首先,这些人可能会跑得很远,以至竟企图在合同未到期之前将其取消,特别当你签的这份合同的有利程度还属中等偏下,或至少他们认为是这样的时候。不消说,这也正是你应当密切注意协议的执行情况的原因之一。
换句话说,他们可能力图通过再谈判,来把他们喜欢的一些条件加到你签的协议里面去。由于合同的取消或再谈判本身都是非常困难的,所以,揭穿和击破他们的这种阴谋还不会很困难。但是,如果你们内部已有了反对你谈成的这笔交易的,有组织的反对力量,那对其可能造成的麻烦,你就必须得心中有数了。
虽然不能说是至关重要,但仍视为特别严重的是,来自那些总是想告诉你(暗示或公开地),如果那事让他们干,一定会干得比你好的人们的琐碎指责。坦白地讲,作为一个谈判人员,你必须做到对这类事习以为常,在谈判桌上脸皮太薄肯定是没有好处的,但针对这种人能脸皮厚一些,来保护自己或不理他们这些坐在安乐椅上指手划脚的人,同样也有好处。
在绝大多数情况下,试图向这些专门吹毛求疵的人,来解释你在谈判过程中所做和一切,是没有什么用处的。因为只有你才熟知那些谈定的条款和条件,而这些人却很少知道为达成这个协议你和对方交换了多少让步,以及为什么那些都是必需的细节。
当然,在一定的条件下,你也必须奋起保护你的成果。这一般就是在会议上有人公开反对你签的协议,或你的上司向你提出疑问的时候。只是出于这一个原因,你就应当永远要坚持有人做记录,使谈判中发生的一切,以及哪些问题都是怎样解决的都有案可查。当有人问你为什么某一问题是那么而不是这么解决的时候,这份档案将会对你大有帮助。先靠你良好的记忆力是不够的,特别是事情过后你又去从事别的谈判的时候。能有记录在手里,弥补你记忆上的不足,这至少可为你减少许多窘境。
一旦就合同中的某一条发生当事人双方争执时,你这份记录就更有了大用场。当然,如果协议文本写得很严密,这种事是不大会发生的。但实际上,不管你们准备文件时是多么仔细而小心,总会有些事是你们当时未曾想到的。其结果便是,如果你有记录可查,这不但会一下子解决问题,而且这还能防止问题或争执升级,成为一起诉讼。
7定期检查协议的执行情况
当所签的协议,须由对方在相当长的一段时期内执行时,检查各项内容是否在按合同的规定执行就是至关重要的。至于由谁来进行这项检查,则要取决于合同所涉及的内容,以及你方的组织结构。如果作为谈判人员,由你来跟踪监视(或作为监督组的成员),有几个因素是你必须考虑的。
首先,跟踪监视的范围,这在很大程度上要根据工作的性质而定。显然,惯常的订购某种货物,是无需很多监视的。你只须派个什么人去看货就行了。但如果是一份有关复杂的研究工作或巨大的建设工程,跟踪监视就要持续进行了。
另一个影响检查规模的因素是,你的交易伙伴在类似合同中的执行情况,如果是一位你曾与之打过交道的供货商,而他过去的行为又都使你满意,那检查工作的量就会很小。此外,合同本身规定的进度报告,也有助于你少去直接进行检查。
有各式各样的理由,可以说明系统地检查协议执行情况的重要性。例如,一家公司可以同时做许多桩买卖,以至于不是对每一客户都能按时交货。如果发生了这样的情况,按人之常情来讲,这种到期未能交货就大多应归咎于买方未进行严格催促了。
所以,毫无疑问,密切的跟踪监视,会防止一些小麻烦发展成大问题。而且,如果处理得当,跟踪检查不但不会被视为对对方的侵犯,这还有助于加强你们之间的合作关系。因此,虽然对一项大工程进行定期检查,可是件毫无吸引力的苦差使,但它却是使最终结果能符合你费那么多力气才签下的协议规定的保证。
8改善合同执行情况的检查技术
当然,你所采取的跟踪检查的步骤到底应该怎样,将由你和贸易伙伴的关系、协议的内容、你方的内部组织结构,以及你自己的偏爱决定。但除了这些之外,还有几种普遍适用的技术,也会在不同情况下给予你不同的帮助,即:
1.非正式步骤——非正式步骤以什么形式出现可由自己定,如未预约地打电话询问、通信或甚至必要时的社交活动,都将能满足你的需要。
2.合同规定的步骤——合同中规定的定期报告或报表,可以成为监控合同执行情况的基础或依据。这基本是一种特殊的管理技术。一旦从报表或报告中发现有偏离正轨的现象,更深入的检查就是必要的了。但应当提请你注意的是,单靠这一种方法来实现监控的目的,那就得过于强调了报表的质量和及时性,过分相信你的贸易伙伴的正直和可信。
3.定期的现场考察——没有什么比你亲自到你贸易伙伴那里去看一下,更能搞清楚到底情况如何了。但是,在许多情况下,只因为这既费钱又费时,就可能使你感到不便。
4.通过别的人——你所处的位置可能使你有机会,从与你的贸易伙伴、打交道的技术或行政人员那里,得到你需要的信息,他们这种间接的帮助,也许会使你得到更多有关对方公司的情报。
5.与第三方接触——许多来自第三方的信息,都可以成为你评估对方公司经营及财务状况的资料。银行家、信贷机构以及各种商会,都可以成为你的信息源,使你能够保持耳聪目明。
忠告:对协议执行情况进行跟踪检查时,要尽可能别唐突、别莽撞。特别是绝不能干预人家的内政和对人家应该怎样运营指手划脚。可是,有时不管是你多么具有外交家的风范,你也会遇到在检查问题上人家不愿同你合作的事。遇到这种情况时,如有必要,一定坚持让对方知道你有这个权力。任何时候,只要你的要求不过份,而对方却又不愿意满足时,那至少说明你们的贸易关系已属不良。
除此之外,这也可能会是因为合同执行得不好,使对方有意隐瞒某些信息。当然,情况不会永远是这样的,因为许多公司(特别是那些私营企业),对给出任何信息都并不那么吝啬,不管出于何种原因,只要发现你认为是为监督执行情况所需的数据竟得不到,那你可得十分注意。
9重开谈判
像在池塘旁等了似乎几小时(有时的确过了几小时)的渔翁一样,经过了漫长的讨价还价之后,终于可以坐下来在一份协议上签字,把鱼钓了上来,这真是一件非常舒心的事。而且,在执行协议的整个过程中,双方都还满意,从而使这笔买卖圆满结束则更使人高兴。但是,随着时间的流逝,条件有时也真的发生了变化,使某一协议再执行下去就不那么有利了。到了这个时候,恐怕你就应当考虑就这一协议重开谈判了。可不幸的是,人们通常是只有到了经济上十分吃亏的地步,才想到了还有这样一种选择的可能。
改变现有协议,有无数的理由可供你提出。例如,金融状况的变化,就是要求重审贷款条件的好借口。你方无力控制的其他变化,也可能使原本有利的一笔交易,变得不那么招人爱做。这些变化可能由全国的经济条件波动所导致,它们也可能只来源于某一工业领域,或你们的这个行业。不管是什么来源,外来的影响也好,内部的因素也罢,总之是已到了必须把某个协议撕了重写的时候了。
就某一协议想重开谈判时,以下几个因素是你必须考虑的。其中最最重要的是你自己的心理状态。绝大多数的人是连提出重新谈判的建议都不乐意干的。而且,这当然也不是一件可以草率提出的事。何况,就是重谈某一协议的必要已经十会明显时,人们也还是迟迟不肯去找对方谈这件事。其结果便是,只有到了事情已坏得使他们再无别的选择时,他们才肯下决心这么干。
不管是什么时候,只要你认为重开谈判是必需的,那你就必须采取积极的态度,心理上也不必悲观。因为财政上遇到了困难,你们才要求改变贷款条件,既然你们已无力满足合同的规定,那么对方再迫使你们遵守,也对他们没什么好处。所以,只要你们有充分的理由,贷方完全可能同意进行调整。
当然,对方也可能强制你们执行某协议,但如果因此他们只能诉诸法律,别的什么好处也没有,那倒不如双方商量出一个折中办法,实行某种妥协。至于真的要打官司,那你可得立刻进行法律咨询。千万别等到事情已到了不可收拾的地步,再去请一位法律界的魔术师出来,变一个解决办法出来应应景——除非这位律师作为一种副业,还真能从帽子里抓出兔子来。
总之,请你记住,商业协议并不都是板上钉钉、绝不可变的。只要情况使之成为必要,任何协议都可以更改。事实上,某一协议之所以不能重谈,最大的障碍,往往就是由于怕听到人家说“不!”因而总是犹豫着,不敢去找人家。
有很多时候,一份协议得到修改,连说服工作都不需要。例如,假设你们是供货方但无法按期交货,也许你们还不知道,对方到了那合同规定的日期时,却并不需要那么多的货。因此,他们也许比你们还更愿意调整交货日期哩!也许正是因为他们怕你们不干,才没敢提出来呢。这样,如果双方谁也不采取主动,那只好是两家都受冤枉罪了。
10重开谈判的几个步骤
重开谈判可以为你们省钱,或甚至避免遭受经济上的巨大损失。而且,重开谈判本身也并无神秘之处,取得成功所需要的最重要的因素(也和原来谈判时一样),还是充分的事前准备。多数人之所以失败,就是因为没打好基础。
重开谈判的第一个步骤,就是确定所要达到的各种目的;即你到底要完成一些什么?要把所有的重要内容或目的都写在纸上。例如,应当重谈的价格、交货日期,以及其他一些你方难以执行和满足的条款、条件。然后,收集能说明按新条款办不好的、所有你收集到的事实。显然,随情况的不同,所担心的东西也不同。
第二个步骤,就是估计一下对方可能采取怎样的立场。知道这次同你谈判的人是个什么脾气也很重要。即使重开谈判时,对方显然占居优势,但只要你准备工作做得好,照样可以获胜。例如,当你重开谈判的内容是修改贷款条件,银行就占优势,你们商业界当然处于软弱地位了。但即使是这样的局面,只要你有个完善的谈判计划,获得有利的条款和条件的可能性,也会大大增加的。
贷方当然知道自己占上风,可以强迫借方接受某些条件,以保护他们自己的利益。为避免陷于被动挨打的境地,你可以先想想对方可能有什么要求。换句话说,你先当一回银行家,站在他那个高度去考虑问题。这样,你就会对于他一定要提出来的问题事先有了回答。只要你能让对方知道,你已经预料到银行将怎样对待你们,你就可能使贷款协议重写,并避免那些将成为你方沉重负担的条件。
最后,不管你要重开谈判的内容是什么,谈判前都要进行一次“如果……该怎么办?”的分析,即准备出多种解决方案。这样,即使重开谈判未获成功,你还可以提出下一个选择方案,而如果按这个方案去办,那最坏也只能是仍照旧章办事而已嘛!