书城管理无忧管理:管理中必须提前堵死的77个漏洞
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第10章 制度的漏洞(2)

首先,集权管理可能导致决策过程的非理性化。由于集权者不可能全面掌握决策所需要的信息,集权管理要么流于形式,要么随意性很大。一个人的精力总是有限的,在公司老板精力有限和管理能力不到的地方,业务管理常常处于混乱的状况,甚至出现了无人过问的状况,也就出现权力真空。在对公司内部管理结构进行考察时发现,一些事务性的工作,以往是由公司老板亲自过问的,但是随着老板精力的分散,又没有相应的授权,这类工作被忽略了。另外一些公司虽然建立了相应的组织机构,并配备了相应的人员,但是却没有赋予相应的权力,管理者常常处于被动消极的状态。一些资产高达千万的公司,办公室必备的文具的购买依然要通过董事长亲自审批。不愿意充分授权的原因往往是出于对管理人员的不信任,这种不信任可能是对管理人员品德的不信任,也可能是对管理人员能力的不信任。许多决策失误就是发生在个人全能主义的集权式管理上的。

其次,当权力过分集中在老板手中时,其管理层的责任和权力就会不对等,管理层会推卸责任。公司的中层干部会将自己搞不懂的问题,提交总裁审批,把难题推给总裁;将自己认为不可行或有重大风险的问题,提交总裁批准,不愿意承担任何责任。久而久之就产生了惰性,干部也养成依赖总裁的习惯。当公司越做越大时,总裁管不了那么多具体事情,可中层干部又难以独当一面,因此公司总裁反倒成了中层干部的秘书,替他们弥补各种遗漏和改正各种差错。总裁想放手让中层干部得到锻炼,但又无法容忍他们不断犯错。也就是说,能否容忍干部的失误,是培养人才至关重要的问题。

集权管理一方面使领导者陷入繁杂的日常事务中,不能冷静地把握公司宏观发展方向,另一方面也使得公司的中层管理者养成了一种依赖性,能力也不能得到充分的锻炼和提高。

家族式的管理模式和“强帅弱将”的局面是制约私营公司发展的一个重要因素。企业应该实行所有权和经营权相分离,并建立行之有效的内部监督管理体制,建立现代企业制度。

善意提醒:学会下放权力,没有人是千手如来,只靠一个人的力量不可能干成大事。

漏洞5:随意性的“猴性思维”

私营公司机制创新,主要是改革高度集权的管理体制,因为集权管理一方面由于最高权力阶层缺乏制约而造成决策随意性,另一方面由于集权者控制的范围不到位和力度不够导致低层管理的随意性。这种管理上的随意性,主要来自于两方面的原因,一是产权结构和治理结构对管理者行为的约束软弱无力,二是私营公司企业家的“猴性思维”的跳跃性,后者是造成决策随意性的直接原因。

所谓“猴性思维”的跳跃性,是指大部分私营公司几乎都处于一种流变状态——公司的发展随企业家的思维而变,有时公司的发展方向随着企业家的个人好恶而飘忽不定。面对来自各方面的批评,私营企业家往往将原因归结为市场的不规范,或者将这种“随意性”称之为管理的“不断创新”。

但是,真正的创新应该是建立在规范化和制度化的基础上的。制度化和创新是“静”和“动”的关系,没有“动”的“静”是保守,而没有“静”的“动”是随意。管理正规化是克服随意性的有力武器,因为管理正规化能使企业建立起实施整套规则的管理结构,建立使决策能被授权并合理地实现预期结果的工作体制。

发达国家的公司普遍经历了从科学管理到管理规范化的历程。现代公司为了提高对外部市场环境的适应性和公司内部的一致性,普遍以书面化的公司政策、岗位职责、任务标准、工作程序、行为准则为基础,从技术到管理,从生产到经营,从激励到制约的各个方面都切合实际地制定和实施定量的标准,建立起明确的规则、程序和制度,涉及到工作研究、岗位设置、财务预算、会议程序、报告程序、信息传递、职工培训和民主管理等各个方面。建立起有效工作系统的基础和正规化的运行机制,从范围上、深度上和动态上反映了市场经济对公司管理基础工作的要求。市场经济是法制经济,现代公司也需要这些具有公司内部规则性质的、由正式的规则和程序组成的管理方式。放弃这些书面化的企业法规制度和工作程序,而采取放任管理或随意管理的方式,无论什么先进的管理方法、技术都难以实施。

对于中国私营公司来说,通过实施管理正规化来提高企业的素质,是迈向管理现代化的必要一步。

有些企业家将管理正规化看得过于简单,认为只不过是一个技术问题,只要聘请专业人员进行制度设计,多开会,多监督就可以解决了。其实不然,正规化管理在本质上是与产权制度相关联的,任何缺乏合理产权结构和治理结构保障的正规化管理的尝试都会流于形式。大部分私营公司都有自己一套成文的规章制度,但只不过是出于业务和管理的一时需要。在一些私营企业家的意识深处,我就是制度,我可以制定制度,也可以违反制度,甚至可以改变制度。在许多人看来,制度是人制定的,一切必须服从企业家的自我需要,一切必须随企业家个人思维的变化而改变,这就是典型的“猴性思维”的随意性。

随意性的公司管理,无法形成对企业家的制约机制,这种最终制约力只有来自于产权的分离。正如我们所看到的巨人集团一样,由于没有及时完成产权结构的调整,高层管理根本不存在制约机制,以致形成了家长式的绝对权威,随意性的决策和随意性的管理没有得到有效的控制,最终陷入困境。

善意提醒:飘忽不定的随意性思维用在企业管理之中,就像梦游者走在悬崖边,随时会有跌下去的可能。

漏洞6:经理的靠椅太舒服

从前,某地有一个懒惰到极点的人。因为这个人实在懒得什么事也不肯干,所以,最后拿到了3个饭团儿,被赶出了家门。

“上哪儿去呢?”

懒汉不知去哪儿才好。没办法,就把装有饭团儿的包裹吊在脖子上,毫无目标、漫不经心地走着。可是走着走着,肚子饿起来了。

“啊!肚子饿了,真想吃饭团儿啊,可是要取出来吃,太麻烦了!”

真是一个少见的懒汉,他为此忍着饥饿。

“怎么没人来呀,要是有人来的话,就请他帮忙解开包裹。”

他边走边想着,这时,从对面走来一个头戴斗笠,张大着嘴巴的男人。

“嘿嘿,莫非他饿慌了,才把嘴张得这么大?”

他这么想着,等那人走过来便问道:

“喂,能不能替我解下吊在脖子上的包裹啊?里面还有3个团子呢,让1个给你怎么样?”

于是,那男人回答说:

“你说什么呀,我的老弟,我正愁斗笠的绳子松了呢,而系起来又是那样的麻烦,所以才张开大嘴,好让下巴去绷紧那绳带啊!”

故事中的两人实在是太懒惰了,懒惰到吃穿不顾。

现代管理提倡“活计划”,强调走动式管理,就是拒绝懒惰。意思是先制定好一个计划,然后再根据不同情况及时改良先前的计划,避免僵化和一条道走到黑。因为没有计划就会乱了章法,工作程序混乱;不善于收集各种信息、及时改良计划,就有可能继续盲目行事;不多走动去调控和制衡,员工就无积极性,甚至会产生一大堆不满的情绪。

怎样按照预先的计划操作并走动式管理呢?有以下几种方法:

(1)把本部门的目标和计划向下属进行解释。

(2)消除下属中对于工作需要、工作安排以及他们的工作如何与本部门及公司相联系等方面存在的误解。

(3)落实计划、发布指令、安排工作、进行生产调度。

(4)协助下属解决与工作有关的问题,并接受咨询。

(5)作业计划的必要调整。

(6)临时生产任务的组织控制。

(7)与下属保持沟通,并向他们提供一些重要信息。

(8)全面、准确地掌握生产情况。

(9)及时并有效地发现、分析和纠正生产中的偏差。

(10)及时、公平地鼓励或惩戒下属的行为。

(11)就本部门的工作以及需要上级部门采取行动的问题,向上级管理部门报告。

(12)倾听下属的建议和批评,处理下属的抱怨和下属不满的问题。

(13)发现和培养人才。

克罗克的走动管理

雷·克罗克——这个麦当劳快餐店创始人有个习惯,不喜欢坐在办公室办公,大部分工作时间都用在“走动管理”上,即到所有各公司、部门走走、看看、听听、问问。

麦当劳公司曾有一段时间面临严重亏损的危机。克罗克用他的“走动管理”发现了一个重要原因,就是公司各职能部门的经理有严重的官僚主义,习惯躺在舒适的椅背上指手画脚,把许多宝贵的时间耗费在抽烟和闲聊上。

克罗克发布命令:将所有的经理的椅子靠背锯掉,并立即照办。

很多人私下里骂老板是个疯子。不久,当大家纷纷走出办公室,深入基层,开展“走动管理”时,发现管理当中存在着许多问题,于是,及时了解情况,现场解决问题,终于使公司扭亏转盈。

善意提醒:真皮靠椅虽舒服,但坐久了也会腰酸背痛。

漏洞7:缺乏有规矩的团队章程

有个人养了一头驴和一只哈巴狗。驴子关在栏子里,虽然不愁温饱,却每天都要到磨坊里拉磨,到树林里去拉木材,工作挺繁重,而哈巴狗会演许多小把戏,很得主人欢心,每次都能得到好吃的当作奖励。驴子在工作之余,难免有怨言,总抱怨命运对自己不公平。这一天机会终于来了,驴子扭断缰绳,跑进主人的房间,学哈巴狗那样围着主人跳舞,又蹬又踢,撞翻了桌子,碗碟摔得粉碎。这样驴子还觉得不够,它居然趴到主人身上去舔他的脸,把主人吓坏了,直喊救命。大家听到喊叫急忙赶到解救了这个人,而驴子正等着奖赏,没想到反挨了一顿痛打,被重新关进栏子。

驴子关在栏子里是有章程的,它不可能像哈巴狗一样跟在主人的后面跳舞。如果一旦把章程打破,把哈巴狗的工作让他来做,那么一切就会乱套了。

“团队工作缺乏效率,那么最终责任人是企业领导而不是团队。”这是玛丽·莫西尔的一句名言。建立目的明确的团队,最有效的工具是团队章程。多数企业都有职责说明、制定目标的体制及个人业绩评估系统。团队章程是团队相应的管理工具。团队成员完成工作时,不管业绩好坏,都需要企业领导帮助解决业绩问题。他们需要反馈,需要有机会和统领全局的企业领导一起检查自己的工作与目标的差距。

作为企业家一定要把握变革时机,调整企业的发展速度与方向。推动变革的一种最好方式是利用团队。团队可以随时组建,完成工作后随即予以解散。团队所做的工作是无法用其他方法来完成的。不管是研制新产品还是改进流程,团队可以把多种优势、技能和知识糅合在一起。