信息技术的发展正前所未有地改变着人类生活的每一个层面，以信息化、全球化和高科技为特征的新经济浪潮滚滚而来，机遇与挑战并存。办公自动化是信息化时代最重要的标志之一，办公要实现自动化，当然离不开办公设备。
第一节办公自动化概述
一、办公自动化的基本概念
信息时代的到来使人们日益发现，打电话、文件分发批复、文件存档等传统的办公模式不仅束缚了办公室工作人员的创造力和想像力，而且耗费大量的时间和精力手工处理重复工作，因而越来越不能满足人们对信息的需求，因此办公自动化这一概念应运而生。
办公自动化就是利用现代化的设备和技术，全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、非数值型信息且结构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。
二、办公自动化的主要内容
办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图像处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。
三、办公自动化的特点
办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将许多独立的办公职能一体化，提高了自动化程度及办公效率，从而获得更大效益，并对信息社会产生了积极的影响。它的主要特点如下：
（1）办公自动化是当前国际上飞速发展的，涉及文秘、行政管理等多种学科，并利用计算机、网络通信、自动化等技术的一门新型综合性学科。
（2）办公自动化理论基础中的计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。可以说它是以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务的一门新型综合性学科，是一个信息化社会的时代产物。
（3）办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。其中“人”是决定因素，是信息加工的设计者、指导者和成果享用者；而“机”是指办公设备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和手段；信息则是办公自动化中被加工的对象。一个典型的办公自动化系统包括了信息的采集、加工、传递和保存3个基本环节。简而言之，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。
（4）办公自动化将包括文字、数据、语言、图像等办公信息实现一体处理。它把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，使办公室真正具有综合处理信息的功能。
（5）办公自动化的目标明确，能够优质、高效地处理办公信息和事务，提高了办公效率和质量。它是一种辅助手段，便于人们产生更高价值的信息，使办公活动智能化。
第二节办公自动化系统
一、办公自动化的功能
办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结合起来构成的人机信息处理系统，使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大限度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效率和质量，提高生产率的目的，办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系；信息是被加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。
按照办公自动化系统的功能可以分为以下几个方面：
1．事务型办公自动化系统
事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件处理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。
2．管理型办公自动化系统
管理型办公自动化系统除担任事务型办公自动化系统的事务外，主要任务是完成本部门的信息管理，侧重于面向信息的处理，如工业、交通、农贸等的经济信息流的处理或者人口、环境、资源等社会信息流的处理。
3．决策型办公自动化系统
决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助的功能。
二、办公自动化在中国的发展
办公自动化在我国的发展大致经历了三个阶段：
第一阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；
第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理；
第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享和网络数据库管理等工作。
在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了较大的成绩，但也存在以下几个方面的问题：
（1）对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的是为了提高效率。
（2）忽视了办公自动化发展的基础，通常认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化。
（3）技术条件的制约，也会使办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。
纵观我国办公自动化系统的发展，经历了同发达国家类似的过程。目前影响系统发展的因素，有些是系统内部的问题，如设备、技术水平，而有些则需要借助各级领导乃至全社会的努力。值得重视的因素有基础设施（如网络通信）、思想观念与工作作风、特殊需求（如汉字输入问题）等。特别是，目前我国处于经济转轨时期，管理体制、管理方法等还未稳定，这也影响了我国办公自动化系统的设计、使用与发展。相信这些问题会随着国家形势的发展、观念的转变和技术的进步逐步得到解决。
办公自动化系统的迅速发展在一定程度上满足了人们改善办公条件、减轻工作负担、提高办公效率的要求，但也更加刺激了人们对自动化系统的渴求。办公自动化系统的研制者们也在现代技术和设备的支持下，追求在更高层次上满足办公活动的需求。
第三节办公自动化处理的内容
总的来说，办公自动化是一个信息处理与管理的集合。它的功能比较复杂，当它面向不同层次的使用者时，表现出来的功能也各不相同：对于企业高层领导而言，办公自动化是决策支持系统；对于中层管理者而言，办公自动化是信息管理系统；对于普通员工而言，办公自动化是事务／业务处理系统。