在实际工作与生活中，我们讲的话是与思维同步的，说话之前没有经过加工总结，轻易地就将心里想的说出来，往往会让听众一头雾水。
因此，我们应将自己要讲的话，在脑海里提前进行总结，条分缕析，分清要点，根据不同的谈话对象进行针对性的再加工与基本的包装，力争做到言简意赅。
1．沟通的语言要求——简单、明确
伟大的文学家莎士比亚说：“简洁的语言是智慧的灵魂，冗长的语言是肤浅的藻饰。”人们谈话应遵循的一个总原则应该是语言简洁，它是吸引、打动听众的必要条件。
假如经理要你报告前几天的工作情况，你看看下面的回答合适吗？
职员：“前几天我得病了。”．
经理：“什么，也就是说你没去那家公司？”
职员：“后来，我托小王去办。”
经理：“那么他做得如何？”
职员：“但他由于有事外出。”
经理：“那还是没办……”
职员：“不，我撑病去那家公司并且见到了经理。”
经理：“快说呀，怎么办的？”
职员：“他不愿接受我们的条件。”
经理：“啊！”
职员：“但是……”
经理：“滚出去。”
如果你在令别人紧张的情况下再三拐弯抹角，吊人胃口，大概也只会落个“滚出去”的下场了。
说话，学会简洁是必过的一关。
简洁精炼是最经济的语言手段，可以让人最充分地了解你的意思。公关交际中，简洁精炼的语言一般比繁杂冗长的话语更能吸引人。它能体现出说话人分析问题的快捷与深刻，同时这也是其认识能力和思维能力高的表现；它能使听者在较短的时间内获得较多的有用信息，有助于博得对方的好感；它表现出了说话人果断、干练的性格。自信心强、办事果敢的人，他的语言应该是简洁精炼的。这种语言风格反映出时代的风貌，随着现代化社会节奏加快，人们的时间观念增强，于是说话简洁就会给人一种生气勃勃的现代人的感觉，十分为人推崇。所以我们要努力把自己的言语培养成简洁精炼的风格。可以遵循以下三个步骤：
（1）选用合适的词语。大脑里要储存一定量的材料，临场交际要善于选用恰当达意、言简意赅的词语来表达思想，毫无意义的修饰成分、限制成分和无谓的强化成分会使自己的发言失去听众。
（2）抓住重点。说话时，尽量要使自己的语言中心突出、切中要害，不要东拉西扯、词不达意。
（3）理清思路。说话前，先理清楚自己要表达的思想，要安排好结构，思路清晰，层次分明。同时，还要注意稳定情绪，保持情绪的稳定，是理清思路的一个重要条件。
2．言简是意赅的前提
有位哲人曾说过：“话说得太多，总会说出蠢话来。”这是我们每个人都应牢牢记住的至理名言。
人和人之间的大部分的沟通都是建立在口头基础上的。开过大会的朋友大概都会有这样的感受，当有些领导在大会上长篇大论的时候，下面的人通常都不知道他在说些什么。不管领导的表达是多么准确，措辞多么精心，员工还是常常会误解领导的本意。员工的教育背景、生长地域、智力与培训等等因素，都可能对他们的理解能力产生一定的影响。所以得到口头反馈是十分重要的一个环节。不要觉得从员工那里得到简短的“是”或点头这类回答就是他已完全理解了你的指示。指示的内容是什么？他也许完全不明白。那么如果员工在领悟指示时“不够精确”，之后在工作中会出现什么问题？你会十分震惊地发现，有无数个指示是被“曲解”了。所以，如果要上司的每一条命令、每一项建议都能被准确地执行，就要注意语言的言简意赅。
1910年，美军部队的一次传递命令的情况是这样的：营长对值班军官说：“明晚大约8点钟左右，哈雷彗星将可能出现在这一地区，这种彗星每隔76年才会出现一次。命令所有士兵着野战服在操场上集合，我将向他们解释这一罕见的现象。如果下雨的话，就在礼堂里集合，我将为他们放映一部有关彗星的影片。”
值班军官传达给连长：根据营长命令，明晚8点哈雷彗星将在操场上空出现。如果下雨的话，就让士兵们穿着野战服前往礼堂，这个十分罕见的现象将在那里出现。
连长传达给排长：根据营长命令，明晚8点，不同凡响的哈雷彗星将身穿野战服出现在礼堂，如果操场上下雨的话，营长会下达另一个命令，这种命令每隔76年才会出现一次。
排长传达给班长：明晚8点，营长将带着哈雷彗星在礼堂中出现，这是每隔76年才会有的事。如果下雨的话，营长将命令哈雷彗星穿上野战服到操场上去。
班长传达给士兵：在明晚8点下雨的时候，76岁的著名的哈雷将军将在营长的陪同下身穿野战服开着那辆“彗星”牌汽车经过操场然后前往礼堂。
这样的误会我们当然不愿意看到。但问题是很多时候用口头传达出的简单指示、请求或意见，都被听者完全地误解了。
这种与事实相悖的结果令领导感到非常失望，而对于员工来说，他们认为自己是在忠实地按照领导的指示办事，因此也会感到十分委屈。
应该怎样做才能减少这种误解呢？作为领导，首先要在同基层员工和高层管理者对话前经过缜密思考，然后尽可能用简单而精确的话把意思表达出来。
领导者应该清楚，他们说的每一件事对于基层员工来说，都会代表着权威。管理层级或职衔越高，这个人所说的话就越重要。所以，大公司的总裁都不会轻易发表评论。
3．语言的真谛是朴实无华
能用朴实的话来表达自己的意思，并给对方留下思考的空间，这是再好不过的说话方式。
大家都见过在阳光下闪耀着五彩光泽的肥皂泡，它们看起来是那么的美丽。但是当五彩泡泡不断升高，它们却一个接一个纷纷破碎。生活中的那些空话和套话就像这些肥皂泡，它们常常是一些动听、虚幻诱人的语句，但当你细细品味却发现那些话没有任何实在内容，如同肥皂泡一样迟早会破灭的。
说话的目的是表达说话人的思想，同听众交流，并且传达感情。因此，只要开口，无论是洋洋万言，还是三言两语，不管话题是海阔天空，还是一问一答，都应该使人知道你所表达的意思。
有些人习惯用一些现成的套话来代替自己的语言。三句话不离套词，颠来倒去那么几句，不仅没有思想性，也没有艺术性，让人感觉味同嚼蜡。
朴实无华的语言是人们真挚内心的表达，展现了人们的美好情感。语言的朴素美来源于相互的办事态度。话如其人，言为心声，平时为人处世质朴真诚，说话自然也不会扭捏做作。有古语说：“其行也正，其言也质”，正是说语言朴素美的前提是以真诚的态度为人。语言的朴素美贵在保持个性，应该怎么表达就怎么表达，要么严肃，要么幽默，可以直率，可以调侃，还可以委婉。
会说话，就是语言要注意朴实。使用过多的修饰辞常常会适得其反。即便是同一个词，修饰后也会有程度上的差别，比如“一切”、“根本”、“多数”、“一些”、“凡是”，这些词要根据实际来选择，一定不能掉以轻心。假如把“部分”说成“一切”，把“可能”说成“肯定”，这样就会使自己陷入被动，虚张声势，说了也许会碰钉子的。
当然，强调“语言的朴实无华”并不等于反对含蓄。说话的含蓄也是一种艺术，就是把重要的、该说的部分故意隐藏起来，说得不直白，但又能让别人明白自己的意思，这就是我们常说的“只需意会，不必言传”。
朴实无华之所以是说话的艺术，是因为它不仅体现了说话者驾驭语言的熟练性，而且也表现了说话者对听众想象力和理解力的信任。如果说话者不相信听众丰富的想象力，而把所有意思一字不漏用浅显无味的语言表达出来，这样不仅会使话语逊色，还有可能使人听而生畏。
会说话的人一般不会在别人面前卖弄自己的口才，反而会制造一种“言有尽而意无穷”的意境。
4．通俗的话能拉近距离
语言简洁的一个很重要的方面就是通俗。通俗但不卖弄，能迅速拉近说话者与他人的距离，从而赢得他人的好感。
虽然说话要小心，但我们并不赞成说话咬文嚼字，而是提倡所说的话应该通俗易懂。
“隔行如隔山”，人们所处的岗位和所涉及专业不同，从而所了解的知识也就不甚相同。尤其是对于某些专业语言，如果全部用那些晦涩难懂的专业性术语，对方听不懂便会觉得索然无趣，从而对你所说的话不会集中精神。语言就是一种沟通工具，何必说的那么高深？
一位证券经纪商曾经给一群想了解一些有关银行与投资的基本原则的妇女演讲，他尽量使用简单的语言，用会话的方式让她们放松下来。他努力地把每件事都说得十分清楚，但是，还是有一些基本词语对她们来说仍然非常陌生。他提到“课税与偿付”，“票据交换所”，以及“短期买卖和长期买卖”。于是一场精彩动人的演说就这样被笼罩上一团迷雾，就因为他所说的一些专业术语没有使他的听众明白。
因此，如果你是领导，当你要与下属谈论一个他们所不熟悉的话题时，最好用你所能想到的最简单、最通俗的词语阐释：把他们所不熟悉的事物，形容成他们已经知道的事物。
曾经有这样一个故事：耶稣很想引导人们向善，于是就对巴勒斯坦的农民说：“只要大家日行一善，将来必然能进入天国。”农民问：“那天国是什么样子呢？”耶稣想：该怎么说才能让那些未受过教育的巴勒斯坦农民明白呢？于是，耶稣想到用他们所熟悉的东西来描述天国：
“天国就像酵母，妇人拿了它，放入相当数量的玉米粉，直到全部发酵完毕。”
“还有，天堂就像寻求美好的珍珠的商人。”
“还有，天堂就像抛入海中的网。”
这种形容十分通俗简单易懂。听众中的那些家庭主妇，每个礼拜都要使用酵母；渔夫每天都要把网撒入海中；商人买卖珍珠，于是大家都了解了这其中的深刻含义。
当我们给别人描述“距离我们最近的星球有多远”这个概念时，请比较下面一组对话：
距离我们最近的星球，在35兆里之外。
如果一列火车以每小时60公里的速度向前行驶，将要费时4800万年才能到达距离我们最近的星球；如果在星球上唱首歌，而声音又能传回此地，也要经过380万年；如果用蜘蛛丝从地球拉到那星球，蛛线的总重量将会达五百吨。
经过比较，哪一种更加通俗易懂，是前者还是后者，自然就不言而喻了。
当奥利佛·罗吉爵士向一群普通听众解释原子的大小及特性时，就是使用了这种方法。他解释说，一滴水中的原子数目和地中海的水滴数目一样多。为了更准确地说明这个问题，他又说，一滴水中的原子数目，相当于地球表面上所有的草丛树木的数量。
所以，你应该用这种方法对下属或其他人说话。如果你要描述大金字塔，那么你首先应该告诉你的听众，它有451尺高，然后以他们常常能看到的某种建筑物作比较，让听众了解它到底有多高，你可以告诉他们，大金字塔的底座面积可以包含多少条街。如果你要说20尺高，那么就可以说：“相当于这个天花板高度的一倍半。”如果要描述有多长，不妨把它说成从这儿到某某商店，或是到某个饭店的距离，这样，就会使你的听众听起来有意思并且能得到他们的回应。
5．说有价值的话
不要只重复一个话题，简洁的语言会令人愉快，给人留下好感，并且收到事半功倍的效果。好的事物，如能简洁便会变得更好。本来很糟的食物，如能简洁，也不至太糟。
如果你能和任何人谈上十分钟并使他（她）产生兴趣，那么你一定能成为一个大人物。这里的“任何人”可能是个工程师，可能是个艺术家，可能是个教师，也可能是个建筑工人，总之，无论是三教还是九流，无论对方处在什么阶层，你在十分钟的谈话中能使对方感到兴趣的话，真是了不起，这是件非常不容易做到的事。如果你能一直坚持只说值得对方一听的话，那么你肯定会成为一个到处受欢迎的人。
说“值得一听”的话，有两个起码要求：
一是言之有物。说话最忌空洞无物，华而不实，废话连篇。“言之有理，持之有据”，才能让人信服。所谓“欲语唯真，非真不语”，是说语言要表达真情实感，没有真情实感就不要开口讲话。也许这个要求过高，但不能说没有一点道理。为此，说话时应精心设计，而不是东拉西扯，语无伦次，令人厌烦。
二是言之有情。说话时尽量要生动有趣，饱含真情。这个要经过长期磨练，绝不是一日之功。俗话说：“两年胳膊三年腿，十年观摩一张嘴”，由此可见学会说话比学会其他技艺更难。
说话小心的人，可以使他的人际关系非常和谐，同时，他的生活也会非常有趣。而对于不会说话的人来说，不得不煞费苦心寻找倾听对象，别人都觉得他的话毫无价值，不屑一听。
你是一个说话小心的人吗？不妨问问自己以下的问题，如果大部分答案是肯定的，那么恐怕还需要在这方面多下功夫才行。这些问题是：