食材的配发,系根据出库领料单,然而领料单上所填报数量的多寡,却有赖标准食谱及标准用量的制订。因此标准食谱不但有利于采购定量,对于存货管理也具功效。
4.食品的存管
(1)收集并核对所有的交货通知单、发票、退货单以及收货报告。
(2)核对所有文书中出现的数目字。
(3)核对获准的正确折扣。
(4)核对交货通知单并将其放入卡片账簿。
(5)管制周期性的存货。
(6)定期清查装货的空箱或空器,并列账以便回收。
(7)定期清点库存的食品及厨房中的食物,并与存货清单互作比对。
(8)制作盘存(清点存货)报告及盘存差异报告。
(9)保存现时的食物管制报告。
5.饮料存货管理
(1)表单核对:核对并结算交货通知单、退货通知单、发票以及收货报告表。
(2)数字核对:核对所有书面作业上的数目字。
(3)折扣核对:核对已被容许的正确折扣。
(4)账册登录:交货通知单等文件核对后,分别登记于酒窖账中。
(5)保持永久而连续性的饮料存货账。
(6)保持退瓶回收费用账。
(7)制作可以退费的容器清单,包括空瓶、酒坛、板条箱等。
(8)制作期间性的存货清单,以供定期和永久而连续性的饮料存货账相互比较,并供饮料管制报告。
(9)制作存货清点报告,其内容为货品的种类及价值、存货发出的流动率等等。(10)每天都要制作一份饮料管制报告,写明当天销售量和营业额。
6.消耗品的存管
消耗品一般体积较小、耐用度低、容易耗损,凡餐厅所用的烹调器具、各式餐具、布巾类、清洁用品、文具等,均属于经常性消耗品。
消耗品的备品补充,应订定单位使用备补标准量,依物品性质如文具、清洁用品,按实际情形补充;如炊膳用具备品补充,需缴旧换新;如布巾类大多设定3套,1套使用中,1套换洗中,1套在库存,如此更替使用,汰旧换新,淘汰的改作抹布、拖把,以节约费用。
餐具类或布巾类应设有损耗率的规定,金属餐具一般为1%,陶磁器为35%,玻璃器为5%,布巾类为3%。所定比率尚可依情况往下调整,以减少损耗,提高存管效果。
耗损报销手续,先要报请主管核准,缴回旧品换发新品,如超过损耗率者,使用单位或使用负责人,应负赔偿责任,才能杜绝物品数量流失。
为防止物品损失,务须加强监督,门柜加锁防盗,门禁管制携出,领物出库凭申请单核发,以建立完善的存管制度。物品领取有账卡,损耗报销有根据,才能养成员工爱护公司财产、保养重于修护、修护重于购置的心态,使财物发生最大的效用。
使用单位负责人职位调动或离职,应办理移交手续,灶具移交清册,以示交接责任分明。
7.非消耗品的存管
非消耗性物品均属体积较大,坚固耐用度高者,如金属物品、木器家具、电子机具等。
非消耗品因不易损毁,都配属于使用单位负责管理,如厨房中的炊膳笼、锅、电子烹饪机具、冰箱等,一般交田厨师长管理。餐厅中之家具如餐桌、椅、沙发、橱柜、装饰物品等,应责成餐务员负责保管使用。电气设备、空气调节冷暖气机、音响、照明及舞台设备等,一般服务人员负责照管,凡物均有专人负责管理。
非消耗性物品使用限期,一般设定为3年,第1年可能外观受损,第2年机具有使用程度性的磨损,所以应注重维护保养,平时由使用单位负责洗、擦及整理;定期的每月或每季举行由专门技术人员的保养修缮。第3年可考虑财产折旧,编列预算,更新设备。不过,物品维护保养得体,养成爱惜物品美德,勤加养护,如家具类的修缮、油漆,机具类之检修装配,可延长物品使用的寿命。
非消耗物品虽分置各单位保管使用,但仍应列入“财产”管理系统,统一登录财产管理账卡,予以编号。该保管卡格式含类别、编号、品名、单位、数量、单位、总价、购置年月日、配置地点、使用保管单位负责人等,一式两份,由使用单位负责人签盖后,一份存使用单位,一份存库列管,作为物账与盘点的根据。家具、机具切忌外借,在餐厅如有桌椅散失之情事,这可能是因外借或是外烩未能及时收回或归还的失误。所以,外借家具应办理家具外借手续,以免散失。
六、原料盘点作业管理
1.盘点的主要功能
盘点为仓管人员及使用单位在物料管理上重要的一项工作,盘点后的数据在库存管理上有很大的参考价值。盘点具有下列3项主要的功能:
(1)财务部门记账的依据
盘点本为会计作业中的一项工作,它有记账与稽核的双重功能。
(2)投入产出控制的依据
营业单位要了解营运后各项产品或物料的应产率是多少,精确的盘点是必要的。
(3)订货与采购的依据
当采购人员要采购货品或订货时,该项物品过去的耗用情形及现有的库存资料是必要的参考资料之一,而此一资料亦必须经由盘点之后的数据计算而来。
盘点数据的正确性,是盘点工作最重要的一环。不正确的数字会让管理人员作出错误的决策,因此当盘点工作进行时,仔细、耐心、翔实是必备的要件。
2.盘点作业规定
盘存清点,等于是健康检查,由此方能知道今后的管理对策。所以对盘点工作要求,一要彻底、迅速、确实,二要追求与分析发生错误的原因,因此在执行上,要求注意的事项有:
(1)物料的编号名称要求与账册相符。
(2)物料的单位与数量要作确实的清点。
(3)物料的品质要求按性质妥善地保护。
(4)物料的规格与存放地位置与账面所注确实相符。
(5)物料存量勿超过最高存量或最低存量的基准。这样做的优点在于能直观看出当月消耗金额。
进出物料账目要确实,报表要迅速,要有簿记登录货卡及收发日报表,其内容包括收发物料编号、名称、规范、单位、收发数量等。月结盘存明细表的内容为上期结存量、本期收入量、本期发出量、本期结存的数量、单价、金额等。
盘点作业必须在会计部门的监督下进行。每个月底,会计部门应清点实际存货并核对存货清单,同时制作一份超额与缺额存货单送交经理部门。在储藏室内存放过90天货品即视为逾期存货,储藏室主管应每月制作一份逾期存货清单送交厨房及餐饮经理,以便他们设法耗用这类滞销的货品,以免长期存放所造成的腐败或损失。
3.料的盘点
(1)食品的盘点
(1)确定库存食品的总值,可显示出库存食品是否太多或者太少,以及库存食品的总价值是否符合本店的财务政策要求;是否积压太多资金;以适时调整库存。
(2)可将某种食品的利用率和它的销售额作分析比较,从而评估其获利的情况。
(3)可将某一特定时期的实际存货价值和账面存货价值互作比较,这可以明显看出任何差异之处,以及仓库管理员的工作效率。可以防止损失及失窃。
(4)查出利用率不高的食品,可以提醒采购人员及主厨等注意,并作为淘汰的依据。
(5)确定各种存货的利用率,并适时检查其使用或食用期限是否逾期。
(6)盘点清单应当印制成一种标准格式,而其编排必须和各个储藏室所在的位置顺序相配。这样方可使盘点工作做起来轻松、快速、有效率,而且不致遗漏。
(2)饮料的盘点
(1)确定仓库中所有饮料的总价值,用以评估储存量是否适当,是否符合本店的财务及营业方针。
(2)比较某一时期的库存饮料实际价值是否和存货账面价值相符。防止失窃及检查安全管制系统。
(3)确定存货出入的流动率。查明销售量太低或回转太慢的饮料,并考虑予以淘汰。
(4)库存饮料的一年中流动率最理想的是1/6,也就是平均库存量相等于两个月的供应量。如果不能达到这个标准,就得进行检查每一品牌饮料的流动率,以便及早发现何种饮料的流动率太低,而采取必要的措施。
4.物的盘点
(1)消耗品的盘点。
应每月实施一次,勤加盘点,追求损失原因与责任,以避免窃盗散失等事情发生。
(2)非消耗品之盘点。
每年必须作一次彻底的盘存清点,藉以检查与了解该物品的使用情形。
七、酒店餐饮部库房规划
1冷冻库
温度在—18℃以下,主要储存肉类、鱼类、冰淇淋、特殊的冷冻蔬菜、冷冻水果。管理冷冰库必须注意的事项:
(1)铁门要随时紧闭,以保持鱼肉冷冻。
(2)走道不可太窄。
(3)室内应有精密的温度计。
(4)设置物架,将物品分类放置。
(5)专人保管钥匙。
2.储存冰箱
依据餐厅的每日出售量推算应储备的数量,放在厨房内的冰箱。
3.干藏
主要储存用具、用品、干货类食品、罐头食品、瓶装饮料、被巾类等。干藏应注意的事项:
(1)室内注意通风与除污设备,尤其设在地下室者。
(2)温度不可太高。
(3)走道要宽,以便领物。
(4)应设置物架,将物品分门别类放好。
(5)防火、防盗、防鼠,专人保管钥匙。
食品的卫生与安全,是餐厅营业的基本要求,除了作业时严格遵守卫生管理有关规定外,验收及储存管理更是稽核把关食品的卫生与安全的第一道关卡。
要做到凡物必有账,物料进出流程一清二楚,不但物料使用可发挥最大的效益,不致发生坏品,各单位还因成本归属明确,消耗及浪费无所遁形,绩效自然提升。
因此餐厅的执行验收及储存管理,首先在于确保原材料的品质和不使其匮乏,以利营业的顺畅,最终目的则在于有效控制,以提高餐厅的利润。