在日益激烈的市场竞争下，传统流通渠道的CFO该如何把分散在各地众多网点的财务信息整合应用起来，信息化能否成为传统流通企业新生的阿拉丁神灯？让我们看看山东省新华书店的实践。
恐怕再没有哪个行业的资金使用率像流通渠道那么重要了。一方面，一般而言，流通渠道的CFO手中往往有大把的现金可供流转；而另一方面，由于网络分散、业务繁杂，又使得财务统一、集中管理成为一件非常棘手的事情。
在中国，传统流通渠道的CFO们还不得不面对下属不同网点不同的财务系统。在日益剧烈的市场竞争下，传统流通渠道的CFO该如何把分散在各地众多网点的财务信息整合应用起来，信息化能否成为传统流通企业新生的阿拉丁神灯？让我们看看山东省新华书店的实践。
2003年年底的一个傍晚，济南市经十路127号的山东省新华书店，财务人员小王正在忙着处理财务数据。与此同时，山东省新华书店下辖的17个市店，126个国有基层书店，11个代发、中转店，896处国有书店售书点的财务人员，都和小王一样正忙着算账。
如何才能管理好山东省新华书店这个复杂的图书发行网络背后的资金链呢？这是山东省新华书店计划财务部主任崔健红一直在思考的问题。
几天后，崔健红召集了全省新华书店各地分支机构的财务人员进行信息化培训，希望通过信息化手段，实现全省书店的财务集中管理。“这次我们要进行财务的集中管理建设，换句话说，就是要把大家的账务统一控制起来。”崔健红话一出口，台下立刻议论纷纷。这么多的分支机构，要想集中，谈何容易？
CFO：从沉睡到苏醒
山东省新华书店从1944年山东莒南的一个茅屋起步，60年间已经成为全国图书音像发行和总经销的龙头骨干企业之一。2003年，山东省新华书店资产总额达到30多亿元，全年实现收入53.67亿元，实现利润过亿元。目前，山东省新华书店在整个山东省形成了以省店为龙头，各市店为骨干，市、县、区中心门市为阵地依托，农村网点为延伸的图书发行网络。
在过去，新华书店的财务主管和其他传统行业的财务主管一样，在企业中的位置并不那么重要，只要记记账、做做小范围的核算就可以了。
由于数据太分散，财务部门做出来的数据根本不能为省新华书店领导的决策作支持。不过，这并不影响新华书店的生存状态。因为在过去很长一段时间，民营发行企业在图书发行领域被限制，尤其是在教材发行领域，新华书店处于绝对垄断地位。资金使用率好一点、坏一点，对这样一个“吃皇粮”的单位都不会带来太大的影响。
可是，现在就不一样了。从20世纪90年代起，随着中国图书市场从卖方市场向买方市场发展，国资、民资和国外资本三分天下的局面正在逐步形成。在竞争的压力下，图书出版发行企业也开始由计划体制下的被动经营向市场经济下的现代企业转变。内外夹击的环境，给新华书店的CFO们带来了越来越多、越来越复杂的要求。CFO的位置从来都没有像今天那么重要。
据统计，中国图书发行的年平均销售收入为700亿元左右，其中，民营图书发行企业的销售额已经直追昔日的行业老大新华书店。民营书店从一开始就以现代连锁企业的思路进行集中式的财务管理，这在资金的管理调配上非常有利。民营书店的强劲发展势头，着实给新华书店带来不小的压力。
受过去特定的历史条件和市场环境的影响，山东省新华书店在管理模式上采用的是分散式的粗放管理，省店对于下级的基层店只起到指导监督的作用。“旧有的管理模式存在诸多问题，主要是集团对下属单位的管控力度不够，导致集团整体优势不能充分发挥，也制约了企业向更高层次发展。”崔健红说。
面对来自民营书店、“洋书店”，以及网络书店日益强劲的挑战，国内新华书店的改制步伐开始提速。
对企业自身发展中存在的这些问题，山东省新华书店进行了体制和管理模式的改革，组建了发行集团，并制定了由粗放型管理到集约式管理、由分散式管理到集中式管理的发展思路，要把财务、物流进行集中管理，充分发挥集团优势。
对新华书店的CFO来说，对财务进行集中管理，不但是提高资金使用率、应对内外夹击的竞争的必要武器，还是为将来新华书店进行资本运作等发展需要所做的必要准备。
集中管理小试牛刀
面对那么多纵横交错的分支机构，如何才能实现集中，确实是一个非常大的问题。一方面需要管理体制上的变革，另一方面也需要信息化手段作为支撑。
对于山东省新华书店的大部分财务人员来说，信息化培训并不是什么新鲜事物。早在1993年，为了适应会计电算化管理的需要，山东省新华书店就引进了简易的机器终端，并安装了中创定向开发的财务管理系统。
1999年底，山东省新华书店又购买了一套单机版财务系统，配发给各基层单位使用。这套系统的引进，对于提高书店的财务管理水平和工作效率发挥了比较积极的作用。不过随着公司业务的进一步扩大，这套系统也存在着一些难以解决的问题。
首先，各基层店独立核算、数据分布分散，上级部门要查询下属网点的信息非常困难，数据的详细程度难以保证，这就难以对他们进行有效的监督和考核。
其次，分散在各地的财务数据，难以实现统一的资金调配和预算管理，更不用说为省新华书店的领导在决策的时候提供支持了。即使财务部门辛辛苦苦把数据整理出来了，那也已经滞后很长时间了。
在分散管理模式下，这些问题还不是很突出，但在集中管理要求越来越高的今天，这套系统的不适应性就突现出来了。经过研究和探讨，崔健红发现，旧系统改造是不现实的，成本太高，最好的办法就是重新选用一套财务软件。
崔健红提出这样的想法时遭到了一些反对，毕竟原来的软件已经使用了四五年，使用人员都驾轻就熟。“但是不换不行，如果坚持使用原来的单机版软件，就会影响到我们未来的发展。”最后，书店领导还是采纳了崔健红的观点，更换一套新的集团财务软件。
经过招标，山东省新华书店选择了浪潮ERP/my GS集团财务管理系统。经过5个月的建设，新华书店集中式财务管理系统已经成功上线运行，并初见成效。
老店的新生
如今，在山东省新华书店计划财务部的办公室里，工作人员可以通过浏览器直接登录财务管理系统，实时查询各基层单位的财务信息，并且可以即时进行并账处理，在一个查询界面上可以同时展现各单位的信息。全省各基层单位的财务信息都存放在省信息中心的数据服务器上，这样就实现了数据的集中。
“数据集中的一大好处，就是加强了集团的管控力度，集团公司可以根据管理要求对下级单位的操作进行相关控制。”一位负责核算的财务人员说。
总店在全省设置了400个遍及基层的终端。由于采用了B/S结构，下级单位只要安装浏览器登录信息中心的Web服务器，就可以进行软件操作，实现了终端零安装。基层书店的系统维护也非常简单，而且成本很低。但是，财务信息的集中只是山东省新华书店向集中管理迈进的第一步。要真正实现连锁经营的优势，还是要进行统一的资金管理、统一的物流采购。
对山东省新华书店来说，集中管理更重要的意义在两个方面：其一，能够形成规模效益，降低经营成本，真正实现历史所积累起来的发行网络的优势；其二，能够加大对下属网点的监控，对资金进行统一的调配和预算。
按照山东省新华书店的信息化思路，在解决了资金链的问题之后，未来还将逐步延伸到电子商务等其他应用系统环节。这场从集团财务逆流而上的信息化潮流，将有望给整个山东省新华书店的管理带来一次质的飞跃。目前，山东省新华书店已经建立大物流中心，进行统一的采购和物流。
“在此次信息化建设项目中，我们的体会比较深。打个比方，如果说先进的管理思想是支利箭，优秀的管理工具就是把这支利箭发射得更远更准的弓。”在总结山东省新华书店的信息化建设经验时，崔健红指出。财务集中为山东省新华书店注入了新的活力。
（作者：闵森）