§§§第一节 出访请示
一、出访请示的含义
出访请示是国家企事业单位或中外经营企业的中方人员办理因公出访任务审批的文书，是下级机关向上级机关请求指示的公文。
出访请示的主要内容包括：
1．出访目的和任务；
2．前往国家与地区，以及途经国家或地区；
3．出访时间及在外停留时间；
4．出访人员名单，包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务或职称；
5．外国或境外邀请单位名称；
6．费用来源。
二、出访请示的写作要点
1．理由要充分。出访请示是必须由有权审批的上级机关批准的事项，出访理由必须充分，目的必须明确，体现出出访的必要性、重要性和迫切性。
2．坚持逐级请示。因公出访人员的审批权限有明确的规定，对必须逐级审批的出访应按隶属关系逐级进行，不能越级。
3．行文语气应谦恭。
例文
×××省教育委员会：
关于××省中医学院代表团赴泰国孔敬大学，商谈两校在内科学、神经学等方面的学术交流事宜，并续签两校2001年以后的交流协议一事，经研究，我委同意×××省中医学院派出以×××副院长（男，56岁，副教授）为团长的一行6人代表团（名单附后）赴泰国孔敬大学访问，时间从2001年1月8日至19日止，在外停留12天。我中医学院代表团往返国际旅费、公杂费及个人零用费等由学院负担，在泰期间的食宿、交通等费用由邀请方支付。现将有关材料报上，请审批。
附件（抄送单位无附件）：
一、××省中医学院报告
二、邀请信（中、英文各一份）
三、访问日程安排
四、政审批件及《因公出国（境）人员备案表》
××市教育委员会
××××年×月×日
§§§第二节接待计划
一、接待计划的含义
接待计划是外国或境外客人来访时，接待单位或部门按我国的外交政策、方针和上级的指示精神，对承办接待任务的要求、作法、步骤等预先制订的工作安排。
二、接待计划的主要内容
包括：
1．迎送、宴请；
2．参观、游览；
3．住宿安排；
4．乘车安排；
5．安全保卫；
6．新闻报道；
7．礼品；
8．费用；
9．其他。
接待计划的开头部分应写出代表团来访的原因，代表团团长名字及尊称，代表团人数、来访时间及预期目的。
由于接待之中常涉及领导同志出面和各有关单位，接待计划还需抄报或抄送有关人士和单位。
§§§第三节外事动态
一、外事动态的含义
外事动态是外事部门向上级机关和有关涉外部门和单位反映最新外事情况、传递外事信息的一种文体。
外事动态的特点：
外事动态具有明显的时间性，“快”是其重要特征，只有快才能及时让上级主管部门和有关单位掌握有关情况，以利于指导与之相关的外事工作。
二、外事动态的写作要点
鉴于外事动态及时、快捷的特点，写作时应注意内容上尽可能简明扼要，在短、快、准、新上下工夫。即文章篇幅短小、文字简洁；反映信息及时迅速；所述事情准确无误，数字、时间、地点、人名等都真实可靠，无“可能”、“也许”等之说；反映的情况新颖、独特。
例文
××国一些医学机构借学术之名行营利之实
今年以来，××国一些医学机构如“××国中华医学会”、“××国医学科学院”纷纷来函邀请我省大专院校老师和医院的专家赴××国参加各式各样的国际技术交流大会或医学产品展销会。这些医学机构一般都是先向国内索取医学论文，然后便来函通知论文已获专家通过，请申请人尽快将美元汇去，准备参加国际学术大会并宣读论文云云。这些通知还声明待钱汇到后再发出可以申办出国签证的邀请函件，如签证无法办理则退回90％的汇款。但是，××市人民医院一位医生去年签证被××国总领馆拒签后，一直未收到退款，而是收到对方的再次邀请。
这类医学机构的宣传手册一般都附有××国政府要员和地方州长等高级官员的贺信和签名照片，有一定的吸引力。为慎重起见，我办分别与卫生部和国家中医药管理局联系，调查这些机构的背景。目前了解到的情况是：这些机构一般是大陆或××医生成立起来的，组织机构不大，人数亦很少。他们尽管组织过一些小型学术会议，但会议效果不好、质量很低，收费明显偏高，带有营利和安排旅游的目的。根据有关部门建议严格控制对这类学术会议的审批，原则上不必参加的精神，我办目前已对这类申请严格审查把关。
除上面所述两个医学学院外，“××国针灸推拿中医学学院”亦属于同一类型的机构。
×××省外事办公室
××××年×月×日
§§§第四节外事报告
一、外事报告的含义
外事报告是外事工作中，参与单位或个人向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。在外事活动中，及时、准确地将所见所闻形成文字材料，将有助于上级机关时刻掌握外事工作的动态，更好地开展对外交往活动。
二、外事报告的写作要点
外事报告常常涉及有别于本国国情的人和事，因而写报告时就应遵循实事求是的原则，既不扩大事实，也不隐瞒差距或弊端，以达到他山之石可以攻玉或避免重蹈覆辙的目的；撰写外事报告时，还应将所见所闻提炼，找出有针对性、有说服力的事例，增加报告的说服力。
§§§第五节外事函件
一、外事函件的含义
外事函件指参与外事工作的国家机关、企事业单位为相互商洽业务、询问和答复问题，请求上级主管部门批准的公文。它具有在外事工作领域起指导、记载及凭证的作用。
二、外事函件的写作要点
外事函件与常用公文中的函件一样，写作时要言简意赅，措辞要质朴，并与本单位职权、身份相符；忌下笔离题万里，应开门见山，让人一读便得要领；要把握好写函分寸，严格区别公函与便函、公函与请示，不可混同使用。
例文一
关于出国（境）任务审核的几点要求的函各地区行署、市人民政府、区直各有关单位：
最近，****中央办公厅、******办公厅下发了“关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知”。为保证真正需要出国（境）实行公务的团组、人员顺利成行，根据该文精神，今后在审核因公出国（境）事项的报批文件时，请注意以下内容：
1．出国（境）的团组要有较详细的出访目的，不能笼统称“业务洽谈”或“商务考察”，而应有明确的“业务”、“考察”内容。
2．出访人员身份要同出访目的相符，在专业出访团组中，如确需党政部门领导干部或其他业务部门人员参加的，应有充分理由加以说明。要如实填报出访人员的现任职务。
3．出访费用是派出单位自理的，要附有费用预算和费用来源的说明。
4．请写明出访时间和境外停留时间，并应注意留足办理内部手续和申请外国签证所需要的时间。
特此函告
例文二
××××年×月×日
××省教育委员会
×教国交（2000）××号
关于同意××大学××延长护照的函
中华人民共和国驻日本大使馆：
××大学××是19××年4月由我委派到日本九州大学攻读学位的自筹经费留学生，现已获得博士学位并转到通商产业省四国工业技术研究所做博士后工作。最近，该同志向我委申请，由于其所持的因公普通护照将到期，要求延长护照以继续完成研究。经研究，我委同意××同志延长护照5年，即从2000年9月至2005年9月止。请按规定予以办理有关护照延长手续。
××省教育委员会
××××年×月×日
§§§第六节外事总结
一、外事总结的含义
外事总结是外事部门就其所从事的工作，分一定时限或单就某项工作作一番全面检查和回顾，系统地分析、总结得出规律性的结论、成功的经验和失败的教训，为今后工作作指导。这一类的书面文字材料通称为外事总结。
二、外事总结的写作要点
外事总结的写作要突出实事求是的原则，所反映的事情必须充分、准确，所列举的事例具有一定的代表性。为了更直观地反映情况，应掌握准确的数字，以最大程度地增强总结的说服力。反映了客观的事情后，作者可以找出规律性的东西，将其上升为理论，以利于对今后的工作起指导作用。外事总结的写作还应体现出其用字准确、简明和生动的特点，避免笼统、含糊的词语和冗长、生涩的句子。
外事总结的写作格式包括标题、正文、结语和落款四个部分。
1．标题。
写总结的事项、时限。
2．正文。
写基本情况、经验体会、工作得失。
3．结语。
写今后的设想、计划和打算。
4．落款。
注明总结的单位和时间，上报的外事总结还应加盖公章。
例文
新加坡招商会总结
今年8月15日至19日，×××招商会在新加坡隆重举行。这是进入21世纪我省首次在东南亚国家举办的大规模招商活动，亦是实施我省进一步对外开放、扩大利用外资的大动作。这些项目分布在我省14个地市，涉及交通、能源、原材料加工、机械、电子和轻纺工业以及农业综合开发等各个行业。招商会由××省人民政府主办，新加坡贸易发展局、中国驻新加坡大使馆、新加坡中华总商会、中国商会及厂商名誉赞助。
在短短的五天时间里，我省招商会取得了丰硕的成果：签订合同项目52项，总投资2．64亿美元，其中利用外资1．59亿美元；协议项目36项，总投资9．99亿美元，其中利用外资6．32亿美元；达成意向31项。在这次招商会上所签项目中，呈现出与我省去年两次香港招商会不同的特点：一是项目涉及面广。二是中小型、加工型项目较多，占总项目的65％，有利于“短平快”迅速见效。三是合同项目占总项目的46％。多于占总项目27．7％的协议项目，而协议项目又多于占总项目26％的意向项目，表明了此次招商会洽谈双方的务实态度。四是招商会上签订了一批重大项目的合同或协议，显现了从东南亚国家引进外资的良好前景。
对于我省招商会所取得的成果，×××各界人士和新闻传媒给予了高度的评价和较广泛的报道。××××××资政在会见我省招商团时说，从他去年十一月访问××省至今才九个月，××省便做了很多工作，组织项目前来招商，很不容易。×××厂商工会主席×××先生认为招商会很成功。中国驻×××大使说，今年以来，国内已有56个招商团到×××招商，××省团是举办很成功的几个招商团之一。×××的《联合早报》、《联合晚报》、电视台等新闻单位每天都对招商进展予以报道。
招商会取得成功，原因是多方面的，主要因素有：首先，前期工作做得较好，准备较细。其次，×××各方面给予了很好的配合和协调。第三，我省招商团到达××城后集中精力、全力以赴搞招商，各地市领导亲临会场“督战”。此外，去年×××内阁资政率领×××工商代表团访问考察我省，我省政府领导向×××资政一行介绍了我省改革开放和经济建设方面的进展情况，新加坡媒介竞相报道，新加坡工商界开始对我省予以关注，也是重要因素。
×××招商团的很多成员认为，招商会的成果远不止表现在签订了一批项目上，还有更具深远影响的方面：
×××招商会的成功，表明以“背靠大西南，面向东南亚”为发展战略的我省，在走向东南亚又迈出了有实质内容的可喜一步。
×××领导人和政府对××这次赴×××招商活动给予了高度的重视，内阁资政×××、×××总统×××、贸工部长×××、前副总理×××等，分别会见了招商会团长。
在招商会的几天里，前来洽谈并留下名片的来宾就达1100人，其中80％是新交，许多人都希望到×××实地考察。今后我们要加强对外宣传×××，要“走出去，请进来”，借助别人的“嘴”来宣传自己，加强对外宣传力度。省领导认为，这次招商会产生了很好的影响，我们要好好利用这个“涟漪”效应，巩固和扩大与××的经济合作，并通过×××客商带进各国资金，加速我省经济发展。
××省招商会代表团
××××年×月×日