按照台资厂的惯例,新进厂人员到岗后,要去相关部门实习一段时间,等熟悉全厂的运作流程后,才可以正式上岗。
柳絮正式上班后,洪小姐先安排她去制造部门实习,外贸业务必须要熟悉生产流程,这样才可能准确地给客户核算成本,以及跟催生产进度,回复交期,等。
在制造部实习期间,柳絮每天都在不同的流水线上学习产品组装,测试,包装等程序。根据洪小姐的指示,柳絮白天结束实习后,晚上要写实习报告,交给她审核。她这样安排的目的,就是想考核柳絮的工作态度以及接受能力,这些考核也是日后评审她能否通过试用期的重要依据。
制造部车间生产的连接器产品与大成厂的产品类似,生产工序都差不多,只是规格略有不同。
由于熟悉产品工序,柳絮在车间实习那几天感到很轻松,每天晚上的实习报告写得很顺利,写好了后就交给洪小姐审阅。
起初几天,洪小姐对她还算客气,柳絮每次交实习报告时,她总是关心地问:“你对这里的生活还习惯吧?”
“你在车间实习,车间课长和组长有没有为难你呢?”
出于对上司的尊重,柳絮每次向她汇报时,总是报之以礼,告诉洪小姐说她对大豪厂的生活环境和工作环境很满意,还有车间管理人员对她也很热情,等。
洪小姐听完她的汇报后,脸上始终挂着温和的笑容。柳絮从她的表情中,丝毫看不出她是脾气很坏的女人,也不理解那天在会议室,她和阿丽,阿彤怎么会吵得那么凶?
带着这些疑问,柳絮每天按部就班地实习,写报告,汇报实习进度。
如此过了一个星期后,洪小姐先后安排她去品管部,采购部,工程部,研发部和生管部,等相关部门各实习了一天。每天的安排都一样,白天实习,晚上写实习报告。
因为工厂有这样的实习制度,加之洪小姐提前给相关部门的领导打了招呼,当柳絮去相关部门实习时,那些同事对她都很客气。每次她遇上不懂的问题,他们总是热情地给予指导。
两个星期的实习期结束后,洪小姐让柳絮回到办公室上班,开始了正儿八经的外贸业务生涯。
洪小姐让她坐在以前的外贸业务的位置上,安排阿丽指导她熟悉业务流程。
阿丽脾气很好,做事很有耐心,她先教柳絮学习外贸的基本功,那就是打报价单和形式发票。制作这两种文件是外贸业务的基本功底,在与客户沟通时,这两种文件是最重要的,因此,所有外贸业务必须熟悉这两种文件的内容,格式,制作程序。
首先,打报价单和形式发票需要参考工程图纸和原材料单价表,这样不仅可以让业务员了解核算成本的流程,还可以熟悉产品的生产工艺和原材料的成本。
大豪厂产品的体积很小,但是每款产品所用的材料却有很多,比如:塑胶料,包装带,连接头,芯片,线材,包材等,总共有几十种之多。
核算单价时,需要按照工程图纸上所列出的每款材料的用量,然后乘以单价,再加上生产损耗,材料成本,管销成本,运费,然后根据客户订单数量的大小,算出利润点数,最后才能定出产品的出厂价。
熟悉大豪厂的报价流程后,柳絮发现工厂的报价方式与南城那家外贸公司完全不同。外贸公司的单价表都是客户提供的,核算时只需加上公司的利润点就行,核算起来很简单,相比之下,工厂的成本核算过程要复杂些。
当时有很多客户都是批发商,他们每张订单都会有几十种产品,如果型号不同,颜色和长度也不相同,因此算出来的价格也不一样。
核算成本的过程很繁琐,因此要求慎之又慎,如果不小心看错了长度或颜色,就有可能造成生产错误,带来的后果将会很严重。
工程图纸上的工序都是用代码来表示,包括颜色,长度和包装方式,材料配件,等。如果不熟悉那些代码,就很容易出错。
柳絮刚开始看那些工程图纸时,觉得就像看天书一样,根本不知道那些阿拉伯数字表示是什么意思。
由于一下子记不住那么多代码,每次核算价格时,她总是忙得晕头转向的。算完一张报价单后,她担心出错,总要看了一遍又一遍,确认无误后,再交给阿丽检查一遍。直到阿丽查不出错误,她才敢交给洪小姐审核,等她审核通过后,才可以发给客户。
如果客户确认了价格,下正式订单后,业务员要给客户打形式发票。客户签回形式发票后,按照国际贸易的惯例,要请客户先支付订金,收到订金后才能安排生产。出货前要付清余款,然后才能通知船务租船订舱。
跨国贸易有很大的风不险,为了规避不良货款,因此老板要求出货前一定要收到尾款,否则就不能安排发货。众所周知,近几年国际贸易中不良货款发生率有了很大的上升,在货款支付问题上出现了很多诈骗案例。
柳絮在大豪厂上班期间,就曾遇到过被诈骗的经历,这个案例将在后续的章节中讲述。
外贸部办公室人员中,除了船务和文员外,其他人的英语水平都很好,无论是口语还是书面写信,可以说都是顶呱呱的。
柳絮第一次身处纯英文的工作环境中,终于理解当初李明对她的顾虑,他担心她的英文水平跟不上工作进度。
果不其然,正式接手外贸流程后,她发现自己的英文水平与实际的工作需要确实有很大的差距。
想起以前找工作时,由于英语水平有限,她受尽白眼,被人羞辱,如今有了这么好的工作机会,她下定决心要好好珍惜,找机会多多学习英语,争取尽早提高听说和写作能力,争取像洪小姐和阿丽,阿彤那样,可以流利地和外国客户交流。