为准备改版，出版、发行等方面物质条件的准备也是亟待解决的。为此，人民日报编委会于5月15日就增加版面亟待解决的几个问题向党中央写了报告。这个报告经胡乔木阅改后上报。D报告说：“根据中央关于改进人民日报的内容、扩大人民日报篇幅的指示，人民日报编辑部已经就改进报纸内容和形式的各方面问题展开详细讨论，同时广泛征求各部门各地方工作同志和一般读者的意见。我们准备在最近期间根据各方面的意见和编辑部讨论结果，向中央提出改进人民日报内容和形式的具体方案。但是关于增加版面有几项急待解决的问题，请求中央先行批示。”报告说：“我们打算在7月1日改出八版（印刷条件已可解决），每份报价由5分增为8分，此事望中央及早批准，并望准予在5月中旬或至迟下旬向读者公布。因为邮局从目前起就要开始收订第三季度或下半年的报纸，宣布迟了，就会给订户和邮局双方在付款收款时增加很大困难。”报告请求中央批准增拨计划外卷筒纸5500吨，以便办理调拨手续，提前将纸张调至承印人民日报航空纸型的各大城市。报告还希望批准人民日报在北京市购买或租用房屋150间，解决编辑等工作人员的宿舍问题。
刘少奇、周恩来审阅了这个报告，邓小平于5月17日批示“同意”。这些具体问题得到及时解决，保证了改版工作顺利进行。
3．关于改进《人民日报》编辑工作的指导意见
胡乔木对改版工作的指导没有停留在一般号召和动员上，他还对各专门问题小组的调研工作，对编辑工作各部门、各方面怎样改进工作，作了细致具体的指导。动员大会以后，在四五月间全社讨论改进报纸工作的时候，胡乔木同《人民日报》负责同志多次谈话，发表改进报纸工作的意见。人民日报总编室随时把胡乔木谈话的记录稿印发给各编委学习、研究。胡乔木关于改进报纸工作的意见分以下几个方面。
（1）对理论宣传部工作的意见。胡乔木毫不客气地指出：“理论宣传部不能把解决实际生活中的重大问题的大文章，作为工作的目标。”“不应该只依靠大文章来解决问题”，“应该从日报的观点上看适于读者需要的小题目”，“主要的能达到运用马克思主义观点解释日常生活中的小问题”。“应该仔细观察生活，发现新事物”，“可以去调查，到群众中去呼吸点新鲜空气，有点现实感”。文章“要有独到的见解”。编辑“不仅要约稿，而是要和作者有思想上的交谈，请人家提出论点，我们给予交换，经过反复的讨论、考虑，不断推敲、修饰，就能产生逻辑严密的好文章。”他认为，“我们的报纸上应该有十分之八是这样的文章。”
（2）关于改进党的生活的宣传。胡乔木不赞成党的工作部的主张：报纸扩充篇幅后把党的生活的宣传集中放在第四版上。他指出：“党的生活宣传，离开实际工作就会显得空洞无力。”“所以，还是把党的生活的宣传分散到各个版上比较好。”“这样安排版面，就可以不使人感到党的生活宣传内容贫乏。”胡乔木还对党的工作部提出的“批评的对象应该是活老虎还是死老虎”问题，作了回答。他认为：“不管是活老虎或是死老虎，只要在报纸上没有发表过，发表了对读者有益处，在批评中又能把道理说得透、说得好，死活老虎都可以批评。”
（3）关于版面的意见。胡乔木谈得很细致，指导非常具体。胡乔木指出：安排每一个版的时候，应该尽可能使各种读者对每一个版都愿意看一下。一个版要有一个主要内容，但也要搭配其他的东西，使它有多种内容，多种形式，多种兴趣。要不断创造新的形式，不要老是用一种形式。要把长期没有解决的问题，如会议新闻、宴会、发言、出版时间等，和国内外各报比较，提出解决的办法，报告中央。政法、军事的报道应该适当增加；要着重对全国性的重点问题的宣传；要增加地方通讯，从全国多数读者的需要、兴趣和心理出发，去观察某些地方，写些读者所喜欢的地方通讯；要加强新闻，增加有关中学、小学、文化科学的新闻。
（4）对改进文章小组工作的意见。胡乔木提出，改进文章小组要研究选题、体裁、质量标准问题。胡乔木提出文章的四条标准：取材要确实、新鲜、及时；要有条理、要具有逻辑的力量；生动；简洁。又举出五种文章不要：“人云亦云，完全没有新的意见的不要。全文枯燥的不要。不能自圆其说的不要。说空话的不要。论点不正确的不要。”他又指出，最困难的任务不是提出上述要求，而是要拿出办法。并指出从编辑部内部和外部组织好作者队伍是关键。
（5）对改进新闻小组工作的意见。胡乔木要求，要比较研究“登过的新闻，哪些是精彩的，哪些不精彩，是平淡的；哪些是新鲜的、及时的，哪些是陈腐的；样式的长短怎样”。还要注意研究“组织领导问题，就是对新闻报道的指导、计划和总的要求”。对怎样才能写好新闻，胡乔木指出，要考虑新闻是否把最重要的、最有意义的特征写出来，要写得使人读了感兴趣。还要研究新闻如何编法，版面如何安排，标题如何标法。种种类型新闻有种种编法，标题可以有许多式样。要写好评论性新闻。报纸和通讯社不一样，是言论机关。新闻也可以发议论。我们的责任是要把好的东西推广到全国去。
（6）对国内报纸经验小组工作的意见。胡乔木指出：“要作一些比较，全面分析，不要停止在表面的现象上。”他还告诫：“要防止倒退和复辟，过去的并不都是好的。”他指出新闻写作方面存在“党八股严重”的毛病。“新闻和文章的写法呆板，不善于接触题目，方法笨。”他要求：“按照读者心理状态接近读者，引人入胜，把个别的事情，引导全国读者注意。要注意接近读者的技巧。”
（7）对记者工作的意见。胡乔木对记者工作的意见包括关于报社记者部的工作和记者的工作、学习、修养等两方面。胡乔木指出：记者部要不断改进对记者的思想领导工作，需要研究一套办法和制度。关于记者的工作、学习与修养，胡乔木指出：记者组稿、约稿要负全责，应该在当地同作者合作，把稿子写好、改好之后，再寄回编辑部。胡乔木指出：记者“要能见世面。”“应该手快脚快。”“记者应该到处钻，碰了钉子就算了，不要太计较，否则就不能做工作了。”“应当交许多朋友，使人家给我们许多线索。”记者学习“除了学各方面的知识以外，还要懂得人情世故。我们的稿子缺乏人情味。”记者光读文艺作品是不够的，要读美国、苏联和中国记者写得好的通讯。要利用报社本身编的《编辑部生活》，记者写出自己的工作经验在上面发表，提高业务水平和修养。
（8）关于副刊及文艺部其他工作的意见。胡乔木对副刊非常重视，为做好改版准备，他不仅同报社总编辑邓拓等人多次商谈，还亲自到《人民日报》文艺部同三位负责人林淡秋、袁水拍、袁鹰商讨。
对于改版后副刊怎么办，胡乔木的指导非常具体。他指出：“副刊不要搞得太杂，要保持一定的统一性。”生活知识一类的稿件，不要放在副刊里面。他列举副刊可以有九类品种，并逐一作了说明：1．头条的花边文章。2．有关生活问题的讨论和批评。3．生活记录。4．通讯。5．小品文。6．科学小品。7．诗和短篇小说。8．杂感。9．评论。
对星期天副刊的版面，胡乔木作了非常具体的指点：“星期天的副刊版面要更加活泼、多样。头一篇，可以讨论有关家庭生活、娱乐的文章，有关旅行或者业余文艺活动的文章。其他栏目，可以将下周的新电影、广播节目，作简短的介绍，不必有什么评论，……还可以介绍几本可看的书，等等。”
在1946年9月，胡乔木曾写《短些，再短些》，对《解放日报》副刊提出建议：“让我们有这样的副刊吧，它没有太多的可有可无的以各种名义出现的列宁所谓‘知识分子的议论’，可是每天万把字的版面上挤满各种作者读者各种内容形式的几十篇稿件信件，切实而紧凑地传达着生活和战斗的各个侧面，传达着群众的嘈杂，好比生意旺盛的花园一般！”这次《人民日报》改版，胡乔木对办好副刊所作的具体指导，可以说是十年前对办好副刊建议的继续和发展。
胡乔木对文艺部负责编辑的第七版也发表了指导性的意见。关于发在第七版的学术论文和专论，他说：“第七版要发一些比较重大的文艺问题的文章。学术讨论应该在讨论范围较广、意义比较重大的情况下进行。《红楼梦》的历史背景或李后主词的评价，有好的文章，当然也可以讨论，但如纠缠得太久，把大家的兴趣引导到几百年前去，读者就会感到讨厌。如果有合适的文章，就可以发一篇反对的意见，再发一篇结论式的，就可以结束了。”他明确指出：“比起文学史上的一些问题来，对当前文艺界的一些重要问题的讨论，就要重要得多。”
（9）关于编委会工作。胡乔木有重要的原则意见，也有十分具体的意见。胡乔木指示：编委会一个月向全编辑部作一次报告。在会上允许大家提意见，对这些意见书面或当场答复。不答复，很危险；中央政治局会议的重要内容，编委会要向编辑部作报告；总编辑要了解全部工作情况，同部主任、编辑交换工作意见；编委会做决定，不能不郑重其事，如没有思想内容，没有根据，易被推翻，关键在于研究情况；对待各地党委负责人写的稿件，编委要看，要改变骄傲、粗暴的态度；看东西，要充分保证时间，规定的阅读文件，党的文件、刊物、地方报纸、必要的业务书籍等，都要有时间来看；规定编委和编辑工作人员轮流外出活动的时间，每次出去研究一个问题，或进行调查；为了沟通情况，记者来信或汇报的情况，本市外出参加会议作的书面汇报，三天出一版，等等。针对存在的实际问题，他要求：考虑打电话能否统一时间，在各楼设置电话隔音室；外出开会要有定额；每次会议要限制时间；规定轮流休息的制度；等等。
4．修改改版报告
（1）对改版报告6月19日稿和20日稿的修改
在各个专题改进小组进行调查研究，提出改进意见的基础上，按照胡乔木的指导意见，由总编辑邓拓起草了人民日报编委会关于改进人民日报工作向中央的报告（通称“改版报告”）。
报告说：“人民日报遵照中央的指示，决定从7月1日起改出八个版。为了改进报纸工作，人民日报编辑部从4月中旬起，发动了全体人员检查工作，并且征求了各省（市）委、中央各有关部门、县以上许多报纸编辑部和读者对报纸的意见。现将人民日报的基本缺点和改进办法作如下报告，请予审查和批示。”报告共十页，有三个主要部分：“目前人民日报的严重缺点”，“这些严重缺点产生的原因”，“改进报纸采取的办法”。另有附件四个：1．人民日报目前的基本情况。2．读者对人民日报的意见摘要。3．中外报纸的几个参考资料。4．关于处理公报性新闻的意见。
胡乔木对6月19日改版报告稿不大满意，没有上报中央。他动手作了精心的全面的修改、补充，从重要内容到错别字修改补充达70多处。修改稿退给邓拓。邓拓即批：“请重新打字。”对6月20日印出的报告，胡乔木又作了若干修改，这才报送中央。这两份报告稿的印件都存放在人民日报档案处，可以清楚地看到胡乔木对《人民日报》改版的指导思想和精心设计。
胡乔木对报告稿关于目前《人民日报》存在的严重缺点之一“对于党的政策的宣传不及时、不系统、没有力量”这一点改动不大。对严重缺点之二报纸新闻通讯方面的问题，胡乔木作了调整，分类说明，逻辑严密，语言鲜明。他对这一段修改很多：（原稿用宋体，增补的用楷体，删去的加框。下同。）如原稿说：“报纸上新闻少，通讯的内容贫乏，不能反映国内和国际的生活实际。”胡乔木在“新闻少”后面加上“并且有很大的片面性。”再如，对接下来几句的修改：“过去四个版合计新闻所占的比重只有面积约为三分之一弱。新闻中公报新闻多，比建设新闻多少，很少反映群众生活的情况的新闻更少。对于民族问题、教育科学问题、妇女问题、青年儿童问题、社会生活问题等等报道都很少。同时，地区上也很不平衡，大城市较多，中小城市很少或者没有；北方较多，南方少，边远省份更少。就是在报道较多的工业方面，也很不全面。对国营工业报道的多，而对在经济宣传方面，对资本主义工商业的改造、工业生产（特别是轻工业、地方工业、手工业）、国内外贸易、交通运输业、农村副业的注意很少。在政治文化宣传方面，对统一战线问题、民族问题、国家机关工作问题、群众工作问题、教育问题、学术问题的注意很少。”
再如，原稿说：“在国际宣传方面，我们对资本主义国家和亚洲各国的情况报道都很少。新闻控制过严，致使国内外许多重要消息在报纸上缺少反映，报喜不报忧的倾向比较浓厚。”
对严重缺点之三的标题“教条主义作风严重”，胡乔木加上“和党八股”四字，成为“教条主义和党八股作风严重”。并指出：“在教条主义的影响下，大多数文章枯燥无味”；“我们的社论有一套公式化，标题和编排也很刻板化”。这些修改切中报纸的弊病。