常用的办公文印设备主要有复印机、数码复印机、一体机等。通过这些设备能够方便、高速地得到各种文件、图像等的复制品，而且效果清晰、保真度好、容易保存。
6.1复印机
6.1.1复印机概述
复印机是综合运用机械、电子和光学手段，严格地将原文件、图表、图像等内容进行记录，以获得副本的办公设备。在很多情况下，都需要将一份文件复制成多份，特别是在办公室中复印尤其重要。
1．复印机的发展
复印机经历了从手动到全自动，从单一功能到多功能，从模拟式到数码式，从单色到多色、全彩色的发展。同时，复印技术也得到了很大提高。
美国物理学士查斯特·卡尔逊（Chester Carlson）在1938年发明了静电复印技术。并广泛地运用到复印机（模拟式、数字式）、激光打印机和普通纸传真机中。
施乐公司在复印技术方面曾一度垄断市场长达十几年之久，它掀开了世界办公用复印机历史上最崭新的一页。
佳能公司为复印机的发展更是作出了不可磨灭的贡献。佳能公司为复印机的发展提供了大量的物力和财力，从1965年到1992看之间，曾数次推出更优秀的复印机。特别是在1992年，佳能推出的彩色激光复印机CLC-550，它是世界首创备有防伪装置的复印机。它集数字化、彩色化、多功能于一体，它包括有先进的数字图像处理技术、激光扫描技术和彩色复印技术。它不仅代表了当时一流的技术水平，而且采用了高解像力的CCD传感器，对中间色调和连续色调图像的复印效果极佳，它的图像分辨率可达到400dpi，具有256级灰度等级。彩色激光复印机CLC-550具有双重功能，它不但可以作为独立的复印机使用，还可以配上智能处理单元（IPU），将从各种途径得到的彩色图像生动地再现，从而构成一个完整的多重媒介系统。
2．复印机的分类
复印机的种类、型号较多，其分类依据也不相同。
（1）从复印机的工作原理来分，可分为模拟复印机和数码复印机。
模拟复印机：首先将原稿图像曝光或扫描，再由光学系统将曝光或扫描的图像直接投射到已被充电的感光鼓上，在感光鼓上产生静电潜像，最后经过显影、转印、定影等步骤，从而完成整个复印过程。
数码复印机的工作原理是：首先将原稿图像曝光或扫描，再由CCD（电荷耦合器件）传感器将信号进行光电转换，然后将经过处理的图像信号输入到激光调制器，再由感光鼓扫描调制后的激光束，在感光鼓上产生有点组成的静电潜像，最后经过显影、转印、定影等步骤来完成复印过程。
（2）根据复印机的复印幅面来分，可分为普及型和工程复印机。
大多数普通办公场所的复印机都是普及型复印机，它们复印的幅面大小为A3～A5。工程复印机主要是用于大幅面文档（如工程图纸等）的复印，它可以复印的幅面大小为A2～A0，甚至更大。
（3）根据速度来分，有低速、中速和高速3种。
在大部分办公场所配备的是中速或低速复印机，以复印A4幅面文件为例，低速复印机每分钟可复印10～30份，中速复印机每分钟可复印30～60份，而高速复印机每分钟可复印60份以上。
（4）从复印机使用的纸张不同，可分为特殊纸复印机及普通纸复印机。
（5）从复印机的显影方式来分，可分为单组分复印机和双组分复印机。
（6）从复印机复印的颜色来分，可分为单色、多色及彩色复印机3种。
（7）从复印机的用途来划分，又可以分为主流办公型复印机、工程图纸复印机和便携式复印机。
办公型复印机是最常见的复印机，其主要用途就是在日常的办公中复印各类文稿。
工程图纸复印机有复印幅面比一般的办公复印机要大，达到了A0幅面，用以复印大型的工程图纸的复印机。
便携式复印机体积比较小而轻，是一种便于携带的产品。
3．复印机的硬件连接
各种型号的复印机要求基本相同，超出指标范围，可能会影响复印机的连续工作时间和复印质量。它对于周围环境、安装地点和使用方法均有一定的要求，其中温度和湿度两项指标要求较严。
（1）应安装在符合规定的电源插座附近，以便连接。
（2）电源电压在220V±10％范围内，电流容量大于15A的插座单独供电，而且必须带有接地。
（3）安装在通风良好、温度和湿度符合要求的室内。
（4）防高温、防尘、防震、防阳光直射。
（5）复印机四脚着地，保持水平状态，离墙至少10cm，留足操作空间。
（6）严格按照安装步骤安装，必要时请有关维修人员安装并试机。
其身驱比较庞大，所以安装复印机的位置要仔细考虑，使用时是否有足够的空间来打开挡板。复印机不需要连接到计算机上，它可以单独使用，所以用户只需要将它与电源相连即可。
4．光导体
光导体的作用是在工作过程中将光信号转换为电信号，从而形成静电潜像。光导体是静电复印机的心脏。常用的光导体材料有硒（或硒合金）、硫化锌、氧化锌等。用硒（或硒合金）制造的光导体（硒鼓），由于其有制作容易、价格低廉、寿命较长（可复印几万次，甚至可高达十几万次），并且可以进行二次镀膜等优点，因而得到广泛应用。
5．静电复印技术的发展趋势
静电复印技术已经十分成熟，应用很广泛。为了适应信息时代的要求，应用静电复印技术的产品将向多功能复合化、彩色化、商务化和网络化迈进。
（1）多功能复合化
现在的办公设备很多，如果将各种独立的办公自动化设备都放置在办公室，不仅占用了大量空间，而且也浪费了资金。随着数字技术和网络技术的有机结合，电脑进入了大多数家庭，这就出现了一些小型办公室的及家庭办公。复合机集多种功能为一体，占用办公室面积较小，且价格比购买多个独立的办公自动化设备要便宜得多。因此，多功能复合机已成为小型办公室的及家庭办公的主流办公自动化设备。
（2）印刷品彩色化
彩色印刷器不但可以提高理解力，延长注意力，还可以提高工作效率，同时，更受到商家的欢迎。
（3）办公自动化设备网络化
随着信息时代的到来及网络的普及，办公设备具备网络化是潮流所向。网络办公、打印等的优势十分明显，其具有以下特点：
①更低的TCO（总体拥有成本）。
②强大的管理性。
③打印速度快，打印容量大。
④提高了网络用户的工作效率及满意度。
6.1.2复印机的使用
随着信息时代的到来，用户不仅要懂得复印机的使用，更重要的是要懂得如何对复印机进行定期保养维护，这是提高复印质量、保证复印设备正常运转和延长设备使用寿命的重要前提。如果是经常使用的复印机，它的显影部件上会累积很多的粉尘，同时，油墨也会污染机件，再加上一些机器部件的老化等。这些都会影响到复印机的正常运转，并在很大程度上影响复印质量，甚至复印机不能工作。
1．复印前的准备工作及注意事项
（1）稳定的电压
复印机在连接电压时电压不可插在太高或者太低的电源插座上，如果这样会影响复印机的正常工作，甚至还能损坏复印机。它使用的额定电压通常在200V～240V之间，额定频率为50Hz，工作电流为8A左右。
最好使用三相插座来连接复印机，而且，在同一个插座上尽量避免再连接其他的设备。这是因为如果连接了其他设备，带电插拔其他设备时，会对复印机产生电流冲击，有可能损坏复印机内部的工作电路。同时要注意，在关闭复印机时，首先应先关掉复印机控制面板上的电源，然后再将电源线拔除。
（2）选择使用正规的复印墨粉
由于在复印过程中，墨粉会被熔化到纸张纤维中，墨粉中的树脂成分会被氧化生成臭氧。劣质墨粉不但会直接影响复印效果，导致复印件上底色加重等问题，而且会生成更多的粉尘，这些粉尘一旦落在复印机的工作电路板上，很容易导致电路板短路，损坏复印机。更重要的是劣质墨粉会产生出很多危害身体健康的气体。
（3）及时更换墨粉
当发现复印机缺墨粉时，应该及时对复印机加墨粉。大多数复印机的墨粉用完时，都会在控制面板上进行提示。更换墨粉时，也应该选择原装正品墨粉，以免影响复印效果或损坏复印机。
（4）使用连续复印功能
为了快速地复印多个文件，可在复印机工作之前将复印机工作模式设置为“连续复印”状态，并根据复印份数的多少，设置好连续复印的页数。因为复印机每次工作之前，都需要很长的时间来预热，只有预热好后，才能持续工作，使用连续复印功能不但提高了工作效率，而且还能节省操作时间这种连续复印的功能，特别适合复印大量的相同文稿。
即便是复印的内容各不相同，或只需复印几份数时，也应该将这些不同的任务搜集起来，等到足够多时，才集中开机，进行复印；如果即用即复，将要频繁地启动复印机，而每次启动复印机，都会在一定程度上损伤复印机内部的光学器件，长期下去会缩短复印机的寿命。
（5）准备好适宜的复印纸
复印效果的好坏在很大程度上决定于复印纸质量的好坏。在选定复印纸之前，需先测试各种纸张的复印效果。此外，还有一点需要注意的是，选用的复印纸张，必须与复印机当前使用的墨粉相兼容，如果不兼容，可能会影响复印效果。
（6）正确放置复印纸张
放置纸张时，必须要按照说明将复印纸放在进纸盒中，保证放入纸的平整性，并且不能放得太多。同时，要将导轨调到与纸一样宽，将纸卡好。如果纸张没放好，在复印时就会出现卡纸、一次进多张纸或不进纸的现象，就会影响到复印机的持续工作，甚至还会将复印机内部的进纸装置损坏。当出现卡纸情况时，应先关闭复印机电源，再将卡住的纸从复印机中取出。
2．复印技巧
（1）当文稿表面有污迹或其他痕迹，为了让复印后的文稿消除痕迹，可以用比痕迹范围稍微大一些的白纸条遮挡住痕迹，并使白纸条边缘紧贴原稿表面。然后放入复印机中即可复印出较好的文稿。
（2）在复印图片时，可以先降低复印机的显影浓度，再将复印机中的曝光缝宽度调大一些，这样能够增大曝光量，从而达到提高复印效果的目的。如果复印既有图像又有文字的稿件时，为了文字和图像都能过到较好的效果，可以将曝光量适当降低，这样文稿中颜色浅的文字就能被清楚地复印出来。
（3）当需要在连续复印的过程中，复印另外一份很急的文稿时，可以按“暂停”按钮，复印机会将立刻停止当前处理任务，当控制面板中的复印数量自动恢复为“1”时。就可以重新设置复印份数，复印该文稿。当紧急复印稿复印完毕后，复印机会立即回到先前的连续复印状态，按下“暂停”按钮就能继续工作。在复印机工作的过程中，如果要取消当前的复印任务时，可以直接按“停止”按钮。
3．复印机使用常识
在使用复印机的过程中，如果不注意使用细节将会影响到复印机的寿命，所以日常正确的使用方法显得尤为重要。
（1）安装复印机时，要选择很平衡的地点，要避免阳光照射、高温以及多灰尘的空间，并保证室内通风换气良好。平时尽量减少搬动复印机，如果确实需要移动，必须水平移动，不可倾斜。由于复印机会产生微量臭氧，而臭氧对身体有很大的危害，作为复印操作人员应该尽可能地远离复印机。为了便于复印机的通 风，不能将复印机紧靠墙壁，需要留出一些空间。
（2）连接复印机的电源必须是稳定的交流电，且电源的额定应为220～240V、50Hz、15A。
（3）通常在上班时，为了使复印机内保持干燥，可先打开复印机预热半小时。
（4）注意清洁复印机玻璃台，不洁的玻璃台将直接影响复印效果。当玻璃上有斑点、指纹时，可使用柔软的丝织物来擦拭玻璃。
（5）应时常注意复印机中的墨粉有无，如没有了，应立即添加，以免造成复印机故障。在加墨粉时，应先将墨粉摇松，并按照说明书进行操作。
（6）在添加复印纸前，应先检查纸张的质量，再将纸张平放进纸盘，并且不能放入太多。
（7）使用完复印机后，记住一定要及时洗手，以消除手上残余粉尘。在下班时要先关闭复印机电源开关，再切断电源。不可未关闭机器开关就去拔电源插头，这样容易造成机器故障。
（8）当遇到有些情况时应立即关掉电源：如机器里发出异响、机器外壳变得过热、机器部分被损伤和机器被雨淋或机器内部进水等。
6.1.3复印机的日常维护
切断电源是对复印机进行维护保养操作的第一步，然后打开各机门，卸下玻璃台，再分别将清洁器、显影器、电晕装置（充电、NP的AC消电电极、转印、消电、预转印、清洁电极等）、消电灯（全面曝光灯、预转印灯、消电灯、像间/像边缘消电灯等）等取出，再将定影器及纸盒等部件相继拉出，最后取感光鼓。
1．日常维护
因为复印机使用频率较高，所以如何有效维护复印机，尽量延长其使用寿命，就成为用户关心的事。维护复印机应该注意以下几点：
（1）随时保持复印机的工作环境要干净，并且要远离灰尘的侵袭，注意在工作环境中要尽量避免水。
（2）注意不要让一些小的金属掉进复印机内，如有金属掉进复印机，接触到工作电路板，就会导致复印机内部电子元器件工作短路，而损坏复印机。