6.1项目计划的作用与形式
项目计划要确定任务、估计可能在实施中碰到的各种问题，提出完成任务和解决问题的有效方案和措施。项目计划的成果是用来指导组织、实施、协调和控制项目过程的文件，以便处理项目不确定性问题，避免浪费，提高效率。项目的独特性和一次性使得项目计划的正确编制尤为重要。
6.1.1项目计划的作用
项目计划可以清晰地确定完成项目目标的努力方向，使项目成员明白自己的目标以及实现目标的方法，高效有序地完成项目，使项目相关方相互沟通，增进理解，使项目各项活动协调一致，保证关键线路及各条线路上活动目标的实现，减少项目的不确定性，提高项目成功的可能性。项目计划过程所要解决的问题及相应的工作内容见表6-1。
6.1.2项目计划的形式
项目计划按其制订的过程，可分为概念性计划、详细计划、滚动计划三种形式。
(1)概念性计划也称自上而下计划。概念性计划是根据初步确定的工作分解结构图从最顶层开始，逐步分解到更为细节性的层面。概念性计划主要规定了项目的战略导向和战略重点。
(2)详细计划也称自下而上计划。详细计划的任务是制定详细的工作分解结构图，详细计划提供了项目的详细范围。
(3)滚动计划也称分段计划。滚动计划的制订是在已编计划的基础上，随着项目的推进，根据变化的项目环境和实际执行情况，从确保实现项目目标出发，对原项目计划进行滚动调整，分阶段制定进度和预算。
6.2项目计划的编制
共青团工作项目计划编制依据涉及面较广，例如：工作分解结构、历史资料、估算数据库、过去项目绩效的纪录；还有组织政策，即与项目相关的正式的和非正式的组织政策；制约因素，即影响项目绩效的那些限制因素；假设条件，即因项目存在着未知因素而建立的假设。计划编制的内容包括范围计划、工作计划、人员管理计划、资源供应计划、进度报告计划、成本计划、质量计划、变更控制计划、文件控制计划、风险应对计划、支持计划等，团干部可根据工作需要取舍。
6.2.1项目计划编制的程序(1)定义项目的目标并进行目标分解；
(2)进行任务分解和排序；
(3)完成各项任务所需时间的估算；
(4)以网络图的形式来描绘活动之间的次序和相互依赖关系；
(5)进行项目各项活动的费用估算；
(6)编制项目的进度计划和成本基准计划；
(7)确定完成各项任务所需的人员、经费、设备、技术、原材料、相关单位等资源计划；
(8)汇总以上成果并编制成计划文档。
以上项目计划过程包括核心性过程和辅助性过程。核心性过程是计划工作，必须按照实际项目实施的顺序和从属关系依次安排，即前一工作不完成，后一工作就无法开始。具体有范围规划、项目分解、活动定义、活动排序、时间估算及进度计划、资源规划及费用估算、制订费用计划及项目计划七个主要过程，也是项目计划的基本步骤。辅助性计划根据项目本身特性的需要，编制专项计划，过程之间没有顺序和从属关系，但又是项目计划中不可缺少的，主要包括质量计划、组织计划、沟通计划、采购计划、风险识别、风险应对措施等。
6.2.2项目计划编制时的注意事项
项目计划编制时不同的项目会面临不同的环境，会有不同的要求，但是所有项目都是在一定的时间、一定的资源限制下执行的，制订计划就要建立一个有效的监督和控制系统，尤其要注意如下问题的处理。
(1)项目计划要从整体上考虑问题。项目计划具有系统性，各子项目的衔接、时间和资源的有机协调在计划中都应有所体现，以便使项目每一阶段都能在计划中找到依据。
(2)项目计划的范围要适中。项目计划如果只有很少的细节，那么就不可能取得比较精确的估计；如果项目计划包含太多的细节，就会超出项目负责人所控制的范围，使其无所适从。
(3)项目计划要具有动态性。项目在计划过程中，还要留出适合情况变化和项目部门的各种具体要求的调整空间。每一个具体的部门在执行项目时，也会做出自己的计划，这些计划是否符合整个项目的要求，项目负责人只有在对各部门的小计划进行归总分析后才能明确。
(4)项目计划要考虑风险。编制项目计划必须考虑潜在的风险，如果在计划过程中忽视了风险，那么在实施过程中，项目失败的可能性比其成功的可能性要大得多。
(5)让具体实施工作的人员参与项目计划的制订。具体实施工作的人员最了解各项具体活动，而且通过项目计划的制订，他们会更加严格地按计划执行项目和更有效地完成工作。
(6)项目计划要具有可操作性。如果任务在执行之前就有了较好的理解，那么许多工作就能提前进行准备；如果任务是不可理解的，那么在实际执行中就比较难以操作。
6.3项目计划的工具和方法
项目计划编制的工具和方法有很多。在此，我们主要讨论以下五种工具和方法。
6.3.1头脑风暴法+WBS
头脑风暴法(集思广益法)是指先不考虑层次，让项目成员畅所欲言，将所有想到的任务都列出来，然后再合并同类项。头脑风暴法的三大原则是围绕主题、鼓励创新、期间不必评估，待头脑风暴结束后，才开始评估和完善构想。
WBS(任务细分)是把项目整体分解成较小的易于管理和控制的若干子项目或工作单元的过程。这是项目管理中最有价值的工具，是制订项目进度计划、项目成本计划等多个计划的基础。
以某团县委召开团代会为例说明WBS应用，如图6-1所示。
图6-1某团县委团代会工作分解结构图图6-1中，举办团代会这一任务可分为筹备、预备会议、正式会议等阶段，各阶段又按实施的先后顺序进行WBS分解。共青团工作项目管理中，工作任务分解时可根据工作要求、资源情况以及任务可操作性来决定任务细分的程度。
6.3.2网络图
网络图是有关项目各项活动和它们之间逻辑关系的示意图。网络图有两种最常见的表达方式。一种是节点法，又称单代号网络图。
其表达方法是将活动的内容及工时信息填在框图内，用连接框图的箭线表示活动之间的逻辑关系。另一种是箭线图法，又称双代号网络图。
其表达方式是节点表示事件，用填在节点圈内的序数表示事件之间的顺序，而把活动的内容和工时信息写在箭线上。节点法的优点是能够比较清晰地表达相关活动的逻辑关系，同时涵盖的信息量较大，活动名称和时间都可以填写在框内，便于工期跟踪和计算。共青团工作项目一般都不很大，所以这里只介绍节点法。
1.网络图的三种基本类型
网络图的应用能清晰地反映各工作任务的逻辑关系，一些工作必须完成后，另一些工作才能开始。网络图一般有三种基本类型，见图6-2。
在图6-2中：
(1)C依赖A。A活动必须结束后，C活动才能开始。
(2)G依赖E和F，E和F可以平行作业。E活动和F活动结束后，G活动才能开始，E活动和F活动可以同时进行。
(3)E和F依赖C和D，E和F、C和D可以平行作业。C活动和D活动必须结束后，E活动和F活动才能开始，E活动和F活动可以同时进行，C活动和D活动可以同时进行。
2.常见网络图
用节点法绘制的一个简单网络图，如图6-3所示。
图6-3网络图的一般形式在图6-3中，表示了活动之间的逻辑关系。在绘制节点图时，要注意以下规则：
(1)网络图中不能出现无头箭线；
(2)网络图中不能有循环回路；
(3)网络图中不能出现无节点的箭线；
(4)网络图中只能有一个起始节点和一个终止节点；
(5)网络图中的箭线要尽量避免交叉。
下面以某团委评选“十佳青年”流程为例，绘制网络图(简图)，见图6-4。
3.项目关键路径的确定
关键路径法是一种常见的数学分析技术，它是一种运用特定的、有顺序的网络逻辑来预测总体项目历时的项目网络分析技术。将项目网络图中每条路径所有活动的历时分别相加，最长的路径就是关键路径，关键路径上的活动称为关键活动，是项目工期最短路径，关键路径有时不止一条，关键路径上的任何活动延期均将导致项目延期。
以图6-3网络图的一般形式为例，从项目开始到结束的路径有以下6条：
第一条：开始ACEGIJK结束
第二条：开始ACFGIJK结束
第三条：开始ACHJK结束
第四条：开始BDEGIJK结束
第五条：开始BDFGIJK结束
第六条：开始BDHJK结束
假定各项活动时间分别如下表：
活动A B C D E F G H I J K
时间(天) 2 3 1 5 1 2 2 1 2 3 1
每条路径所有活动的时间和分别为：
第一条：A+C+E+G+I+J+K=2+1+1+2+2+3+1=12天
第二条：A+C+F+G+I+J+K=2+1+2+2+2+3+1=13天
第三条：A+C+H+J+K=2+1+1+3+1=8天
第四条：B+D+E+G+I+J+K=3+5+1+2+2+3+1=17天
第五条：B+D+F+G+I+J+K=3+5+2+2+2+3+1=18天
第六条：B+D+H+J+K=3+5+1+3+1=13天
由以上计算看出，第五条是关键路径。该项目最早完成时间是18天。如要将项目时间压缩到15天，就只需修改第四、第五条路径上的活动时间，将时间控制在15天内。
6.3.3甘特图
甘特图又称横道图或条形图，图形的左边列出项目活动，右边以横道线代表活动工期，上面是项目进度时间单位，横道线的左端是活动的开始日期，右端是结束日期。甘特图中表明了各项活动的时间逻辑关系。如某团组织要实施项目的项目进度表(甘特图)，如图6-5所示。
从图6-5中可看出，该项目有6项活动，活动时间以周计算。第一项活动从第一周开始到第五周周二结束，第二项活动从第一周周三开始到第六周周三结束，照此类推。
6.3.4责任分配矩阵
责任分配矩阵是一种将所分解的工作任务落实到项目有关部门或个人，并明确表示出他们在项目工作中的组织关系、责任和地位的方法和工具，见表6-2。
的是在责任分配矩阵表中，要将项目分解后的所有任务和所有项目组成员在表中写出来，如项目大，分解后的任务多，就以子项目定责任分配矩阵表。
6.3.5项目行动计划表
项目行动计划表是以WBS为基础，将项目一系列活动或任务进一步细分，并按内在的层次关系把持续时间、紧前任务和所需资源等汇总并记录所形成的表格，见表6-3。
6.3.6项目工期与工时估算
1.工时估算
项目工时的估算通常要根据项目范围说明、工作分解结构、资源数量质量、项目资源日历、项目风险清单等已有的资料，利用专业技术工具计算分析才能得出估算工时。根据占有资料情况，工时估算因素可以大体概括为条件因素和过程资产两项。