上,一根铁杆费了九牛二虎之力,还是无法将它撬开。钥匙来了,它瘦小的身子钻进锁孔,只轻轻一转,大锁就“啪”的一声打开了。大铁杆很是纳闷,便问钥匙:“钥匙,你怎么能打开这么大的锁呢?”“因为我了解它的心。”钥匙说。

钥匙了解大锁的心,所以,它能轻而易举地把大锁打开。这也启发我们在沟通的时候一定要多倾听,了解对方是怎么想的,然后告诉他,他该怎么办。否则人就像是这个大铁杆一样,不了解铁锁的心,不论怎么做,都打不开那道心门。

协调使工作更美好

每个成员都希望自己所在的工作环境是和谐、轻松和愉快的,这样的工作氛围不是哪个企业生来就有的,它是每个员工积极主动地创造出来的。这样的环境不仅使员工工作愉快,工作效率大大提高,也会使团队的发展更加顺畅。要想创造这样的环境不仅需要企业负责人积极地宣传、引导,更需要员工积极地去协调各方面关系,为自己、为企业营造这样的良好氛围。

首先企业员工应该协调好和上司的关系。在与上司交往的时候应注意以下几个方面。

1.要尊重上司

作为下属,不管你职位如何高,都不能忘记:你的工作只是协助上司完成经营决策;你不是决策者。即便上司的决定,你不是很满意,甚至和你的意见南辕北辙,你也不要鲁莽地顶撞上司,要相信上司的判断力。当你想要提出自己的意见时,可以寻找一个恰当的机会提出来。如果你的意见没有被上司采纳,并且没有继续提出的必要,你就应该完全放弃自己的意见,全力去执行上司的决策,完成上司的计划。

尊重上司,不仅尊重他的决策,还要尊重他的一些合理习惯。不同的上司有不同的性格,有的健谈,有的不善交际;有的性子慢,有的性子急;有的上司作风专制,有的上司作风民主。无论上司的习惯你是否喜欢,都应该尊重他的习惯。这样上下齐心,才能把工作做好。

2.要服从上司

上司是决策者,所以,上司的命令一定要服从。服从上司的命令,才能赢得上司的信任,给上司留下一个良好的印象,在长期的交往中,就能和上司建立良好的关系。到这个阶段,当你有什么好的建议,提给上司,上司就可能给你提供发展平台,让你去做,这样就有利于工作的顺利开展。否则,不服从上司,凡事都要跟上司讨教讨教,那么,这个人在这个公司就待不了几天,更不用说得到上司的赏识,进一步获得发展的机会了。

3.学会主动解决问题,不让上司头疼

上司是个决策者,所以,员工在工作中发现问题时,不要去问上司,而是要先自己找到解决方案,然后让上司去决策。这样上司工作起来就感觉很顺畅,员工也因此给上司留下良好的印象。当公司出现一些问题,如果你有能力解决,积极帮助上司解决这些问题,上司也会一点点地赏识你了。那么,工作就会顺畅。

企业员工应该协调好和同事之间的关系。我们每个工作日的大部分时间都是和同事们在一起的,和同事建立良好的关系,不仅能营造良好的工作氛围,也能从同事那里获得帮助,使自己的工作取得更大的进步。协调和同事的关系可以从以下几方面着手。

(1)有宽容的态度。谁都有犯错误的时候,如果同事或有意或无意冒犯了你,不要太在意,首先让他知道你认为他错了,然后,就不必计较太多。这时,你的同事内心会感到一种愧疚,总有一天他会回报你。当然,如果遇到了一个蛮横无理,占了便宜还卖乖的同事,也不必容忍,否则,他会认为你懦弱,会得寸进尺。可以不理会他,以后避免和这样的人接触,尽量不要把矛盾闹大。否则,人和人之间有了结,就不好化解了。

(2)要懂得与人方便。俗话说:“与人方便,与己方便”。你可以在举手投足之间帮助他人,你可以多替他人着想,这样同事之间才会关系和睦。否则,如果你处处想着自己的利益,不顾及他人的想法,就可能会受到他人排挤,不利于你工作的开展。

(3)要诚信正直。诚信正直是一个人的基本道德品格。一个诚信正直的人才会得到大家的尊重,才值得大家的信任,才会建立良好的人际关系。否则,工作常失信于人,做背弃信义的事情,为了私利颠倒黑白,那么,这个人就不会得到大家的信任,就会受到排挤。

(4)敢于承认错误。有时候,同事之间闹了矛盾,如果大家都碍于面子谁都不去主动化解,那么一个小小的矛盾就会转化成大矛盾。如果自己做错了事情,就要勇敢地承认错误,每个人都有包容心,他们不仅会原谅你,还会和你建立良好的人际关系。当你没有错误的时候,为了化解矛盾可以找到自己做的不妥的地方,主动和同事和好,同事看你如此大度,便会自动承认错误,以后还会更加尊重你。和谐关系是非常宝贵的,不要因为一些鸡毛蒜皮的小事破坏和谐关系。

最后,企业员工要和自己的客户或者合作伙伴建立良好的关系。如果你和一个股票公司的老总关系很好,那么,当你想要炒股的时候,就可以咨询他,他也许会给你提出更多好的建议,或者介绍你给他的朋友,这样,你的人际圈会扩大,你成功的机会就会更大。

要想和客户或合作伙伴建立良好的关系,就需要从以下两方面入手:

①常主动热情地联系客户或合作伙伴。即便是以前的客户或合作伙伴也不要忘记联系。也许哪一天你就需要他们的帮助。你总是和他们主动热情地联系,那么,对方也会热情地回应你,和客户或合作伙伴吃个饭,下个棋,过节的时候给客户或合作伙伴送个祝福,送个小礼物,这都会增进和客户或合作伙伴的关系。长此以往,便能建立良好的人际关系。②对客户或合作伙伴负责。有责任,双方才能长久互信。如果没有责任,工作上出了问题,溜之大吉,双方就不会建立关系,更不用说是友好关系了。凡事用负责任的态度去对待,会赢得客户或合作伙伴的信任,有利于建立友好关系。

如果每个团队成员都能做到和上司、同事、客户或合作伙伴建立和谐友好的关系。那么,人人都能做到轻松愉快地工作,工作效率会大大提高,那么,整个企业运作就会非常顺畅,发展必然顺利平稳。

沟通障碍及克服措施

现代社会信息高速发展,在现代企业中,人和人之间,部门和部门之间,企业的上下级之间,以及其他各个方面之间,特别需要双方进行沟通,互相理解,互通信息。但是,在现实生活中,人和人之间却常常隔着一道道无形的“墙”,阻碍了彼此的沟通。无论现代化的通信设备有多么的神奇,却无法穿透这个看不见的“墙”。如果沟通的渠道长期阻塞,信息交流不畅。那么就可能造成员工感情不融洽,关系不协调,就会影响工作,甚至使企业每况愈下。

以下因素能造成沟通障碍。

1.个人因素

(1)偏见。每个人对他人都有一个第一印象,这种第一印象先入为主,总是影响到之后的交往。例如,一个人看另一个人尖嘴猴腮,那么,他就会在心里认为这个人是个奸猾小人。之后,在谈吐中,就会越看这个人越奸猾。同样,如果第一印象感觉彼此谈不到一起,就会影响到以后的交流,造成沟通障碍。

(2)武断。人做事可以果断,但却不能优柔寡断,也不能武断。判断事物是需要讲求凭证的,说话要有依据,没有道理、没有根据的话只会误导他人,给沟通造成障碍。

(3)缺乏兴趣。因为对谈话内容缺乏兴趣,有些人就会心不在焉,听不明白别人说话的内容,所以,就可能出现答非所问,造成沟通障碍。

(4)自我表达困难。这是指个人表达不清楚,语言表达困难。

(5)地位。因为每个人的职位地位不同,看待事情的角度就不同。例如,老总要从宏观角度去考虑企业的发展,而员工则更多地从个人角度考虑问题。这样在理解问题的时候就可能有差异,就会造成彼此沟通障碍。

(6)文化差异。生活在不同文化背景下的人们考虑问题会有差异,这种差异会影响到人们看问题的角度,就可能造成沟通差异。

(7)缺乏理解。因为谈话双方不能互相理解,总是喜欢站在自己的立场上去思考问题,就往往造成误解。

(8)个性。每个人都有每个人的性格,有的人泼辣,有的人温柔,有的人行事严谨,有的人做事草率,性格不一样的人看问题就不同,例如,严谨的人讨厌草率,而草率的人则认为严谨的人太过认真。

2.人际因素

人际因素主要包括沟通双方的相互信任程度和相似程度。

沟通是发送者和接收者之间“给”和“受”的过程。信息传递是双方的事情,而非单方面。所以,沟通双方的真诚和信任程度对沟通起着至关重要的作用。上下级之间,同级之间的员工如果多了猜疑,那么,就会减少坦率交谈的机会,也就不可能进行有效的沟通。沟通的准确性和沟通双方间的相似性有着直接的关系。如果沟通双方的性别、年龄、智力、种族、社会地位、兴趣、价值观、能力等方面都非常相似,那么,他们之间沟通起来就会更容易理解彼此,更能达到有效沟通。

3.结构因素

信息传递者在团队中的地位、信息传递链以及团体规模等结构因素也会影响到有效沟通。人们常常会发现,地位的高低不同会影响到沟通方向和频率。例如,人们都愿意和地位较高的人沟通。地位悬殊越大,他们之间沟通障碍就会越大;信息传递层次越多,它到达目的地的时间就越长,信息失真率就越高,越不利于沟通。组织机构庞大,层级较多,也不利于信息沟通的及时性和真实性,影响沟通。

4.环境差异

谈话的环境可能影响到沟通,造成沟通障碍。例如,整洁的环境、开放式的办公环境等都会影响来访者的知觉。

面对沟通中的困难,我们该怎么克服障碍,实现有效沟通呢?

第一,要提高沟通时心理承受水平,克服沟通障碍。例如,在和他人沟通中,认真地去感知,集中注意力,以便准确地传达或理解信息,避免因为信息传递不准确造成沟通障碍。在沟通中提高思维能力和水平,迅速理解谈话的内容或者传递的信息,以便对方准确接收或表达。与他人谈话要镇定自若,创造一种相互信任、和谐轻松的沟通氛围,以便更好地沟通。

第二,准确使用语言文字。语言文字使用是否恰当直接影响到沟通的效果。使用语言文字时一定要简洁、明确,叙事说理要言之有据,条理清晰,富含逻辑;措辞得当,通俗易懂,不滥用辞藻,不要讲空话、套话。尽量少用专业术语。在沟通时可以借助手势语言和表情动作,增强沟通的生动性和形象性,使对方容易接受。

第三,学会有效的倾听。有效的倾听能增加信息交流双方的信任感,是克服沟通障碍的重要条件。在倾听的时候多和他进行目光接触;偶尔点头或提问,表示自己在认真听;不要做小动作,以免使对方分心;不要妄加批评和争论,尽量做到求同存异。

第四,缩短信息传递链,拓宽沟通渠道,保证信息的双向顺畅沟通。

第五,尽量根据谈话内容选择谈话环境,以助于实现良好的沟通。

总之,100个人对一个问题会有100种理解,理解很容易产生偏差!我们可能受各种因素的影响,导致我们的分析、理解出现偏差。为了尽量减少偏差,我们在和他人交流的时候应该多提出自己的疑问,不放过任何一个产生疑问的问题,不以自我为中心,多从对方的角度考虑问题,从而尽量避免产生误解,给彼此的沟通带来障碍。沟通出现障碍是不可避免的,只要我们积极去努力,就能最大化地正确理解对方的意思。