如无必要，勿增实体
——奥卡姆剃刀定律
工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物更显复杂，结果只能陷入其中走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人，其工作水平、效率之高低不同，原因在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即：能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?具体到某项工作时我们应该问一问以下6个问题：
①为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?
②这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会不会收到前所未有的新效果?
③如果必须干这件工作，那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?
④什么时候干这件工作好呢?是否考虑到在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作而用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情?
⑤谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去干?
⑥这件工作的最好做法是什么?是应抓住主要矛盾，迎刃而解，收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?
在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并使决策无误。无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；会读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗和用于保管的时间；吃喝比较简单，以减少烹调时间，等等。