（2）正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。以《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》为例，一是表明对被批转文件的态度：“国务院同意财政部、国家计委《关于进一步加强外国政府贷款管理的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行”；二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性：“利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式，进一步加强外国政府贷款管理工作，是在新形势下认真贯彻中央关于积极、合理、有效地利用外资，更好地使用国外资金，防止和化解国家主权外债风险，维护我国政府对外信誉的重要举措。”最后是提出贯彻执行的希望和要求，关于这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段，如本文即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落实责任，切实做好有关工作”。
（3）结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。
写好“通知”的要领包括以下几点。
1．要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中。实践中，有些机关不分巨细，逢事必发“通知”，以致过多过滥，有损通知的严肃性，必须加以纠正。
2．要把握内涵，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在实践中往往备受“偏爱”。有些公文，按其内容性质及发文的目的要求本来应当用“函”、“意见”或“通告”，却往往被“通知”代替。甚至有些本来应用“启事”、“声明”之类的日常应用文也随意用“通知”行文，既失严肃，又有悖法规规定，应当引起高度注意。
3．要明确无疑，切忌阻滞含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此，在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然。同时，在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本部门的实际情况。否则，就会从根本上损害通知的质量与效用。
4．用语要庄重、切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容置疑。为此，要大量使用一些祈使句，如“坚决……”、“尽快……”、“必须……严禁”、“要切实……”、“严格……”等；要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。撰写这种通知，不要因为要求庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。
八、“通知”写作常见的病误有哪些？
〔解答〕通知是发布法规和规章，传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，发布要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时使用的文种。对于通知的写作，党和国家公文法规中有明确的规定，要按规定去办，尚无明确规定的问题，应坚持约定俗成的原则，不可随心所欲。现就通知写作中的一些常见病误现象作如下例析。
1．标题中只标“文种”或《通知如文》、《会议通知》。在实际工作中，我们常见一些通知，特别是会议通知的标题，只写作《通知》二字，也有的较为多了一点因素，写作《通知如文》、《开会通知》、《会议通知》，这种写法都是极不妥当的。理由有二：（1）违反了党和国家公文法规有关公文标题拟制的原则要求。（2）违背了客观实际工作的需求。文件所以要有标题，目的在于方便使用和实现科学管理。一份通知，只标《通知》、《通知如文》，无作者、缺事由，给发文机关的收文登记、立卷编目、著录检索等文书管理工作带来许多困难，而且由于相似的通知多起来以后，不仅对方也包括自己都难以区别、难以引用，人为地给文件管理带来重复混乱。
2．批转（转发）非法规性文件时，标题中加注书名号。目前，这种现象还相当普遍。例如：
（1）《县人民政府批准县防汛办拟订的〈二○○九年防汛工作安排意见〉的通知》。
（2）《市人民政府批转市职业技术教育委员会〈关于改革和发展中等职业技术教育的情况报告〉的通知》。
上述两份通知的标题，均违背了“除批转法规性文件外，一般不加书名号”的精神。“意见”和“报告”均不是法规性文件（如条例、规定、办法），所以在批转（转发）中应舍去书名号。这里引用国务院两份批转（转发）性文件为证：一份是《国务院批转邮电部关于进一步加强电信业市场管理意见的通知》，一份是《国务院办公厅转发建设部关于进一步加强工程质量和施工安全管理工作报告的通知》。从国务院这两份规范性的批转（转发）性通知标题中还使我们看到这样一个细节，即在“批转（转发）”二字与被批转文件的发文机关之间不再使用“关于”二字，以防止介词重叠，语法不通。
3．通知的行文对象不准确。这里讲的不准确主要包括：打乱隶属关系随意行文，主送与抄送对象不顺当。如某县人大常委会直接给县各局、委、办发了一份《关于新年、春节期间组织人大代表视察市场供应情况的通知》；某地委办公室制发的《关于组织秘书人员参加业务培训的通知》，将驻地一些中央、省属的大企业党委（它们党的关系均在省）与地直各单位党组织一并列为主送；某市编委发出《关于核定全市县辖乡镇党政群机关人员编制总额的通知》，主送各县委。上述诸种情况都属通知的行文对象不准确：第一个通知，属于扭曲行文，应当主送给县政府，由县政府按照县人大的要求再向县直有关单位发出通知，提出要求，而不可越过县政府向县政府下属部门直接发布通知、指挥工作；第二个通知，属于“一揽子”主送行文，应将驻地的中央、省属大企业党委列为抄送；第三个通知，属于错误主送行文，应当主送给各县编委，因事情要靠它们去办，把此通知发到各县委，不仅打乱了行文关系，而且影响了工作的进行。
4．通知的内容要求不清楚，表述不严谨，使受文者难以适从。例如某省商业厅办公室发出一会议通知，其中写道：“×月×日来省厅报到，会期三天”、“各地、市商业局（处）负责同志参加会议”。这份通知存在如下问题：（1）“来省厅报到”缺少具体部门，不利于执行。（2）“负责同志”外延过大，不甚明确，因为每个地市商业局的正副局长都可称负责同志，应当明确是正、副职都参加，还只是正职或分管副职参加。又如某省民政厅《关于印发革命工作人员牺牲病故证明书的通知》中写道：“革命工作人员牺牲证明书，由省厅统一掌握，经行署市批准的因公牺牲革命工作人员来厅领证。”这一表述有失严谨，造成语言混乱。既然是“牺牲人员”，又如何能“来厅领证”呢？应当改为“由死者家属或有关单位派人来厅领证”为宜。
5．通知中一些提法自相矛盾，违背逻辑。例如（1）“对本通知，各单位必须严格地贯彻执行，个别情况有所特殊的地方，也应灵活掌握”。一个“严格”，一个“灵活”，这就构成了逻辑矛盾。（2）“凡与本通知有抵触的要求，一律按本通知要求执行”。这段话主语“要求”与谓语“执行”不搭配，应改为“一律以本通知要求为准”。（3）“今年八月二十四日和九月十九日连续发生两次强海潮，同时冲毁了厂区码头的两条防波堤坝。”两次强海潮前后相隔25天，不可能“同时冲毁……”。
【例文5】
国务院办公厅关于印发
国内贸易发展“十二五”规划的通知
国办发〔2012〕47号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
《国内贸易发展“十二五”规划》已经国务院同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
国务院办公厅
2012年9月1日
【例文6】
财务部关于印发《革命老区转移支付
资金管理办法》的通知
国发〔2012〕293号河北省、山西省、安徽省、福建省、江西省、山东省、河南省、湖北省、湖南省、广东省、广西壮族自治区、海南省、重庆市、四川省、贵州省、陕西省、甘肃省、宁夏回族自治区财政厅（局）：
为进一步推动社会主义新农村建设，促进革命老区社会事业和谐发展，确保将党中央、国务院对革命老区人民的关怀落到实处，规范革命老区转移支付管理，提高资金使用效益，我部研究制定了《革命老区转移支付资金管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
财政部
2012年6月7日
从上述两个例文看出，被批转、转发、印发的文件，如是法规性文件（条例、规定、办法等），通知的标题中要加书名号（如例文6），否之，即不加（如例文5）。
九、怎样撰写“通报”？
〔解答〕通报属于知照体公文。规定其适用于“表扬先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。”从实践来看，通报也是党政机关使用频率较高的一个文种。
通报的特征突出表现为它不是像通知、通告、决定等文种那样，在表达手法上基本是以说理为主来直陈要求，而是重在叙述事实，让事实说话，寓理于事，以事明理。它要通过对社会实践中发生的正反两个方面事实的陈述，来对人们起到示范、指导、教育和警诫作用。从这个意义上讲，通报文种肩负着特殊的使命，具有其他文种所不能替代的功用。
通报的特性还表现在它的发布形式上。从其使用情况来看，有时是由发文机关直接进行表述，称为“直述式通报”；有时则由发文机关将下级机关的报告、通报、典型材料、简报、经验介绍等以“通报”名义加以批转，称为“转述式通报”。其中前者的特点是单体行文，而后者则是复体行文，或称“以文载文”，即将下级机关的来文作为附件，以“通报”为主件，表述一些发文机关的评价性意见。这点与批转性通知有异曲同工之处。
“通报”的结构与写法如下。
1．标题。直述式通报的标题是由“制文机关”、“事由”与“文种”组成。如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》等；转述式通报的标题，应由“制文机关”、“被转发的文件名称”及“文种”组成，如《中国工商银行××省分行转发××市支行关于发生重大盗窃案件的检查报告的通报》。假若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。
2．正文。以下按通报内容的不同，分别介绍其正文的不同写法：
一是表彰性通报。其正文基本是由“情况”——“决定”——“希望”三个部分内容组成。所谓“情况”，即表彰的缘由，也就是“为什么要表彰”，在这个部分中要采用概括的手法，介绍被表彰单位或个人的先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据；所谓“决定”，即表彰的具体内容，如立功受奖、授予的荣誉称号等，这是正文的第二层内容；最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人别单位向被表彰者学习的要求。如《山东省人民政府关于表彰全省矿业秩序治理整顿工作先进单位的通报》，开头一段文字叙述的是“情况”：“近年来，各级政府认真贯彻实施《矿产资源法》等国土资源法律法规，按照国务院和省政府的部署和要求，依法整顿矿业秩序，取得了显著成效。到2000年年底，全省17个市矿业秩序均达到了国家和省规定的根本好转的8条标准，顺利通过了省政府和国土资源部的检查验收。通过治理整顿矿业秩序，广大干部群众的国土资源法制观念和矿产资源国家所有观念大大增强，促进了社会稳定和矿业经济的持续健康发展”。接着交代了表彰的“决定”：“为表彰先进，进一步推动工作，省政府决定，对在实现矿业秩序根本好转工作中作出突出贡献的济南等10个市人民政府和章丘等17个县（市、区）人民政府予以通报表彰。”最后写的是“希望要求”：“希望受到表彰的市、县（市、区）人民政府珍惜荣誉，再接再厉，进一步维护和巩固好矿业秩序治理整顿成果。各级人民政府要深入贯彻实施《矿产资源法》等国土资源法律法规，坚持‘在保护中开发，在开发中保护’的总原则，依法严格管理矿产等国土资源，促进其合理开发与有效保护，提高国土资源综合利用水平，为我省经济、社会的持续健康发展作出更大的贡献。”