法规性文件的用语极其严格，“基本”、“原则”、“总的”、“大概”、“可能”、“约”、“差不多”、“两三种”、“过半年”、“左右”、“力争”、“几乎”、“尽力”、“较大”等弹性语言不可用，要字字清清楚楚、句句掷地有声，特别是那种“水中望月”、“雾里看花”似的摇摇摆摆、模模糊糊的语言，“像雨像雾又像风”似的歧义语，绝对不能写进法规性文件。歧义语是公文的大敌。想当年日本遭受原子弹之苦，除了政治、军事等大背景外，它的直接导火索就是当时日本内阁首相铃木的一句歧义语。当前，在我们的公文中存在的一些歧义语很值得一提。试举一例：“要求所有党员，特别是党员领导干部，不得借过节之机向自己的上级领导同志送礼，不准用公款超标装修自己的住房，不准用公款大吃大喝，更不准变相使用公款进‘三厅’寻欢作乐、违法嫖娼。”笔者加着重号的地方，都是容易造成歧义之处，敬请读者自赏自鉴。用这样的规则规范人们的行为，连“纸上谈兵”的效果都不如，因为这张纸上没有“兵”，“来来去去一场空”。
十七、如何撰写“函”？
〔解答〕在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关公文法规的规定，“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。
从内容作用上看，包括以下几个方面。
1．申请函。
申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。
2．商洽函。
商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。
3．询问函。
询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。
4．答复函。
答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复时使用的函。
5．告知函。
告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。
“函”在建国前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。
“函”的内容结构一般由以下几个部分组成。
1．标题。基本上由“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”，如《中国科学院关于商洽建立全面协作关系的函》。
2．正文。一般是由两个层次组成：
一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、禽、蛋收购无地方。”这是市第二商业局写给市规划局《关于区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。
“你厂于2007年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2008年1月10日市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。
二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“催款函”为例，其第二层次内容是：“目前，正在编制2008年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”
3．结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否，请审批”、“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。
写好“函”的要领包括以下五点。
1．叙事清楚，说理有节。
“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要……”，“你们不要……”，“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任”及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒暄、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。
2．入木三分，用语平和。
当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”文种的性质所决定的。例如1941年1月20日中共中央革命军事委员会为《皖南事变发表的命令和谈话》，（《毛泽东选集》第二卷）与《共产党七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函》（1941年3月8日，《中共中央文件选集》第13卷），同属针对“皖南事变”的，但由于文种形式不同，其语气却大相径庭，前者语气十分强劲、激烈，后者措词虽也激烈，但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。
3．短小精悍，注意技法。
“短小精悍”是指写函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是指公函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。比如，以答复函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。
4．不能将“函”遗忘。
“函”不仅在革命战争时期被广泛使用，而且在当前也是党政公文中一个十分活跃的文种。因为平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项也要用“函”。上级与下级相互询问事宜或上级答复下级也可以使用“函”，从这三点足以说明“函”的使用频率是多么高。但是实际情况恰恰相反，在上述两方面的情况中，一些单位往往不用“函”，而用通知、请示与批复，从而使“函”处于“被公文遗忘的角落”。为了保证党和国家公文法规的贯彻落实，切实促进机关工作的科学化程度，我们应当把“函”从被通知、请示与批复的“淹没”下解救出来，恢复它在公文处理中应有的地位与作用。
5．要准确理解“函代批复”。
对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”里的“代”字，万万不可当做“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。十八、怎样撰写“总结”？
〔解答〕“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。
1．“总结”与“计划”是一前一后，相辅相成的一对文种。
今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”做前提，今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基础。
2．“总结”不同于“报告”。
它不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了，对问题的认识趋向立体化。
一般的工作报告在表述方式上大量使用叙述，情况、实例的表述占绝大部分。只在篇、部分、段的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，其对事实、情况的直接叙述只占少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。
一般的工作报告，无论是专题性的还是综合性的，其行文的方向都是上行文，而“总结”不但要上报，而且要下发，它属于中性行文。
总结的内容结构一般由以下几部分组成。
1．标题。综合性工作总结的标题，基本是由“制文机关”、“时间概念”与“文种”组成，如《中共××乡委二××八年工作总结》；专题性工作总结的标题，大都是由“制文机关”、“事由”（即专题事项内容）及“文种”组成，如《省救灾协调小组关于一年来抗灾救灾工作的总结》、《县行政机关工作人员目标管理工作总结》。
2．正文。主要有三种写法：
一是“层层递进式”的结构形式。如×省救灾协调小组于2008年1月15日写给省政府的《关于我省2007年抗灾救灾的工作总结》，开头先讲明这项工作的背景及总体评估：“去年，我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下，灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低限度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作取得较大成绩。由于各方面的努力，目前灾区群众生活得到妥善安排，经济恢复较快”。然后，分作三个层次，从受灾到如何抗灾救灾，再讲今后的想法：
“一、受灾基本情况（省略）
二、抗灾救灾情况（省略）
三、今后抗灾救灾的打算和建议（省略）
全文逻辑严密，顺理成章，形成一个完善的整体。
二是“条款并列式”的结构形式。例如毛泽东同志于1946年10月1日所写的《三个月总结》（详见《毛泽东选集》第四卷，第1205~1210页），全面深刻地总结了1946年7月全国大规模内战爆发以来三个月战争的基本情况和一系列极其宝贵的经验教训，进而提出了今后一个时期的作战任务及为实现任务而采取的正确战略战术和作战方针。
《三个月总结〉（以下简称《总结》）在结构上的一个显著的特点，是跳出了“三大块”（即“情况概述”——“经验体会”——“问题及下步意见”）的机械模式，即不是将情况归情况、做法归做法、经验归经验、问题归问题、意见归意见相互各自分割独立的形态，而是把情况、做法、经验、体会、问题，战略、战术、方针、任务、相关事项等揉在一起，通过综合、分析、归纳，按照各自独立且又相互有机联系的原则，分条列项，逐一加以表述，从而构成一个多层次、多角度的网络式的立体性的结构系统，以生动活泼、新鲜有力的结构形态展现于我们的面前。
《总结》虽然表面上由并列的19个条项组成，好像各自独立、互不相干，其实它们之间却存在着十分密切的内在有机联系。
第一条是全文的开头，开宗明义地表述了这样一个基本观点：“我们是能够战胜蒋介石的。全党对此应当有充分的信心。”这是贯穿始终统帅全文的一条意脉。它既是三个月同蒋介石作战的高度概括总结，又是今后数月作战的基本要求，是《总结》的“纲”。最后一段第十九条是“兜底”，即“结束语”，要求“实行全党紧张的动员和精心计划的作战，从根本上转变军事形势。各地必须依照上述各项方针坚决实施，力争军事形势的根本转变”。显然，这与第一条是相互照应，开头显旨、末尾总括、头尾呼应、善始善终。还应一提的是，这一头一尾总共才有130个字，简明扼要、言简意赅，既不“穿靴”，也不”戴帽”，直切主题、干脆利落，是我们学习写好总结的榜样与典范。
第二至第十八条，是《总结》的内容。这17条是由三个大的层次组成：
第二至第六条为第一部分，是总结三个月的战绩，从作战歼灭敌正规军25个旅入手，分析了蒋军战线太广、兵力不足之间的尖锐矛盾；从而得出“我军能够战胜蒋介石”的正确结论；然后顺势提出“今后一个时期的任务，是再歼敌军约二十五个旅”。这里是边总结叙述、边议论分析、边说明任务，把实践、认识以及感性认识到理性认识的飞跃有机地统一在一起，体现了毛泽东同志的缜密思维和高超的军事指挥艺术。