书城心理学工作压力会伤人:高效经理人压力管理技能培训
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第27章 谁偷走了查特的时间

被盗经过

六月间某个星期二上午大约7:30.在诺理斯公司工作的查特经理驱车奔向六公里之外的诺理斯公司的中心工厂。今天的天气很好,太阳初升,清凉的晨风扑面而来。从家到工厂大约需要20分钟的时间,在这一段时间里查特可以不受打扰地思考一下工厂的事情。

诺理斯公司拥有三个印刷厂,在全国各地都有自己的业务。公司大约有350名员工,有一半的员工在中心工厂。中心工厂是诺理斯公司最大的生产基地。公司的核心机构也设在中心工厂。

查特毕业之后就在诺理斯公司的西厂做一般的管理工作。三年后,诺理斯被提拔为产品监察员,两年之后,诺理斯又被提拔为西厂的经理助理。又经过了四年,诺理斯被调到中心工厂做经理助理过了一个月,中心工厂的经理退休,诺理斯就被提升为经理。

查特的心情很好。他提高了车速,轮胎在高速路上的发出轻微的嗡嗡声。各种各样的念头冲进他的脑子里,他自言自语道:“今天一定能完成这些事情。”

他开始考虑一天的工作,首先是第一个项目,然后是另外一个,并且将这些事情都安排了先后顺序。几分钟之后,他确定其中一个项目是最重要的,并且也是最紧急的。他皱眉想了一下,回想起上周五副总裁兼总经理曾经很不经意地问他对这个项目是否有新的想法。查特意识到他最近还没有认真思考过这个问题。三个多月以来,他一直打算深入思考这个问题,但是总是被其它一些突然出现的事情打断。“我一直没有足够的时间坐下来认真地想这些问题,”他想,“我最好今天就做好这件事情”。想到这里,他开始认真思考这个项目的目标、完成的步骤等。将重要的几条原则和大致可以节省的成本大致估算了一下之后,他高兴地笑了。“就是时间晚了一些,”他对自己说:“这个办法在很早以前就应该实行。”查特记得他在一年半之前就有了这个项目的初步想法,那应该是他离开西厂前的事情了。他已经同当时西厂的经理和老板都提出过自己的想法。两个人都觉得这个想法值得进一步考虑。但是由于调动工作,这个想法就搁置起来了。

旁边巨大的车笛声让他吓了一跳,但他的思路很快就回到工厂其它需要实施的项目上。他开始想从西厂运输硬模的更加简单的步骤,想象他办公桌上的留言条,思考着如何通过清册分析来区分一些运输较慢的原料、如何对包装的步骤进行改造,思考设计一套新的程序的必要性。他还打算今天在办公室装上打印机,这样不用跑出去就可以打印一些表格。还有其它的几件事情他一时想不起来,但这些事情可以安排在午饭后去做。“就这样,”他自语道:“今天就做这几件事。”

一到公司的停车场,查特的思绪就被打断了。一到工厂,他就感到厂子里好像出了什么事情。因为他看到仓库的主任艾尔面带烦恼。“今天上午很不错吧!”查特很高兴得跟艾尔打招呼。

“不太好,查特;新来的那个伙计今天上午没来。”艾尔很不满地抱怨。

“之前他没有跟你联系吗?”查特问。

“没有”。艾尔回答道。

查特皱起眉说:“仓库的管理人员认为,如果他们不来就由你来负责,他们不来的话,最好找人事部门给他们打电话。”

艾尔犹豫了一下说:“好吧,查特。你能帮我找个人吗?我今天要卸两车货。”

临走的时候,查特说:“我会在半个小时内给你打电话,我会通知你的。”

在心里记下这件事情之后,查特向办公室走去。他向围着办公室主任马瑞琳的职员们打了招呼,他们正在讨论今天的工作计划。会议结束后,马瑞琳拿起几个卷曲的样本给查特看,问是否就这样运走还是有必要检查一下。查特还没来得及回答,马瑞琳接着问是否另找一个人做密封机的操作员,因为原来的人生病了。她还告诉查特,工程师基恩打电话过来,请他回电话。

查特告诉马瑞琳将样本运走,并且记下办公室需要一个密封操作员,然后拿起电话给基恩打电话,他答应午饭前到办公室去找基恩。放下电话后,查特开始对工厂进行每天的例行检查。他询问了每个主任正在进行的工作的数量和种类,出勤的人数,定额完成的情况,下一步要进行的工作,并帮助折叠车间的主任找到一个空间来临时放置一车货物;他与一个工作较差的印刷工人讨论了质量控制的问题;他安排了四个人暂时到其它部门去帮忙,其中有两个去艾尔的仓储部。他与海运部的主任商量了当天要运输的货物,并交代了一些特别要注意的地方。查特继续往前走,期间,他指挥仓储的货物移动到了仓库前面的放置场所,并与一个要推迟度假时间的印刷工人谈了话。视察中,查特还与一个印刷助手谈了心,因为这个人看起来需要不断地鼓励。

回到办公室,查特浏览一个工厂的产量报表,发现落后于原来的计划。他把折叠车间的主任找来,和他一起检查了生产线,并做了一些必要的调整。

在讨论过程中,排字车间的主任来汇报说有几个版式的变化,负责日常事务的头头打电话过来要求查特同意一份已经做了修改的印刷计划,仓库的工头打过来两次电话,一次告诉他两个快速移动的原料标准件太低,因此会很危险,随后又告诉他一批纸张又到货了。查特又给有关的负责部门打了电话。

随后,他就开始答复客户和销售员一些重要的,或者是困难的交货日期(日常答复由马瑞琳来完成)。回信过程中,他被电话打断了两次,一次是西海岸的一个客户打来的电话,要求将交货的时间提前一些,一次是人事副总裁打来的电话,要他确定时间与一位新来的员工谈话。

定好这些日期之后,查特冲到会议室参加上午的例会。会议上,他回答了销售副经理的一些问题,其中包括“热”单、一些抱怨、大宗订单的状况和潜在客户的状况。随后,查特与总经理讨论了几个棘手的政策问题,并回答了几个人事方面的问题。离开会议室的时候,又被财务出纳叫住,要求修改某个客户的货物的发货顺序。

在回办公室时,查特到基恩的办公室讨论了两项他早就要求上马的工程项目。当回到自己办公室的时候,查特发现离午饭的时间只有10分钟了,正好可以在这段时间核对一些数据,以便回答上午销售经理提出的一些棘手问题。

午饭后,查特又重新投入了工作。他检查了昨天的产量报告;对某些计划做了改动,以便完成某些紧急的订单;制定了上午收到的一些新订单的发货日期;与一位车间主任商量了一个用人问题。查特在电传打字电报台用了20分钟的时间来解决与西厂之间的一些问题。

下午过了一半的时候,查特又对整个工厂视察了一遍。其后,他遇到了人事主管,两个人一起商量了由一个书记员引起的难以处理的个人问题、他的车间主任提交的休假计划,以及一个悬而未决的工作评估项目。讨论完之后,查特迅速回到办公室,开始做诺理斯公司的一个最大客户的统计报告。完成报告之后,查特发现已经6:10了,他最后一个离开了办公室。查特感到很累,他穿上外套,穿过工厂向停车场走过去;在路上他被夜班的主管和设计室上夜班的工头叫住,与他讨论某些设计方面的问题。

两眼盯着车道,查特回想了他一天的经历。“忙吗?”他问自己。“太忙了,可我完成了什么任务吗?”他迅速回忆了一天的工作,答案是模棱两可的。“还是与其它时候一样。工厂还是原样运转,我本来想今天应该有一个更好的状况。有什么创造性和特别的项目完成吗?”查特不得不心痛地承认“没有”。

一种负罪感涌上心头,他进一步问自己:“我是一个主管人员吗?从我的薪水和别人对我的尊敬程度来看,我是一个经理,我也就有执行自己职责的权力。但是,一名经理的最大价值在于他对公司的创造力和成就。我在这方面做了些什么呢?一个主管需要时间来思考。今天就是一个不好的例子,和其它时候一样,我没有做任何创造性的工作。我在早晨热心计划的一些项目一点进展都没有。更糟糕的是,明天或者后天晚上我也不能保证这些项目计划会有进展。这真是一个问题,需要认真解决了。”

查特想,“加夜班?是,偶尔这样是可以的。但是最近我经常这么做,我欠我的妻子和家人太多了,他们才是让我真正工作的人呀。如果我被迫花很少的时间和他们在一起,这不符合我的个人目标呀。去教堂祈祷的时间怎么办?我要不要取消这些时间?在这方面我花费了很多时间,但是我觉得我也欠上帝的时间。还有,我相信我这样工作是值得的。也许我能从社会活动中挤出一点时间,可我也需要一点娱乐活动来调整自己呀。”

查特思考着问题的答案。“也许我对自己的工作没有计划好。但是,我已经认真思考了我的工作习惯、工作计划和授权方面的问题了,我觉得没有什么不对呀。我需要一个助手吗?也许吧,但是,这是一个长期的计划,而且,我也不能说明这项管理费用是正当的。不管怎么说,我不能保证这样做会解决目前的问题。”

这时,查特已经下了快车道,来到了通往回家的便道上———可问题依然困扰着他。“我真是不知道怎么办了,”他一边对自己说一边开到了自家的车位前,“今天早晨所有的事情都显得很简单,但是,现在……”他的思绪被打断了,因为他看到儿子边喊边朝他跑过来,“妈妈,爸爸回家了。”

案例分析

(1)这个案例的主人公违反了哪些时间管理和压力管理的原则?

(2)案例中的组织问题是什么?

(3)查特的哪些人格特质妨碍了他进行有效的时间管理?

(4)如果你做为查特的咨询者,你会给他提出哪些建议?