书城成功励志高效能人的必备习惯
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第82章 1简化问题,避免冗繁

第十四章 习惯14.删繁为简

删繁为简是提高工作效率的一项重要举措。我们在做任何事情的时候,千万不要把事情过于复杂化,简单的时候就是简单,太多的顾虑反而会让我们走弯路,事情的结果也会和我们的希望不能一致。

简单思维可以帮助我们高效地解决问题,可以让我们的工作变得简单和高效。

第十四章1 简化问题,避免冗繁

简化问题,避免冗繁是我们提高工作效率的重要途径。

无论我们做什么事,最简单的方法就是最好的方法。曾任苹果电脑公司总裁的约翰?斯卡利说过,“未来属于简单思考的人。”如何在复杂多变的环境中采取简单有效的手段和措施去解决问题,是每一位高效人士都必须认真思考的问题。

1994年2月,美国国家银行发展部的主管吉姆?沙利和约翰?哈里斯召集下属开会,会议的议题是改善领导层、员工和客户之间的沟通与联系,最终目标是使美国国家银行成为世界上最大的银行之一。

为期两天的会议结束之际,墙上挂满了草案、图表和灵光闪现的新主意。总结的时刻到了,约翰拿着记录本站了起来。

“我们要说的就是这些,”约翰举着记录本说,“简单就是力量。”他在白板上写下这几个红色大字后,结束了自己的总结。

约翰抓住了我们提升工作效率的一个关键。无论做什么事情,我们都应当树立这样一个信念:简单就是力量。

简化问题是解决问题的一个重要途径。美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德?C?伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则——在做每一件事情时,应该问自己三个“能不能”。

“能不能取消它?”

“能不能把它与别的事情合并起来做?”

“能不能用更简便的方法来取代它?”

在这三个原则指导下,善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化,办事效率有很大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。无论在工作中,还是在生活中,为了提高效率,就必须决心放弃不必要或者不太重要的部分,并且把重要的事情也进行有序化。

简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间,虽然客观条件使得你一时难以做到,但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间,并就此进行分析总结并采取相应的改进措施,你就一定能赢得效率。

除此之外,冗繁也是效率管理的大敌。要出色高效地完成自己的工作,我们就应当学会把握事物的重点,化繁为简。

世界500强企业之一的宝洁公司,其制度就具有人员精简、结构简单的特点。宝洁公司严禁任何超过一页的备忘录,推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁的“一页备忘录”时说:“从意见中择出事实的一页报告,正是宝洁公司作决策的基础。”

他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令:“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂,他会加上一句:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的。”

国内有许多公司为了提高员工的工作效率,专门花重金请来专业的咨询公司,编写出一些文采飞扬、图文并茂、理论和案例也十分丰富的规定性和执行性文件,但最后这些文件的命运都是殊途同归,也就是被束之高阁,并没有达到管理者预期的目的。

同样,将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来,并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查;二是要把所得到的材料反复研究,“了然于胸”,然后从中找出规律性的、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了,一个最简便、最有效的方法是:看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了,说明吃透了;反之,则说明陈述者对所说或所写的内容仍然是心中无数,无论怎么表述都是很难收到理想的效果。

化繁为简是提高工作效率的一项重要举措。马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易。反之,任何事都会对你产生威胁,让你感到棘手、头痛,精力与热情也跟着低下。就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的,费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简,可以让你的工作变得可行,你的信心也会跟着大增。