（3）必须先将复印机电源切断后，再插拔电源、线缆、排除卡纸故障等，带电操作将会缩短复印机的寿命。
（4）不要使用化学溶剂清洁复印机，也不要使用质地比较硬的湿布来清洁复印机内部的灰尘、碎纸屑、污迹，更不要使用类似面巾纸之类的纸制品清洁复印机内部，以免将纸屑残留在复印机里。
2．硒鼓维护
它是一种比较昂贵的耗材。如果想降低复印机的使用成本，就一定要保护好硒鼓。
保护好硒鼓对复印机最终的复印效果非常有帮助。硒鼓位于复印机的内部，如何保护？其实就是指从复印机中拿出碳粉盒时，对硒鼓的小心保护。硒鼓对太阳光线比较敏感，所以必须将硒鼓妥善地放置到阴暗的地方。此外为了避免弄脏硒鼓表面，还必须将其放在干净、平整的位置处，而且不能用手去触摸硒鼓，因为手上的油脂可能会永久地破坏硒鼓表面，从而影响复印效果。在取出硒鼓时，若发现复印机内部有废粉存在，必须及时将它清理，然后再接通电源进行工作。
3．光学系统的维护
复印机的光学系统是一套比较精细的部件，在对光学系统进行维护的过程中，要注意不能随意地去调整各种部件，也不能用手去触摸反射器、曝光灯、反光镜和镜头等；更不能弯折曝光灯电缆或光纤电缆。只有这样才能对光学系统进行维护保养。
6.2多功能一体机
多功能一体机。由于单一办公用品功能单一、价格昂贵等多方面因素，其发展逐渐较为缓慢。而多功能一体机由于具有多种办公功能，再加上它具有操作简单、利用有限空间合理、工作效率高等优势，它逐渐受到办公人群的喜爱。
多功能一体机能够在一台独立的机器上完成打印、复印、传真或扫描等多种工作。多功能一体机根据其打印方式的不同可分为喷墨式一体机和激光式一体机。从价位上来看，喷墨式多功能一体机的价格较为便宜，但是使用时的单位成本较高；而激光式一体机比较昂贵，其单位成本比喷墨式多功能一体机低得多。
6.2.1多功能一体机的特点
多功能一体机集成了多个办公设备的功能，其使用方法更为智能化，配置同样功能的办公设备，采用多功能一体机比购买多个单独的办公设备更经济实用，由此可看出，多功能一体机具有高效、实用、经济等诸多特点。
1．多功能一体机的优点
（1）分辨率高
与热敏传真机相比，多功能一体机具有每英寸300～400点的高分辨率和高灵敏度。
（2）油墨特殊
与复印机相比，多功能一体机所使用的油墨不同。它是通过乳化剂用水包裹在墨的外面，再用油将他们包裹，而组成油墨颗粒，成为速干油墨。这种油墨经久耐用，在完成制版后，用数量极少的油墨就可以印刷几千份纸张。
（3）消耗功率低
与复印机相比，由于多功能一体机使用的是速干油墨，其油墨下得很快，并且不需要定影，这样，复印时只需要很低的功率。普通复印机在等待状态下需要保持测试或预热，要消耗一部分能量，而多功能一体机在等待状态下并不需要保持测试或预热，并不消耗能量。从数据上来看，一般中型的复印机在复印时需消耗1500W左右的功率。而多功能一体机在印刷状态下最大功率消耗仅为220W。
（4）节省空间
多功能一体机将打印机、扫描仪、复印机、传真机等办公设备组合成一台机器，从而大大缩减了办公设备的占用空间。
（5）美观时尚
多功能一体机多数体积比较小巧，外观也做得很精致，显得美观时尚，令人看了赏心悦目。
（6）操作更方便
多功能一体机集合了多个办公设备的功能，在安装时，只需要一套数据传输线缆、电话线和电源线，相比连接多台单个设备不但节省了传输线，而且使办公环境显得更整齐。多功能一体机只需要一个驱动器，如果安装多台单个设备，需要为每个设备安装驱动器，并且驱动器之间有可能发生冲突，导致设备不能工作。这也为PC操作者节省了大量的精力。
（7）价格便宜
选购几种分离设备的开销一定比一台多功能一体机要高，有的甚至是几倍的价格。另外，随着以喷墨打印引擎为核心的多功能一体机的日渐流行，以及激光打印引擎几种价格的降低，多功能一体机的价格正在不断下降，使中低端用户更有接受能力。
（8）安全保证
由于多功能一体机集成了很多办公功能，这就形成了一个独立的办公环境，如打印、传真、复印和扫描等一系列工作都可以在这个环境中完成，这就为保护一些机密性商业文件创建了更好的条件。
2．多功能一体机的适合人群
多功能一体机也并没有想象的这么完美，它也有自己独特的优势和缺点，如上面所说的体积小，有利于节省空间，外表时尚美观，可以提供高速输出、多元发送、保密打印、成本控制等多项功能，因此比较适合于政府单位、商务办公、中小型企业以及家庭用户等使用。
6.2.2多功能一体机的使用
正确地使用多功能一体机，能够使它的使用寿命更长、少出故障，这样花费在维修和耗材上的费用更少。
1．连续复印
普通复印机在完全预热后，再启动就不需要预热。而一体机在每次启动时，都需要进行重新预热，如果频繁启动一体机，将会消耗大量的能量，更重要的是将影响一体机内部光学器件的寿命。因此，尽可能地将需要复印的多个材料收集起来，集中作业。同时，由于多功能一体机具有连续复印功能，就可以进行批量化操作。这样不但可以延长一体机的使用寿命，还能提高复印的速度。
使用“连续复印”功能的方法：从控制面板上将工作方式设置成“连续复印”模式，按“复印”按钮，多功能一体机就自动将多个文稿连续复印。一般多功能一体机的连续复印量控制在99页以下。
多功能一体机还具有“多份连续复印”功能，利用这个功能可以同时连续复印出多份文稿。在数字键盘上输入将要复印的份数，单击“复印”按钮后，多功能一体机就会处理余下的事情。在拥有较大复印量的情况下，就可以使用这种功能。而在日常少量的复印操作时，不要使用这种功能，只需使用连续复印即可。
2．纸张选择的摆放
（1）选择标准纸张及优质纸张，减少纸张对一体机内部工作元件的磨损，以保证一体机的打印或复印质量。
（2）将纸张正确放置在导纸盒中。注意放入纸张要平整，不能太多；将导轨调整到与纸等宽的位置；一旦出现卡纸情况时，应该先关闭一体机电源，然后再小心地将卡住的复印纸从一体机内取出来。在安装传真纸时，要注意将感热面朝向打印头的方向。
3．使用节省工作模式
由于一体机需要消耗大量的纸张和昂贵的墨粉，因此，并没有得到大多数用户的喜爱。新型的一体机增加了“节省工作模式”的功能。该功能可以有效地降低耗材开支。
有些类型的多功能一体机只需要按操作面板上的一个按钮即可使用这种功能。还有些一体机需要用户根据操作说明书的要求，在控制面板中进行相关设置才能使用这种功能。
4．保护感光鼓
在多功能一体机中，感光鼓对一体机最终的输出效果有很大的影响，并且，感光鼓是一种较昂贵的耗材，因此保护感光鼓显得很重要。避免感光鼓放在阳光下直接照射处，也不能在室内灯光下长时间放置，另外，还要注意碳粉盒的干净，以免损坏感光鼓。
6.2.3多功能一体机的维护
多功能一体机的功能众多，操作相对有些复杂，要维护和保养多功能一体机也需要较高的水准。作为一体机操作人员在上岗前必须接受专业的培训，并保持每3个月对一体机内部进行清洁保养。另外，一体机需要在湿度适中、灰尘较少、远离阳光、热源、强磁场的环境中工作。
在对多功能一体机具体的维护中，需要注意一体机摆放位置、纸张的选用、对设备的定期清洁、确保电源稳定以及对感光鼓的维护等。
1．安装距离
因为空气中的灰尘较多，设备距离窗口应有一定距离，不要放在有地毯的工作环境中。由于灰尘颗粒比较细微，易进入打印机，造成光路不清洁，引起打印浓度、重影、深浅不一等。
2．选择纸张
尽量使用质量比较好的标准纸张，以免在走纸过程中纸屑脱落进入设备，造成设备故障。
3．感光鼓的维护
对感光鼓的维护大体可通过以下步骤：清除其表面的粉尘；然后需检查感光鼓是否有划痕，若有划痕则应找出被划伤的原因并排除；检查感光鼓疲劳与否，若感光鼓疲劳则需要对它进行研磨或者套上保护套放置；检查感光鼓加热器是否正常，必要时进行维修或更换；检查温度检测传感器是否正常，必要时进行更换；最后是润滑感光鼓驱动齿轮或皮带。
4．按步骤拆装
由于多功能一体机结构较复杂，因此，普通用户最好不要随意拆装一体机。即便是必须要拆装时，也必须掌握一定的拆卸方法，这样才能保证不损坏一体机。在拆卸时，一定要按照操作说明书，有步骤、有顺序地卸下一体机的零部件，并且要把这些细小的零部件妥善存放好，以便在重新安装时易于找到需要的零部件。重装前一定要检查是否有金属物品遗留在机器内，以免造成电路板短路。
5．使用传真
如果需要复印单张材料时，可以不启动一体机的复印功能，而利用传真机的“自检”功能来复印单张材料。许多一体机在传真功能上都采用了“内存传真”技术，而且具有“同报发送”功能。在传真文件的时候，会先将文件内容扫入内存，再发送传真文件。
6．更换墨粉
前面说过多功能一体机在墨粉即将耗尽时，常常会在主操作面板上出现提示信号，提醒用户更换墨粉。如果用户不及时更换，则可能会影响到以后的文稿输出效果或者损坏一体机内部的碳粉盒甚至是感光鼓。为此，用户不但应该及时加碳粉，而且加碳粉时必须按照操作说明书进行严格操作。
任何假粉或者质量低劣的墨粉都会使一体机在工作时产生大量的废粉，这些废粉将有可能给一体机带来麻烦甚至灾难。因此，使用的墨粉一定要是一体机支持的或者必须是原厂正规墨粉。