书城教材教辅应用文写作实务
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第7章 行政公文(5)

接到市政府办公厅查询通知后,我院派人专程去××大学查核有关档案,得到××大学的支持,正式出具了该同志的学历(肄业)证明。因此,推荐×××同志为教授职称尚缺乏条件依据。

特此报告,请指示

××学院

二〇〇九年六月十日

病文评析:这是一篇答复报告。本报告有两处错误:一是,没有主送机关;二是,结语使用不当,答复报告不需上级“指示”。

三、必备知识

(一)概念

报告是机关单位向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议以及答复上级机关询问的陈述、说明性文体。

(二)特点与分类

1.特点

(1)概括陈述性。表达方式以陈述和说明为主;叙述和说明却必须是概括性的,只要求作粗线条的勾勒;不能详述事件或工作的过程,更不要求铺排大量的细节;如有议论也限于夹叙夹议。

(2)反映实践性。汇报是对本单位工作的回顾或总结;反映的情况,是本单位在工作实践中所碰到的特殊情况或问题;答复上级机关的询问,也只能依据本单位的实践情况。

2.分类

根据内容性质和功用的不同,可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告等。

(1)工作报告。工作报告是向上级汇报、总结常规工作的。工作报告内容较全面:基本情况:概述工作环境、过程和成绩等;经验总结:是工作报告的主体部分,具体介绍工作中的经验,并注意用材料来说明经验,做到有理论有事实,增强文章的说服力;存在的问题:

写工作中业已存在的不足之处;今后措施:写改进工作的具体打算。

(2)情况报告。情况报告是向上级机关汇报非常规工作而反映特殊情况的报告。撰写这种报告,是使上级机关及时了解下级机关发生的情况,以便发现典型和问题,进行及时的指导。

(3)建议报告。建议报告是下级向上级提出工作建议及要求的报告。建议报告包括内容有:情况介绍:写明情况,指出问题,简述提出建议的依据和目的;建议事项:具体说明建议的内容;提出希望:建议报告重点是反映意见,不是反映情况。因此必须处理好情况与建议的关系,说明情况是为提出建议打好基础,建议必须在说明情况的基础上提出。

(4)答复报告。答复报告是对上级机关所询问的问题作出答复的报告。

(三)内容与结构要素

报告一般由标题、主送机关、正文、结语、发文机关和日期构成。

标题。常见的形式有两种:一种是由发文机关+事由+文种,如《民政部关于抗灾救灾工作情况的报告》;另一种是事由+文种,如《政府工作报告》等。

主送机关。可以是一个主送机关,也可以是多个主送机关。

正文。报告正文的结构一般由开头、主体组成。开头即导语:交代报告的缘由和根据,概括说明报告的目的、意义,然后用“现将××情况报告如下”转入主体;主体:是报告的核心部分,用来说明报告事项,一般包括两方面内容,一是工作情况及问题,二是进一步开展工作的意见;值得注意的是,不同类型的报告的正文中,报告事项的内容可以有所侧重,如工作报告在总结情况的基础上,重点提出下一步工作安排意见,大多都采用序号、小标题区分层次,建议报告的重点应放在建议的内容上,也可以采用标序列述的方法,答复报告则根据真实、全面的情况,按照上级机关的询问和要求回答问题,陈述理由。

结语。根据报告种类的不同一般都有不同的专门用语,应另起一段,如工作报告和情况报告的结语常用“特此报告”;建议报告常用“以上报告,如无不妥,请批转各地执行”;答复报告多用“专此报告”。

发文机关。一般情况下,要求在正文右下方署上机关单位名称。如果标题中有发文机关名称,这里就不再署名。

日期。在发文机关下方写全年、月、日。

(四)注意事项

(1)有些专业部门使用的报告文书,例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”、“毕业项目报告”等,虽然标题也有“报告”两字,但其含义、性质与行政公文中的报告完全不同,因此,上述“报告”均不属于法定行政公文范畴。

(2)报告属于“现在完成时”,是事后行文,因此注意使用“完成时”和“过去时”词语。

四、实务操作题

(一)强化实训

报告格式模板

标题(居中)

主送机关(顶格)

正文(每段前空两字)

……

结语(前空两字)

发文机关(超出日期两字)

日期(后空四字)

从媒体上找到一则关于“重大火灾事故”的新闻,自拟标题,拟写一份报告全文。

要求:请按上述报告格式模板手写该文。

(二)拓展实训

(1)根据下面这篇新闻报道,以重庆市武隆县的名义,给上级拟写一份报告。

新华网重庆6月6日电6月5日下午,重庆市武隆县一处山体突然垮塌,将一个矿场及多户居民吞没。现场抢险人员经过数小时紧张施救,已经搜救出7名伤员,截至6日零时,经武隆县委再次核实,仍有79人下落不明。目前,重庆市调集上千名抢险人员在现场施救,中共中央政治局委员、重庆市委书记薄熙来,重庆市市长王鸿举5日已经抵达现场指挥救援工作。

据事发地所在的武隆县铁矿乡政府人员介绍,5日15时许,铁矿乡鸡尾山采矿区发生山体崩塌,上百万方山石涌进山谷,导致一个矿场和数户民居被埋,并造成铁矿乡大面积停电和通信中断。事故发生后,中共中央政治局委员、重庆市委书记薄熙来要求市政府和武隆县立即赶赴现场抢救工人,搞清情况,考虑周全,妥善处理;同时要求市政府就近期发生的重特大事故进行专题研究,举一反三,将安全生产落到实处。重庆市市长王鸿举立即带领大批救援人员赶赴现场。5日晚23时许,中共中央政治局委员、重庆市委书记薄熙来抵达现场指挥救援。

事发后,重庆市调集上千名抢险人员赶赴现场施救,重庆消防总队调集300名消防官兵、34台抢险救援车辆、5条搜救犬,以及生命探测仪、破拆工具等器材奔赴事故现场施救。武警重庆市总队出动700多名武警官兵,紧急奔赴事故现场抢险救灾。重庆市公安局出动警用直升机参与救援,重庆国土部门派出地质专家组到达现场,为抢险救灾提供技术支持。经过数小时奋力抢险,截至5日23时,救援人员已救出7名伤员,其中3人重伤,4人轻伤,重伤员被送往重庆市主城区大型医院抢救。

(2)根据所给材料拟写相应的文种(按规范格式撰写,如材料不足,可根据需要自行扩充)。

××省人民政府就2009年夏季抗洪救灾情况向国务院汇报。

要求:按上述报告格式模板上机拟写该文,然后排版、打印、复印数份。

第六节 请示

一、例文预览

例文1

××县工商行政管理局

关于新增合同制市场管理人员着装问题的请示

市工商行政管理局:

根据市局××××年××月××日通知精神,我局经考试招聘录用合同制市场管理人员共××名,目前正参加市局统一举办的培训班学习,预计年底结束培训,明年年初正式上岗。但对这些合同制市场管理人员着装的经费问题,我局不知如何解决,特向局请示。

请予指示

二〇〇八年十月二十二日

例文评析:这是一篇指示性请示。首先交代请示的缘由,然后交代请示事项,最后使用了请示的专门用语“请予指示”。本文请示事项明确,内容要素齐全,结构完整,体式规范。

例文2

关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示国务院:

随着对外改革开放的不断扩大,人民生活水平不断提高,近年来,中国公民自费出国旅游不断增加,为适应改革开放形势,加强中国公民自费出国旅游的管理,特制定了《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》。

附:中国公民自费出国旅游管理暂行办法(略)

以上暂行办法如无不妥,请批转发布执行。

国家旅游局

公安部

二〇〇八年九月四日

例文评析:这是一篇批转性请示。由两个同一个级别的机关联合制发。首先写清了请示的理由,然后说明请示的事项,并有附件。请注意:此批转性请示的结语与前两类请示有所不同,由于这是批转性请示,正文即请示事项已拿出了可行的“办法”,所以,结语使用了“以上暂行办法如无不妥,请批转发布执行”。

二、病文诊断

举办××户外运动用品洽谈会的请示

××市经济贸易委员会:

为了扩大我公司××户外运动用品的知名度、美誉度,推广全国,繁荣市场,满足消费者需求,拟于在××市举办××户外运动用品洽谈会。洽谈会共设×××个展位,共××平方米,展团由我公司及生产厂家派人组成,经费自理。

特此请示

通达户外运动用品公司

二〇〇九年三月二十日

病文评析:这是一篇批准性请示。本文有三处错误:一是,标题没有加上介词“关于”,出现语法错误;二是,没有洽谈会召开的具体时间;三是,结语使用不当。

三、必备知识

(一)概念

请示是下级机关向上级机关请示对某项工作或问题作出指示、答复或者批准时使用的一个上行文种。

(二)特点与分类

1.特点

(1)事前行文性。得到上级机关批准后才能付诸实施,不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。

(2)请求批复性。请示行文的目的非常明确,即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。

(3)一文一事性。一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。

2.分类

按请示目的,可分为指示性请示、批准性请示和批转性请示。

(1)指示性请示。指示性请示是对上级的指示、决定以及施行有关政策、法令过程中,遇到一些不太清楚或需要变通执行的地方,请求上级机关给予明确的指示或作出解释的请示。

(2)批准性请示。批准性请示是用于下级机关需要办理、解决而自己无权无力办理、解决的事项和问题,请求上级批准办理或授权解决时所使用的请示。

(3)批转性请示。批转性请示是职能部门就自己分管业务范围内出现的新情况、新问题所提出的解决办法、措施,却因职权范围所限不能自行向有关地区、部门发出指令性文件,需请求上级机关审定批准后转发执行时使用的请示。

(三)内容与结构要素

请示一般由标题、主送机关、正文、结语、附件、发文机关、日期和附注构成。

标题。请示的标题一般有两种构成形式:一种是由发文机关名称+事由+文种,如《××市人民政府关于××××××的请示》;另一种是由事由+文种构成,如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关,每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。

正文。一般由开头、主体和结语构成。开头:开头即导语,主要交代请示的缘由,它是请示事项能否成立的前提条件,也是上级机关批复的根据,原因讲得客观、具体,理由讲得合理、充分,上级机关才好及时决断,予以有针对性的批复;主体:主要说明请求事项,这是向上级机关提出的具体请求,也是陈述缘由的目的所在,一般来说,该部分内容单一,只宜请求一件事,请示事项要写得具体、明确、条项清楚,以便上级机关给予明确批复。

结语。一般有“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门执行”等。

附件。一般批转性请示要有附属材料。

发文机关。正文右下方写发文机关全称,标题写明发文机关的,这里就不再署名,日期。即成文时间,要写全年、月、日。

附注。注明发文机关联系人姓名、联系方式等,以便及时沟通。

(四)注意事项

(1)单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。

(2)不越级请示。这一点,请示与其他行政公文是一样的。但是如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时,要同时抄送越过的直接上级机关。

(3)请示一般不直接主送领导个人,个别领导直接交办的事项另当别论。

(4)不抄送下级。请示是上行公文,行文时不得同时抄送下级,以免造成工作混乱,更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项。

四、实务操作题

(一)强化实训

请示格式模板

标题(居中)

主送机关(顶格)

正文(每段前空两字)

……

结语(前空两字)

附件(附件1名称,附件2名称……)

发文机关(超出日期两字)

日期(后空四字)

附注(联系人姓名、联系方式)

以某大学的名义,给省教育厅拟写一份“关于××大学增加专业教师的请示”。

要求:请按上述请示格式模板手写该文。

(二)拓展实训

(1)以职能部门和行政机关的角色拟写一份批转性请示,可拟设为A、B、C、D。

(2)根据所给材料拟写相应的文种(按规范格式撰写,如材料不足,可根据需要自行扩充)。

某职业技术学院拟筹建一个容纳120个座位的语音室,但资金尚缺60万元,准备向省教育厅请示拨款,请代该学院拟写这份请示。

要求:按上述请示格式模板上机拟写该文,然后排版、打印、复印数份。

第七节 批复

一、例文预览

例文1

国务院关于《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》的批复

国家旅游局、公安部:

国务院原则同意《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》,由你们发布施行。

附:《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》(略)

二〇〇八年九月十日